Păstrarea documentelor electronice organizate poate fi o corvoadă în lumea „cablată” de astăzi.
În plus față de stocarea documentelor la nivel local pe desktop-uri, laptopuri sau dispozitive mobile tot mai multe companii folosesc nor pentru aplicații de bază de afaceri și stocarea fișierelor.
O complicație suplimentară a problemei stocării este necesitatea ca multe companii să partajeze documente între angajați. În cadrul unui birou, acest lucru se realizează de obicei prin utilizarea unui server de fișiere sau a unui dispozitiv de stocare atașat la rețea (NAS).
Dacă este necesar accesul mobil partajat, documentele pot fi stocate în cloud și partajate prin alocarea de permisiuni de acces.
Rezultatul tuturor acestor lucruri poate fi un coșmar de gestionare a fișierelor cu unele dintre documentele unei persoane stocate în cloud și unele local, și chiar documente individuale stocate doar într-un loc sau altul.
Organizarea este cheia pentru gestionarea electronică a fișierelor
Oriunde sunt stocate documentele, este important să le păstrați organizate și actualizate. Scopul gestionării electronice a fișierelor este de a vă asigura că puteți găsi ceea ce căutați, chiar dacă îl căutați la ani de la crearea sa.
Majoritatea oamenilor de afaceri au fost la un moment dat în situația jenantă de a avea un client suna si neputand localiza rapid factura relevanta sau alte documente importante ale clientului. La fel de enervant este să se încurce la sfarsit de an încercând să găsească documente referitoare la conturile companiei pentru contabil sau chiar mai rău, fiscalul.
Organizarea corectă a documentelor digitale este deosebit de critică într-un mediu partajat - dacă unul dintre angajații dvs. este absent (temporar sau permanent!), ar trebui să puteți găsi cu ușurință orice documente create sau gestionate de acesta persoană.
Potențiala pierdere de date cu angajații nemulțumiți care pleacă este un motiv în plus pentru aceasta protejați datele dvs. de afaceri.
Aceste sfaturi de gestionare a fișierelor vă vor ajuta să vă păstrați fișierele accesibile:
1. Utilizați folderele de instalare implicite pentru fișierele program
Utilizați locațiile implicite ale fișierelor când instalați programe de aplicație. În Windows, prin convenție, fișierele de program ale aplicației se află în directorul (Drive Letter:)->Program Files. Instalarea aplicațiilor în altă parte este confuză și inutilă.
2. Un singur loc pentru toate documentele
Plasați toate documentele într-un singur folder „rădăcină”. Pentru un singur utilizator într-un mediu Windows, locația implicită este folderul Documentele mele.
Într-un mediu de partajare a fișierelor, încercați să faceți același lucru. Creați un singur folder rădăcină (numit „Documente partajate”, de exemplu) și stocați toate documentele în subfoldere în interiorul folderului rădăcină. Având o singură locație pentru toate documentele electronice, este mai ușor să găsiți lucruri și să rulați copii de siguranță și arhive.
3. Creați foldere într-o ierarhie logică
Acestea sunt sertarele dulapului computerului dvs., ca să spunem așa. Folosiți un limbaj simplu pentru a denumi folderele; nu doriți să vă uitați la această listă de foldere în viitor și să vă întrebați ce înseamnă „TFK” sau orice altă abreviere interesantă pe care ați inventat-o.
4. Cuib foldere în foldere
Creați alte foldere în aceste foldere principale după cum este necesar. De exemplu, un folder numit „Facturi” poate conține dosare numite „2018”, „2017” și „2016”. Un folder numit pentru a client ar putea include folderele „date client” și „corespondență”. Scopul este de a avea fiecare fișier într-un folder, mai degrabă decât de a avea o grămadă de fișiere orfane listate.
Nu creați structuri de foldere complexe, profund stratificate. Ori de câte ori este posibil, utilizați nume de fișiere descriptive.
5. Urmați convențiile de denumire a fișierelor
Unele sisteme de operare (cum ar fi Unix) nu permit spații în numele fișierelor sau folderelor, așa că evitați acest lucru dacă mediul dumneavoastră de calcul este amestecat. În schimb, utilizați liniuțele de subliniere ca delimitator (de exemplu, Doe_John_Proposal.doc.) Alte caractere, cum ar fi /? < > \: * | „ ^ sunt, de asemenea, interzise în numele fișierelor sau folderelor în Windows.
Utilizați nume de fișiere descriptive pentru identificarea și recuperarea ușoară, dar nu exagerați - numele fișierelor/căilor au limite de lungime care variază între sistemele de operare.
În Windows, lungimea maximă a căii complete pentru un fișier (de exemplu, litera unității + numele folderelor + numele fișierului) este de 260 de caractere.Folosiți abrevieri comune ori de câte ori este posibil, cum ar fi Jan pentru ianuarie sau Corp pentru Corporation.
6. Fii specific
Dați fișierelor electronice nume logice, specifice și includeți datele în numele fișierelor, dacă este posibil. Scopul la denumirea fișierelor este de a putea spune despre ce este fișierul fără a fi nevoie să îl deschideți și să căutați. Deci, dacă documentul este o scrisoare către un client care îi reamintește că plata este restante, numiți-o ceva de genul „overdue_20180115”; mai degrabă decât ceva de genul „scrisoare”. Cum vei ști cui îi este scrisoarea fără să o deschizi?
Dacă partajați fișiere prin e-mail sau dispozitive portabile, poate doriți ca numele fișierului să includă informații mai specifice, deoarece informațiile despre folder nu vor fi incluse cu fișierul partajat.
De exemplu, dacă documentul dvs. se află în My Documents\Invoices\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc și fișierul este partajat sau trimis prin e-mail tot ce va vedea destinatarul este Doe_John_20170416.doc și este posibil să nu poată spune că fișierul este o factură de client fără a-l deschide aceasta.
7. File as You Go
Cel mai bun moment pentru fişier un document este momentul în care îl creați pentru prima dată. Prin urmare, obișnuiește-te să folosești caseta de dialog „Salvează ca” pentru a-ți arhiva documentul și pentru a-l denumi, punându-l în primul rând la locul potrivit.
8. Comandați fișierele pentru confortul dvs
Dacă există foldere sau fișiere pe care le folosiți mult, forțați-le să ajungă în partea de sus a listei de fișiere redenumindu-le cu a! sau un AA la începutul numelui fișierului.
9. Eliminați-vă fișierele în mod regulat
Uneori, ceea ce este vechi este evident, ca în exemplul folderului numit „Facturi” de mai sus. Dacă nu este, păstrați-vă folderele neaglomerate ștergând fișierul fișiere vechi.
Do nu ștergeți fișierele legate de afaceri, cu excepția cazului în care sunteți absolut sigur că nu veți mai avea nevoie de fișierul niciodată. În schimb, în colecția principală de foldere din folderul rădăcină, creați un folder numit „Vechi” sau „Inactiv” și mutați fișierele vechi în el atunci când le întâlniți.
10. Faceți copii de rezervă ale fișierelor în mod regulat
Indiferent dacă copiați fișierele pe o altă unitate sau pe bandă, este important să configurați și să urmați un regim obișnuit de rezervă.
Gestionarea bună a fișierelor facilitează găsirea a ceea ce doriți
Gestionarea documentelor electronice ar trebui să facă parte dintr-o strategie generală de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. Un cuvenit plan de management al documentelor ar trebui să includă toate aspectele gestionării documentelor, inclusiv stocarea, preluarea, backup-urile și securitatea.
Funcția de căutare este un lucru minunat, dar nu se va potrivi niciodată cu ușurința de a putea merge direct la un folder sau fișier. Dacă urmați în mod consecvent aceste sfaturi de gestionare a fișierelor, chiar dacă nu știți unde este ceva, știți unde ar trebui să fie - un avantaj imens atunci când vine vorba de a găsi ceea ce căutați. Practicile bune de gestionare a fișierelor vă vor economisi timp și bani pentru afacerea dvs.
