Echilibrarea bugetului unui eveniment este una dintre provocările majore cu care se confruntă planificatorii, iar rădăcina majorității problemelor de bani poate fi urmărită până la etapele inițiale de discuție. Cel mai bine este întotdeauna să începeți să proiectați un eveniment în funcție de cantitatea de resurse financiare disponibile și nu invers. Petrecerea a doar câteva minute analizând un buget nu numai că vă va economisi bani sau îl va aloca mai bine, dar va economisi mult timp prin eliminarea variabilelor costisitoare.
Prezentați cheltuielile de planificare a evenimentelor
Cheltuielile pot proveni dintr-o gamă largă de surse odată ce vă gândiți la toate componentele implicate în organizarea unei funcții. Cele mai evidente sunt cheltuielile de catering și închirierea locațiilor, dar lista crește doar de acolo. Chestia este că trecerea cu vederea chiar și a unei singure categorii de cheltuieli poate avea un impact dezastruos asupra cheltuielilor tale per persoană.
Întrebați-vă clienții
Dupa cum planificator de evenimente, rolul dumneavoastră este de a oferi asistență de specialitate atât în coordonarea, cât și în managementul financiar al evenimentului. Rețineți că clienții dvs. visează la perfecțiune, iar acest lucru le poate întuneca cu ușurință judecata asupra a ceea ce este posibil din punct de vedere fiscal. Momentul pentru a reduce decalajul dintre bugetul lor și așteptări este chiar de la început. De multe ori este la fel de simplu ca să ceri corect întrebări și elaborarea unui buget în timpul primei întâlniri.
Construiți un buget de bază pentru eveniment
Odată ce ai o viziune asupra evenimentului și o estimare a câți bani trebuie să lucrezi, este în sfârșit momentul să structurezi bugetul. Un pas important aici este să le spui clienților tăi că bugetele pentru evenimente sunt „schițe de lucru” care probabil se vor schimba pe măsură ce apar mai multe detalii. Amintiți-vă, foarte puțini clienți au experiență cu costurile și taxele asociate cu fluctuațiile de prezență, așa că cel mai bine este să construiți o zonă tampon de 10% pentru a evita rămânerea fără fonduri.
Calculați taxele pentru planificatorul de evenimente
Desigur, trebuie să-ți încorporezi taxe de planificare în buget, iar acesta poate fi un subiect delicat pentru unii. Planificatorii de evenimente au mai multe moduri de a percepe serviciile lor, de la taxe directe la comisioane procentuale. În cele din urmă, totul este să găsești un mediu pe care ambele părți să fie de acord. Asigurați-vă că structura dvs. de taxe este documentată într-un contract și includeți-o ca cheltuială în toate proiectele de buget.
Reduceți costurile evenimentului
Rareori vei lucra la un eveniment care are un buget nelimitat. Mai mult ca sigur vei ajunge la un punct în procesul de planificare în care trebuie luate decizii privind reducerea costurilor. Aici un planificator de evenimente experimentat poate străluci cu adevărat în a-și ajuta clienții. Scopul este de a identifica ce opțiuni au cea mai mare impresie asupra oaspeților. De exemplu, ar trebui să cheltuiți mai puțin pe piese centrale pentru a păstra desertul gourmet? În unele cazuri, un planificator poate analiza cheltuielile și renegocia sau reduce în zone în care oaspeții nu vor observa niciodată.
Controlați cheltuielile audio și vizuale
Echipamentele de iluminat și sunet au un impact mare asupra prezentării evenimentului tău, dar tinde să aibă și un impact mare asupra bugetului. Când luați în considerare alte cheltuieli AV, cum ar fi proiectoarele, accesul la internet și serviciile video, nu durează mult până când această categorie devine unul dintre cele mai mari numere din bugetul dvs.
Găsiți online opțiuni de marketing cu costuri reduse
Marketingul este o altă cheltuială care poate crește exponențial dacă nu obții rezultate imediat. Desigur, problema este că, dacă nu comercializați eficient, nu vor fi destui participanți pentru a suporta costurile evenimentului. Acesta este motivul pentru care este logic să utilizați cât mai multe opțiuni gratuite sau cu costuri reduse pentru a răspândi cuvântul inițial despre o ocazie viitoare.
