Locurile vor să fie sigure că evenimentele mari au loc fără probleme sau, dacă există o problemă, vor să fie siguri că nu este vina lor. Având în vedere acest lucru, ei furnizează comenzi pentru evenimente de banchet (BEO) elaborate cu atenție, care coordonatori de evenimente trebuie să semneze. Deși ar putea fi dificil să dai în judecată dacă un BEO nu este urmat la litera, acesta este un contract legal și trebuie citit cu atenție înainte de a fi semnat.
Ce este o comandă pentru un eveniment de banchet?
Aproape fiecare eveniment major planificat la un hotel sau la un eveniment special necesită un BEO, care este un contract care conturează fiecare detaliu al evenimentului. Dacă sunteți planificator de evenimente, veți dori să vă familiarizați cu BEO, astfel încât să vă puteți asigura că toate detaliile sunt acoperite corect.
Acordul este adesea conturat într-un formular care detaliază selecțiile pentru alimente și băuturi, audio/vizual, amenajarea camerei, piese centrale de masă, cerințele de personal și toate celelalte elemente legate de evenimentul dvs. În BEO este inclusă o listă detaliată a costurilor pe care va trebui să le plătiți. Informațiile de mai sus vor fi de obicei grupate în subtitluri, împreună cu informațiile de contact, programul, termenii și condițiile aranjamentului și blocurile de semnătură.
Citind BEO
Deși este evident că trebuie să citiți BEO și să fiți de acord cu termenii subliniați în acord, asigurați-vă că citiți și literele mici. Este important să fii pe deplin informat cu privire la ceea ce ești de acord, inclusiv toate costurile.
Verificați dacă următoarele sunt subliniate în secțiunea generală a BEO:
- Informațiile de contact la fața locului, inclusiv un număr de telefon mobil
- Utilizarea spațiului pentru ziua evenimentului (verificați din nou pentru a vă asigura că spațiile menționate sunt spațiile pe care le-ați vizitat)
- Configurați, orele de începere și de sfârșit pentru eveniment
- Numărul total de invitați așteptați
Aranjamentele pentru alimente și băuturi
O secțiune a BEO va fi dedicată aranjamentelor cu alimente și băuturi. Doriți să vă asigurați că următoarele sunt detaliate în această secțiune:
- The întreg meniul, inclusiv toate cursurile
- Fiecare articol dintr-un bufet și modul în care fiecare stație va fi setată și poziționată în cameră
- Cum intenționează locația să răspundă nevoilor oaspeților care au preocupări dietetice speciale (cum ar fi dietele fără gluten sau vegetariene)
- Timp de service
- Articole speciale în ceea ce privește serviciul, cum ar fi vin și apă spumante pe mese
- O defalcare a tuturor prețurilor la alimente
- Lista detaliată cu alcool, inclusiv mărci de alcool și bere disponibile la bar
Configurarea camerei
BEO ar trebui să sublinieze în mod specific întreaga configurație a camerei. Aceasta include:
- Amplasarea meselor
- Numărul de locuri pe masă
- Amplasarea posturilor de alimentație
- Locația divertismentului (și detalii privind cazarea animatorilor, dacă este cazul, inclusiv depozitarea echipamentului, accesul la mâncare și băutură, spațiu pentru schimbare etc.)
- Locația barului (barurilor)
Unele BEO pot include chiar și o diagramă a configurației camerei.
Furnizori audio/vizual și externi
Aranjamente audio/vizuale vor apărea uneori pe un BEO, dar din moment ce multe locații contractează servicii A/V unei terțe părți, poate exista un contract separat. Dacă este inclus în BEO, asigurați-vă că toate detaliile sunt finalizate înainte de a semna contracta.
Termeni și condiții
Toate contractele, inclusiv BEO, au termeni și condiții la care trebuie să le respectați. Asigurați-vă că sunteți la curent cu toți termenii și condițiile înainte de a semna documentul. De exemplu, care sunt termenii acordului în cazul unei anulări? Cum vor fi soluționate litigiile dacă, de exemplu, un oaspete alunecă și cade?
Este important să puneți întrebări managerului unității și să confirmați detaliile cu clientul înainte de a semna. Odată ce ați semnat BEO, acesta este un contract obligatoriu.
