Alegerea celui mai bun spațiu sau locație pentru eveniment este esențială pentru succesul general al evenimentului dvs. Deși planificarea locației necesită timp, nu trebuie să fie copleșitoare. Pentru mulți, profesioniști planificatorii de evenimente și amatori deopotrivă, poate fi o provocare distractivă.
Presupunând că ați identificat deja tipul de eveniment pe care îl planificați și scopul acestuia, există mulți alți factori care trebuie luați în considerare atunci când începeți procesul de selectare a locului în sine. Urmează această foaie de parcurs vă va ajuta să vă ghidați prin pașii în alegerea spațiului perfect pentru evenimente.
Publicul dvs. țintă
Când planificați locația pentru un eveniment, una dintre cele mai importante informații pe care trebuie să le cunoașteți este cine vor fi invitații dvs. și câți vă așteptați să participați. În timp ce tipul de eveniment va informa cu siguranță alegerea locului, unul dintre cei mai mari factori limitativi pentru spațiul pentru evenimente este capacitatea acestuia. Asigurați-vă că cunoașteți cel puțin o estimare exactă (poate fi o gamă) a
Datele evenimentului
Verificați-vă calendarul, deoarece calendarul va influența multe decizii, inclusiv locul ales de dvs. După lista dvs. de invitați, data evenimentului dvs. va fi următorul factor limitativ. În funcție de tipul de eveniment pe care îl planificați, este posibil să descoperiți că fie trebuie să fiți flexibil cu evenimentul dvs data pentru a obține locul dorit sau va trebui să fiți flexibil cu alegerea locației pentru a obține data dvs vrei. Ar trebui să începeți planificarea locației știind unde sunteți flexibili dvs. sau clientul. Iată câteva întrebări de luat în considerare:
- Când sunt cel mai probabil oaspeții tăi disponibili să participe în funcție de programul lor?
- Ce locații au spațiu adecvat și disponibil pentru acele vremuri?
- Când este cel mai bun moment pentru echipa ta de conducere să organizeze evenimentul?
Calculați-vă bugetul
Cu un buget nelimitat, oricine poate planifica un eveniment grozav și poate avea o selecție infinită de locații. Dar mai mult ca sigur, dvs resurse financiare sunt limitate și ar trebui să fiți conștienți de la început de limitările dvs. financiare - chiar dacă dvs bugetul evenimentului este pur și simplu o estimare sau un interval. Un planificator de evenimente poate planifica întotdeauna un eveniment grozav într-un buget rezonabil.
- Locurile se încadrează în parametrii dvs. bugetare pentru spațiu, cheltuieli tehnice și de catering?
- Ai negociat un tarif favorabil pentru servicii și ai demonstrat valoarea rolului tău?
- Ați permis flexibilitate în bugetul dvs. în cazul în care cheltuielile cu elementele rând depășesc planul?
Descoperiți diferite locații
Odată ce numerele listei de invitați și datele posibile ale evenimentelor sunt restrânse, este important să identificați locațiile în care ar putea avea loc evenimentul. Hotelurile și centrele de evenimente sau conferințe sunt unele dintre cele mai populare spații de evenimente pentru evenimente corporate și recepții de nuntă, dar nu sunt singurele opțiuni. Acesta este momentul să fii creativ în gândirea ta. Luați în considerare următoarele:
- Pe baza tematicii întâlnirii dvs., care sunt cele mai bune trei locații care vă vin în minte?
- Unde ar prefera invitații tăi să participe la această întâlnire?
- Ce va fi cel mai convenabil pentru oaspeții tăi?
- În afară de un hotel, ce locații neașteptate ar putea crește rata de RSVP?
Găsiți tipul potrivit de spațiu
Locația pe care o alegeți trebuie să aibă un spațiu adecvat tipului de eveniment pe care îl planificați. Evenimentul tău va necesita un ring de dans? Veți avea nevoie de un sistem PA? Ce zici de podiumul unui difuzor sau ecranul unui proiector? Ce fel de aranjare a mesei aveți nevoie? În plus față de luarea în considerare a acestor tipuri de întrebări, iată câteva dintre cele mai importante întrebări de planificare a locației pe care să ți le pui:
- Locația evenimentului îndeplinește criteriile speciale ale programului sau evenimentului dvs.?
- Poate locația să găzduiască producția, divertismentul, A/V, sunetul și alte nevoi tehnice?
- Starea unității reflectă standardele înalte ale organizației dumneavoastră?
Luați în considerare serviciile și restricțiile pentru locații
Pe lângă găsirea tipului potrivit de spațiu pentru evenimente, veți dori să analizați tipurile de alte servicii oferite de locație și să decideți valoarea acestora pentru evenimentul dvs. Unele locații vor avea, de asemenea, o listă de furnizori preferați de la care trebuie să lucrați pentru a găsi furnizori sau furnizori pentru alte servicii. Alte locații au restricții privind decorul sau alte aspecte ale evenimentului în sine. Câteva întrebări de pus includ:
- Acest loc oferă opțiuni bune de parcare sau cu valet?
- Acest loc oferă securitate?
- Oferă această locație servicii suplimentare, cum ar fi catering, aranjamente florale, închiriere de lenjerie și mese etc.?
- Are această locație un echipaj de amenajare și curățare?
- Această locație limitează ceilalți furnizori cu care lucrați?
- Acest loc are minime pentru mâncare și băutură?
Luați în considerare reputația
Reputația unui loc pentru servicii este critică. Aceasta este adesea diferența dintre organizarea unui eveniment bun și producerea unui eveniment grozav. Modul în care o locație își gestionează facilitățile, personalul și clienții va fi întotdeauna amintit. Pentru a înțelege valoarea reputației unui loc, luați în considerare aceste întrebări:
- Care este mandatul managerului de conferință, manager de catering, sau bucătar executiv?
- Te va trata conducerea ca pe un client VIP sau doar ca pe unul dintre multiplele programe?
- Câtă flexibilitate este dispus să vă extindă locația?
- Au disponibile mărturii sau recenzii?
- Locația oferă fotografii de la evenimente similare cu ale dumneavoastră?
Programați o vizită
Cu excepția cazului în care logistica și timpul împiedică acest lucru, fiecare planificator de evenimente ar trebui să efectueze o inspecție la fața locului înainte de a contracta orice locație. Pozele pot fi extrem de utile, dar sunt multe aspecte care pot fi evaluate doar personal. Solicitați un tur al locației, inclusiv totul, de la parcare până la intrare și spațiul pentru evenimente până la băi. Vei fi bucuros că ai făcut-o.
Încorporați preferințele clientului
Planificatorii de evenimente trebuie să prezinte recomandările de locație clientului lor (fie acesta este un client intern, cum ar fi directorii sau conducerea companiei sau un client extern) și să obțină aprobări. Singura întrebare pe care trebuie să ți-o pui cu privire la client în timpul fazei de planificare a locației este dacă clientul va aproba recomandarea (recomandările)? Pentru a putea răspunde la această întrebare cu o oarecare încredere, trebuie să vă asigurați că înțelegeți așteptările și preferințele clientului încă de la început.
