Pentru multe companii, departamentul de conturi plătibile nu primește prea multă atenție decât dacă ceva nu merge bine. Cu toate acestea, sunt multe de câștigat de la departamentul de conturi de plăți care este bine administrat. Dimpotrivă, există o mulțime de probleme care pot veni de la una care doar șchiopătează. Acest departament are adesea un efect enorm asupra fluxului de numerar al unei afaceri și există oportunități care pot fi câștigate sau pierdute din profitul de acordurile de plată cu furnizorii.
Un departament de conturi de plătiți bine gestionat ar trebui să poată profita de reduceri de volum și de plată anticipată reduceri precum și determinarea modului cel mai bun de a păstra cei mai mulți bani disponibil unei afaceri pentru alte cheltuieli și investitii. Acest departament ar trebui să poată, de asemenea, să se asigure că furnizorii își îndeplinesc obligațiile pe baza acordurilor și contracte, astfel încât dacă standardele de volum sau de calitate nu sunt îndeplinite, problemele sunt rezolvate și sunt acțiuni corective adecvate Luat.
Probleme obișnuite în conturile plătibile
Deși există numeroase oportunități de reducere a costurilor și de a elibera numerar, există și o serie de obstacole cu care se confruntă companiile atunci când încearcă să atingă aceste obiective. Studiul Canon de optimizare a conturilor de plată din 2014 a constatat că procesarea hârtiei a fost una dintre cele mai mari surse de probleme pentru multe organizații, cu timpul necesar pentru a face față facturii pe hârtie fiind cel mai mare emisiune. Alte surse majore de îngrijorare au fost:
- Asigurarea faptului că plățile sunt efectuate la timp
- Eficientizarea procesului de aprobare a facturilor
- Obținerea celor mai bune condiții de plată cu furnizori și să se asigure că obligațiile sunt îndeplinite de ambele părți
- Se ocupă cu o varietate de sisteme de contabilitate și facturare a furnizorilor
- Inregistrarea si verificarea securitatii datelor si tranzactiilor
Multe dintre problemele enumerate sunt agravate sau create de dependența de facturarea pe hârtie. Pierderea documentelor este o problemă frecventă în multe organizații, ceea ce duce la întârzierea sau nerespectarea plăților. În plus, în timp ce un număr de companii sunt interesate să-și digitalizeze documentele, majoritatea furnizorilor încă trimit facturi pe hârtie sau le trimit prin fax.
Majoritatea întreprinderilor mici se ocupă de propriile documente pentru conturile plătibile, iar mare parte din aceasta se face manual. Deoarece puțini furnizori au trecut la facturarea electronică, majoritatea organizațiilor cheltuiesc cantități mari de forță de muncă introducând manual datele și creând copii digitale ale documentației.
Utilizarea documentației pe hârtie încetinește frecvent procesul de aprobare a facturilor, deoarece copiile trebuie făcute și livrate membrilor corespunzători ai conducerii pentru revizuire. Atunci când documentele nu sunt ușor accesibile sau disponibile în format digital, este o provocare de analizat date și să se asigure că sunt obținute cele mai bune acorduri de plată și că obligațiile sunt îndeplinite. Acordurile de reducere pentru plata anticipată și la timp pot fi pierdute cu ușurință dacă companiile nu sunt în măsură să efectueze plăți atunci când li se cere, astfel încât problemele legate de documentele pot fi costisitoare.
Îmbunătățiri și optimizare
Datorită faptului că din aceasta decurg o serie de probleme legate de buna desfășurare a departamentelor de conturi plătibile cauzele fundamentale, există și câteva ajustări pe care organizațiile le pot face și care se vor ocupa de multe preocupări în același timp timp. Trei dintre cele mai eficiente moduri prin care companiile își pot eficientiza procesele departamentului de conturi de plăți sunt:
- Utilizați recunoașterea caracterelor obiectelor pentru a digitiza documentele
- Profitați de portalurile online care sunt accesibile furnizorilor
- Creați fluxuri de lucru de management
OCR
În timp ce multe companii profită în mod obișnuit de scanere pentru a crea copii digitale ale documentelor, aceasta implică în general doar crearea unei imagini a unui document care este salvat pe un computer. Aceasta înseamnă că informațiile trebuie încă introduse manual într-o bază de date, așa că, deși pierderea înregistrărilor este mai puțin o problemă, este încă consumatoare de timp.
Recunoașterea caracterelor obiectului, sau OCR, implică scanarea unui document și preluarea datelor din acesta. Aceste date pot fi adăugate automat la o bază de date sau o foaie de calcul. Procesul OCR ajută la reducerea problemei erorilor de introducere manuală a datelor și permite introducerea informațiilor de îndată ce sunt primite documentele. OCR durează aproximativ același timp pentru un angajat ca scanarea unui document pentru a crea un fișier imagine și, în general, nu necesită pași suplimentari. Conform Gartner, există organizații care pot posta 80% sau mai mult din facturi fără ca un angajat să fie implicat direct.
Portaluri pentru furnizori
Raționalizarea procesului de introducere a facturilor și a datelor într-un sistem centralizat poate permite companiilor să creeze sau să preia avantajul unui portal online care permite unei companii și furnizorilor săi să urmărească comenzile, să se uite la facturi și să vadă când plățile sunt făcute. Punerea acestor date la dispoziția unui număr de persoane dintr-o organizație poate ajuta la asigurarea faptului că departamentul de conturi de plătibile are o supraveghere adecvată și poate ajuta la accelerarea timpului necesar pentru aprobare facturi. Permiterea accesului furnizorilor la portal permite acestor companii să trimită facturi și să urmărească plățile, precum și să fie informate cu privire la orice probleme legate de bunurile primite sau de facturare.
Stabiliți fluxuri de lucru și procese
Oricum o organizație decide să-și gestioneze eforturile de gestionare a datelor, este important să existe un proces stabilit pentru gestionarea conturilor și a plăților. Acest lucru permite companiilor să se asigure că operațiunile funcționează și să găsească alternative dacă sunt greoaie sau duc la erori sau întârzieri. Conform Deloitte, aceste procese ar trebui să detalieze ce face departamentul de conturi de plăți atunci când primește o factură, cum sunt introduse și partajate datele și care este procesul pentru aprobarea facturilor. De asemenea, ar trebui să existe linii directoare pentru a determina cele mai bune modalități de a face față plății diferitelor tipuri de furnizori.
În timp ce mulți furnizori oferă reduceri pentru plată în 30 sau 90 de zile, s-ar putea să nu merite reducerea dacă acest lucru inhibă fluxul de numerar al unei organizații. De asemenea, este esențial să existe o modalitate de a verifica dacă atât compania, cât și furnizorii respectă prescripțiile unui contract sau acord. Stabilirea fluxurilor de lucru pentru rezolvarea acestor probleme poate ajuta organizațiile să facă alegerile corecte.
Atunci când furnizorii nu livrează la timp, în cantități suficiente sau în cantități adecvate de stoc, companiile ar putea să nu dorească să plătească facturile până când aceste probleme nu au fost rezolvate. Un flux de lucru poate fi critic în stabilirea a ceea ce ar trebui făcut atunci când apar aceste probleme. În plus, plățile către furnizori trebuie, de asemenea, efectuate la timp pentru a preveni pierderea reducerilor sau atragerea de penalități pentru plățile întârziate. Fiecare acord cu furnizorul trebuie să fie documentat și actualizat pe măsură ce lucrurile se schimbă, iar procesele ar trebui să asigure că fiecare cont este gestionat corespunzător.
Crearea fluxurilor de lucru poate ajuta, de asemenea, o companie:
externalizarea
Digitalizarea înregistrărilor, implementarea OCR și utilizarea unui portal la care furnizorii au acces ar putea să nu fie ceva necesar pentru întreprinderile mai mici, dar organizațiile nu ar trebui să presupună că costul va împiedica o afacere să poată profita lor. În timp ce costul instalării și întreținerii sistemelor electronice poate fi prohibitiv pentru multe organizații mici și mijlocii, adeseori nu este necesar să faceți acest lucru intern. Există o varietate de furnizori terți cărora organizațiile le pot externaliza aceste sarcini. Organizațiile pot obține asistență externalizată pentru orice, de la configurarea unui proces OCR până la a ajuta o companie să creeze fluxuri de lucru pentru analiza contractelor cu furnizorii.
În timp ce organizațiile ar putea să nu poată plăti costurile implementarea diverselor sisteme IT pe cont propriu, ca un terț să le gestioneze este adesea foarte accesibil. Întreprinderile vor trebui să compare costurile utilizării părților externe pentru a dezvolta aceste sisteme cu potențialele economii și valoarea eliberând numerar, dar externalizarea permite organizațiilor să profite de tehnologia și sistemele care ar fi în mod normal prea scumpe.
- Asigura-te ca ordine de achiziție sunt create pentru fiecare nouă comandă
- Verificați dacă facturile corespund produselor primite și respectă acordurile contractuale
- Verificați înregistrările pentru a vă asigura că plățile sunt efectuate, că sunt efectuate la timp și că nu sunt duplicate
- Determinați cea mai bună metodă de plată a facturilor, cum ar fi prin EFT sau carduri de credit, pentru a reduce comisioanele
