Special planificatorii de evenimente — mai ales cei din lume nonprofit — să știți că organizarea unui eveniment de strângere de fonduri în aer liber este o idee grozavă. Aceste tipuri de evenimente, ca și alte idei de strângere de fonduri comunitare, necesită ca planificarea pentru evenimentul de anul viitor să înceapă imediat după evenimentul din acest an. eveniment pentru strangere de fonduri conchide. Este important să informați despre eveniment și să discutați ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit, cât timp evenimentul este încă proaspăt în mintea echipei. Discutarea succeselor și îmbunătățirilor asigură că aceste caracteristici pot fi incluse sau îmbunătățite pentru evenimentul de anul viitor. O astfel de planificare proactivă adaugă și valoare pentru sponsori. Și, inevitabil, toate plimbările de succes în comunitate speră să crească și să se extindă de la an la an.
Este important să rămâneți concentrat pe obiectivul principal al organizării unor astfel de evenimente: strângerea de fonduri. Pentru acei planificatori de evenimente care au organizat anterior o plimbare comunitară, unul dintre cele mai importante momente pentru planificare are loc de fapt după ce plimbarea se termină. Pentru a afla despre multele aspecte ale planificării și executării unei plimbări comunitare de strângere de fonduri, mergem pentru a vedea în culise evenimentul de Ziua Mamei găzduit de Y-ME Breast Cancer din Chicago Organizare.
Plimbarea de strângere de fonduri pentru cancerul de sân de Ziua Mamei Y-ME
Y-ME a fost fondată de doi supraviețuitori ai cancerului de sân în 1979. Organizația non-profit a fost cunoscută în special pentru programul său multilingv național pentru cancerul de sân pentru pacienții cu cancer de sân. Programul și-a câștigat faima ca singura linie telefonică gratuită de 24 de ore din țară, cu personal în întregime de supraviețuitori ai cancerului de sân, care sunt consilieri formați. Dar organizația a organizat și o plimbare anuală de strângere de fonduri de Ziua Mamei, care le-a susținut programele și serviciile. În 2007, Y-ME a strâns mai mult de 7 milioane de dolari cu aproape 43.000 de plimbări din 12 orașe. Până în 2008, au participat 15 orașe. Din păcate, Y-ME și-a închis porțile în 2012, dar moștenirea strângerii sale anuale de fonduri rămâne un studiu de caz grozav pentru organizatorii de evenimente nonprofit.
O mare parte din succesul de strângere de fonduri al Y-ME poate fi atribuit unei abordări organizate a planificării și să țineți cont mai întâi de cele mai importante obiective. Liz Klug, fostul director de evenimente speciale al organizației, a spus acest lucru după anul record din 2007: „Avem un plan pentru diferite momente în timpul procesului de planificare. Deci, vom lua măsuri pentru a promova acele momente cele mai critice în timp pentru a ne asigura că avem succes. De exemplu, într-un oraș în care este posibil să găzduim un eveniment pentru prima dată, trebuie să ne concentrăm pe a ne asigura că avem un loc și o locație grozave în care oamenii vor dori să revină. Pe drum, ne putem concentra asupra cafenelelor pe care le vom lăsa broșurile.” Să aruncăm o privire la modul în care Klug și echipa de planificare a evenimentelor Y-ME au organizat un astfel de eveniment de succes.
Analizarea numerelor
Găzduirea unei plimbări comunitare sau a unui eveniment similar necesită reunirea mai multor constituenți diferiți obiective, dar în cele din urmă, asociația sau organizația de caritate care găzduiește evenimentul face acest lucru pentru a strânge bani pentru cauza lor. Prin urmare, primul pas în planificarea următorului eveniment are loc atunci când evenimentul curent se termină și cea mai mare parte a acestei lucrări înconjoară „numerele”.
„Ne-am uitat îndeaproape la cifrele după încheierea evenimentului”, explică Klug, „Am comparat cum am procedat anul acesta cu anul precedent. Ne-am uitat la experiența participanților. Ne-am evaluat categoriile de sponsorizare. Am răspuns la orice e-mail imediat despre evenimente.” De asemenea, planificatorii de evenimente vor lua măsuri imediate pentru a se asigura că toți cei implicați în evenimentul din acest an vor continua și anul viitor.
Klug a săpat și în detalii. În evaluările ei, ea a analizat totul, de la numărul de voluntari care au participat la volumul de tricouri distribuite. Ea va întreba atunci dacă avea nevoie de mai mult sau mai puțin pentru anul următor.
Cronologie de planificare
Pentru cei care organizează o plimbare comunitară de strângere de fonduri, este important să știe ce pași ar trebui să fie parcursi în diferite momente. Majoritatea organizațiilor nonprofit nu au luxul multor personal și membri voluntari ai comitetului pentru a conduce la succesul evenimentului. Dar planificatorii recunosc că trebuie să se asigure că lucrează îndeaproape cu primăria unui oraș și cu departamentul de lucrări publice pentru a înscrie evenimentul în calendarul public.
Klug sugerează că primul pas după analizarea cifrelor de anul trecut să fie concentrarea pe recrutarea corporativă. Dacă evenimentul nu este un program nou, este important să obțineți suport corporativ pentru evenimentul de anul viitor imediat după încheierea evenimentului de anul acesta. „Ne-am concentrat pe reînnoirea sponsorizărilor când am prezentat raportul final al evenimentului”, spune Klug. Ea oferă, de asemenea, următoarele puncte importante pentru planificatorii interesați să organizeze o plimbare comunitară ca eveniment de strângere de fonduri:
- Identificați sponsorii corporativi
- Dezvoltați programe de echipă de mers pe jos
- Determinați activitățile evenimentului
- Începeți recrutarea pe jos
- Finalizați logistica evenimentului
- Organizați evenimentul
- Organizați un eveniment „mulțumesc”.
- Evaluați și începeți evenimentul următor
Y-ME ar angaja, de asemenea, o firmă de logistică externă pentru a se ocupa de multe dintre cerințele sale logistice. Dar una dintre cele mai utile a fost implementarea unui sistem de înregistrare online.
Sistem de înregistrare online de succes
Y-ME a aflat rapid despre importanța utilizării web-ului pentru înregistrarea online și de atunci a susținut cu fermitate utilizarea tehnologiei pentru înregistrarea online și strângerea de fonduri.
Ei au investit într-un sistem online de gestionare a relațiilor dintre constituenți pentru a servi drept site-ul lor de cursă din 2003. Acest tip de sistem servește ca un site web personal pentru voluntari pentru a face apeluri personalizate pentru donații și alte implicări. Acesta captează informații într-o singură bază de date și servește drept instrument pentru căpitanii de echipe care își încurajează membrii.
Participanții online au crescut de la 4.000 la 11.594. Donațiile online au crescut de la 5.000 la 19.650. Echipa Y-ME a crezut că a contribuit la atingerea unui obiectiv de 2,35 milioane USD, iar ca bonus, tehnologia a redus costurile administrative cu aproximativ 20.000 USD.
Un astfel de sistem poate servi și ca un instrument de comunicare important care permite unei organizații să urmărească și să continue să implice constituenții dincolo de ziua cursei în sine.
Cronologia zilei cursei
Plimbările în comunitate sunt cel mai frecvent programate dimineața. În funcție de complexitatea semnalizării și a locației, configurarea evenimentului poate începe, de obicei, cu o săptămână înainte de eveniment, majoritatea activităților având loc cu câteva zile înainte de plimbare.
Când Y-ME ar fi planificat pentru evenimentul lor anual de strângere de fonduri, echipa ar încerca de obicei să limiteze zona în care a ținut mergeți astfel încât să nu fie nevoie de o cantitate semnificativă de timp de resurse pentru a executa anumite sarcini operaționale, cum ar fi închiderea străzi. Mersul lor a fost, în general, necompetitiv, așa că ajută și faptul că nu au fost nevoiți să ia în considerare cerințele necesare pentru un mediu de cursă mai competitiv.
Programul pentru ziua cursei în sine decurgea de obicei după cum urmează:
- Echipa de planificare a evenimentului sosește (2,5 ore înainte de mers)
- Check-in voluntar (cu 2 ore înainte de mers pe jos)
- Înregistrarea și configurarea sponsorului (cu 2 ore înainte de mers pe jos)
- Începe înregistrarea (1,5 ore înainte de mers)
- Configurarea liniei de pornire (30 de minute înainte de mers pe jos)
- Ceremonii de deschidere (10 minute înainte de mers)
- Începe cursa
- Începe divertismentul pe scena principală (la o oră după începerea plimbării)
- Observații oficiale ale etapei principale (după încheierea plimbării; la 1,5 ore)
- Programul se încheie oficial (3 ore după începerea plimbării)
- Defalcarea evenimentului începe (după ce evenimentul se încheie oficial)
Sfaturi pentru a planifica o plimbare sau o alergare comunitară
Pentru acele organizații interesate să organizeze o plimbare sau o alergare comunitară pentru prima dată, Klug oferă câteva sugestii care vor ajuta la asigurarea unui eveniment de succes.
- Începeți cu indicii calde, inclusiv voluntari bine conectați, sponsori sau o echipă mare. Definiți rezultatele măsurabile.
- Evaluați evenimentele concurenților din orașul/locația dvs. pentru a identifica cele mai bune practici și domeniile de îmbunătățire ale acestora.
- Colaborați cu primăria orașului și districtele parcurilor pentru a discuta despre autorizațiile necesare și despre logistica evenimentului dvs.: oră, locație, număr de participanți. Asigurați-vă că sunteți pregătit pentru acele întâlniri.
- Înțelegeți-vă bugetul și asigurați-vă că vă mențineți cheltuielile de funcționare la 25-30% pentru un nou eveniment. Unele organizații de caritate se vor strădui pentru 15-20% din cheltuielile totale.
- Sponsori siguri pentru a absorbi 100% din cheltuielile de funcționare ale evenimentului tău.
