Managementul documentelor este procesul de manipulare a documentelor în așa fel încât informațiile să poată fi create, partajate, organizatși stocate eficient și corespunzător. Ca atare, învățarea modului de a crea un sistem de management al documentelor este esențială pentru companii.
Multe companii se confruntă cu informații cu mize mari care trebuie păstrate în siguranță și private sau accesate rapid. În astfel de cazuri, un sistem de gestionare a documentelor care funcționează fără probleme este esențial. Dar chiar dacă afacerea dvs. este de natură mai casual, este totuși important să păstrați înregistrări adecvate pentru contabilitate și de dragul eficienței.
Aflați mai multe despre cum să creați un sistem de gestionare a documentelor care se potrivește cel mai bine nevoilor afacerii dvs.
Opțiuni ale sistemului de management al documentelor
În zilele noastre, majoritatea companiilor lucrează confortabil cu documente digitale și folosesc programe cu funcții de stocare și gestionare. Nu lipsesc software-ul sau aplicațiile de gestionare a documentelor generale și specifice industriei, special concepute pentru a vă îmbunătăți afacerea
Cu toate acestea, multe întreprinderi mici trebuie să se confrunte cu un amestec de date de modă veche pe hârtie și fișiere electronice și, în unele cazuri, proporția datelor pe hârtie este mult mai mare.
Conversia documentelor pe hârtie în formate digitale
O soluție la problema unui mediu de date mixt ar fi folosirea unui sistem de imagistică a documentelor pentru a converti toate documentele companiei dvs. în fișiere electronice. În funcție de tipul de date și documente cu care lucrați, acesta poate fi un proces relativ simplu sau poate implica creativitate și abordări specializate.
De exemplu, un magazin de vânzare cu amănuntul la scară mică care gestionează chitanțele și inventarul poate fi capabil să convertească documente pe hârtie în foi de calcul digitale cu ceva forță de muncă suplimentară pentru introducerea datelor. Un cabinet stomatologic, pe de altă parte, care ține evidența sănătății pacienților, facturarea, radiografiile etc., va avea probabil nevoie de o metodă mai robustă pentru a-și transforma numeroasele hârtie. fișiere în formate digitale, cum ar fi angajarea unui serviciu de scanare a documentelor adecvat afacerii sau achiziționarea de software de scanare capabil să transfere de înaltă rezoluție imagini.
Pași către un sistem de management al documentelor
Indiferent dacă lucrați cu un mediu doar digital sau într-un mediu hibrid cu documente digitale și pe hârtie, configurarea unui sistem de management al documentelor presupune trei pași:
- Creați un plan de management al documentelor.
- Implementarea planului de management al documentelor.
- A termina ce ai inceput.
Primul pas este cel mai detaliat, așa că haideți să-l explorăm mai departe.
Crearea unui plan de management al documentelor
Primul pas implică răspunsul la aceste patru întrebări:
Care sunt regulile pentru crearea documentelor?
Facturi, scrisori de reamintire a plății, broșuri de vânzări, e-mail, bilanțuri, foi de calcul, rapoarte — toate companiile creează o varietate de documente în timpul desfășurării și ținerii evidenței afacerilor. Și, pentru a menține lucrurile organizate, toate companiile trebuie să stabilească reguli pentru crearea documentelor.
- Există șabloane interne pentru unele dintre documentele dvs. comerciale standard, cum ar fi scrisorile și facturile, și unde se află acestea?
- Există un ghid de stil intern care trebuie urmat?
- Noile documente ar trebui să fie datate sau marcate de timp?
- Ce proceduri ar trebui urmate pentru partajarea sau revizuirea documentelor?
Pentru unele întreprinderi mici, singurele puncte care contează vor fi unde se află șabloanele pentru diverse documente de afaceri și cum să le folosești. Dar dacă crearea documentelor în cadrul afacerii dvs. implică diferiți oameni care colaborează, revizuiesc sau actualizează documente, va trebui să petreceți ceva timp pentru a decide cum ar trebui făcute aceste lucruri pentru a asigura eficiența și consistenta.
Google Docs este un standard industrial pentru proiectele de colaborare, deoarece oferă diverse opțiuni de control permisiunile, vizualizați editările și, în alt mod, partajați un singur document între mai multe persoane cu verificări de siguranță loc.
Cum vor fi stocate documentele?
Există costuri asociate cu stocarea – cel mai mare dintre acestea, pentru majoritatea întreprinderilor mici, este probabil costul timpului pierdut atunci când oamenii caută documente. Deci întrebarea este: Cum vor fi depuse documentele? Cheia pentru depunerea documentelor este să urmați bune practici de gestionare a fișierelor. Un sistem clar, ușor de urmărit este esențial.
De asemenea, trebuie să știți cum veți arhiva documentele. Cum veți gestiona fișierele care sunt învechite sau gata să fie mutate în back-burner în sistemul dumneavoastră de gestionare a documentelor?
Aproape de începutul fiecărui an, de exemplu, ar trebui să parcurgeți diferitele fișiere legate de muncă de pe computer, eliminarea celor care nu mai sunt actuale și crearea de noi foldere etichetate după an și subiect, mutarea fișierelor ca Necesar. Puteți face același lucru cu fișierele de hârtie; nu este dificil să eliminați documentele vechi dintr-un folder de fișiere și să creați unul nou cu „Vechi” în titlu. Unele software oferă opțiuni de arhivare automată.
„Depozitarea” într-un mediu digital poate fi bazată pe cloud sau pe servere locale, dar pentru a stoca documente pe hârtie, veți avea nevoie de spațiu fizic la fața locului sau, la fel ca multe cabinete de avocatură pentru care sunt obligatorii întârzieri de dosare ale clienților, este posibil să fie necesar să închiriați un unitate de stocare.
Cum poate fi simplificată preluarea documentelor?
Această întrebare este inima sistemului dumneavoastră de gestionare a documentelor. Potrivit unor estimări, o companie costă în medie 120 USD ca forță de muncă pentru a găsi un document lipsă și 220 USD pentru a-l înlocui.
Încă o dată, bune practici de depunere poate merge mult în rezolvarea problemei. Dacă configurați proceduri și protocol solide, cum ar fi respectarea consecventă a convențiilor stricte de denumire, de exemplu, documentele vor fi mult mai ușor de găsit.
Și indiferent dacă sunteți proprietar unic sau proprietar de afaceri cu angajați, ar trebui să creați un fișier lista de locații, care va reaminti utilizatorilor unde se duc anumite tipuri de fișiere și îi va ajuta pe oameni să știe unde gaseste-i. Nu uitați să includeți dacă fișierul va fi sau nu pe sistemul dvs. computer, un server intern, în nor, sau depuse într-o locație fizică, cum ar fi un dulap de dosare. De exemplu, să presupunem că utilizați imagini, videoclipuri sau chiar fotografii pe hârtie în afacerea dvs. O intrare din lista de locații ale fișierelor ar putea fi:
- Imagini digitale/video: computer (sau server)—unitatea E:/fotografii—fișier în folderul subiect corespunzător
- Fotografii pe hârtie: dulap 3—Fotografii—alfa după subiect
Unitățile partajate de rețea sau cloud ar trebui să fie etichetate în funcție de conținut, la fel ca și sertarele dulapului.
Cum pot fi făcute și păstrate documentele în siguranță?
Prima linie de apărare pentru securitatea documentelor este securizarea fizică spații de afaceri înșiși. Toate afacerile, chiar și cele de acasă, trebuie să aibă instalate sisteme de securitate.
De asemenea, companiile pot avea nevoie sau vor dori să investească în alte dispozitive de securitate, cum ar fi barele ferestrelor, camerele de securitate sau serviciile de patrulare. Puteți petrece tot timpul dorit creând parole și criptând fișiere în încercarea de a proteja fișierele dvs. electronice, dar nu contează prea mult dacă cineva poate să rătăcească și să vă fure calculator.
Măsurile suplimentare de securitate a documentelor includ:
- Închiderea tuturor dulapurilor după programul de lucru (și în timpul prânzului dacă nu este prezent nimeni de încredere)
- Efectuarea de copii de rezervă a documentelor electronice în mod regulat, de preferință în afara site-ului pentru a vă proteja împotriva deținerii dvs date de afaceri sters de dezastre naturale
- Restricționarea accesului utilizatorului la anumite documente, aplicații și foldere de pe orice computer partajat
- Prevenirea furtului angajaților prin efectuarea de verificări a antecedentelor și a referințelor ca parte a procesului de angajare
Implementați și urmăriți
Odată ce ați creat planul de gestionare a documentelor, răspunzând la întrebările de mai sus, sunteți gata să-l implementați. Asigurați-vă că întregul personal cunoaște detaliile sistemului de gestionare a documentelor companiei dvs. și că toată lumea urmează procedurile adecvate atunci când creează, stochează și preiau documente.
De asemenea, va trebui să vă asigurați că toți cei care accesează și utilizează documente în cadrul organizației dvs. urmează denumirea și stocarea adecvată a documentelor în mod constant. Verificați periodic pentru a testa dacă anumite fișiere pot fi găsite cu ușurință și pentru a vă proteja împotriva depunerii greșite. Chiar și neatenția ocazională poate distruge întregul sistem.
Puteți configura un sistem de gestionare a documentelor într-o zi, dar implementarea acestuia în mod constant în timp va fi cheia succesului acestuia. Recompensele sunt uriașe - veți economisi tone de timp și veți câștiga liniște sufletească.
Întrebări frecvente (FAQs)
Care este cel mai bun sistem de gestionare a documentelor?
Nu există un sistem unic care să funcționeze pentru toate întreprinderile la nivel general. Cheia este să înțelegeți nevoile afacerii dvs. și apoi să aplicați cele mai potrivite practici. Unii factori de luat în considerare includ:
- Amploarea operațiunilor dvs. (câtă documentație va fi stocată)
- Gama de tipuri de date și informații pe care trebuie să le gestionați
- Cum sunt utilizate documentele dvs. și cât de des trebuie accesate
- Niveluri de securitate necesare
- Bugetul dvs. — puteți angaja un serviciu specializat sau puteți cumpăra software de ultimă generație sau vă veți descurca singur?
Este SharePoint considerat un sistem de management al documentelor?
Într-un cuvânt, da, dar cu o avertizare: produsul Microsoft Office nu este conceput pentru a funcționa ca document sistem de management pentru întreprinderile mici și trebuie implementat cu atenție și corect pentru a se integra cu dvs operațiuni. SharePoint are capacitatea de a stoca, proteja și gestiona documente și include funcționalități de colaborare și de arhivare.
