Progresele tehnologice au avut un impact semnificativ asupra planificării evenimentelor și în special înregistrării evenimentelor. Au trecut de mult vremea invitațiilor pe hârtie care ajung într-un plic cu ștampilă. Înregistrarea online este din ce în ce mai obișnuită pentru fiecare tip de eveniment, de la seminarii de afaceri și conferințe anuale la petreceri de aniversare și evenimente de vacanță ale companiei. Deși acest proces online poate părea simplu, totuși necesită muncă.
Din fericire pentru planificatorii de evenimente, există numeroase instrumente disponibile pentru a ajuta cu înregistrare la eveniment. Opțiunile includ platforme simple care abordează elementele de bază ale înregistrării evenimentelor și cele care sunt mai avansate, oferind aplicații multifuncționale. Unele programe de înregistrare la evenimente procesează plățile pentru evenimente. Unele oferă și rambursări automate dacă înregistrarea este anulată. Alte pachete creează etichete cu numele înregistrării. Instrumentele de înregistrare a evenimentelor pot, de asemenea, să permită integrarea cu un site web al unei conferințe sau al companiei, precum și să se conecteze la acestea
Din păcate, cu atât de multe opțiuni, procesul de selectare a instrumentului de înregistrare a evenimentelor pentru afacerea dvs. poate fi copleșitor. Iată un ghid simplu de urmat pentru selectarea instrumentelor de înregistrare a evenimentelor care vă servesc cel mai bine afacerea dvs. de planificare a evenimentelor.
Alegerea software-ului de înregistrare a evenimentelor: de unde să începeți?
Când selectați instrumentele de înregistrare a evenimentelor, cel mai bine este să începeți cu determinarea nevoilor și dorințelor dvs. Gândiți-vă la prioritățile dvs. de înregistrare și la afacerea dvs. de planificare a evenimentelor. Pune-ți aceste întrebări:
- Nevoile dumneavoastră sunt simple și necesită doar procesarea înregistrărilor și plăților?
- Oferiți mai multe sesiuni în cadrul evenimentului principal care necesită înregistrări suplimentare?
- Trebuie să gestionați rezervările la hotel sau aranjamentele de călătorie?
- Susțineți un site web pentru conferințe?
- Veți oferi etichete cu numele, veți coordona cerințele audiovizuale sau veți găzdui sesiuni speciale de extragere?
- Gestionați mai multe evenimente simultan?
- Evenimentul dumneavoastră este o apariție anuală sau un eveniment unic?
Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să găsiți software-ul de înregistrare a evenimentelor care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră.
Instrumente
Cu atât de multe opțiuni în software-ul de înregistrare a evenimentelor, este ușor să fii prins în funcții sclipitoare și cele mai recente instrumente, indiferent dacă funcționează pentru evenimentul dvs. sau chiar dacă vor fi utilizate. Nu te lăsa ademenit de cele mai noi și mai bune. În schimb, faceți o listă cu acele caracteristici pe care le utilizați în prezent în procesul de înregistrare la eveniment și adăugați-le pe acelea pe care doriți să le includeți pentru a simplifica procesul. Unele caracteristici disponibile includ următoarele:
- Înregistrare online la eveniment
- Înregistrarea evenimentului la fața locului
- Înregistrarea grupului de participanți
- Înregistrarea automată a participanților
- Procesarea plăților pentru eveniment
- Managementul participanților și rapoarte
- Crearea și managementul insignei participanților
- Înregistrare pentru Sesiuni Individuale
- Dezvoltarea Formelor
- Managementul camerelor de hotel
- Managementul marketingului
- Social Media
- Sondaje și feedback despre evenimente
Preț
Multe instrumente de înregistrare a evenimentelor oferă funcții standard la un preț rezonabil, care sunt potrivite atunci când gestionați evenimente simple. Aceste programe includ formulare de înregistrare de bază care pot fi legate la site-ul dvs. web. Aceștia pot colecta informații de înregistrare, inclusiv informații despre cardul de credit, pentru a înregistra și a procesa plățile cu cardul de credit. De asemenea, listele de înregistrare a participanților pot fi compilate sau exportate. În funcție de tipul de evenimente pe care le planificați și de frecvența acestora, aceste instrumente simple pot fi potrivite pentru oferind exact ceea ce aveți nevoie, fără a fi blocat cu tot felul de caracteristici suplimentare care nu sunt de nici un folos tu.
Capabilitati suplimentare
Dacă ale tale planificarea evenimentului munca vă face să planificați conferințe mari, apoi instrumentele de înregistrare a evenimentelor care oferă funcționalități suplimentare dincolo de elementele de bază pot fi exact ceea ce aveți nevoie. Soluțiile includ cele care procesează înregistrarea evenimentelor și combină această caracteristică cu capacitatea de a urmări și raporta diverse detalii ale unui eveniment mai mare și mai complex. Dacă participanții la eveniment se înregistrează la conferință și apoi se înscriu pentru anumite ateliere într-o anumită sesiune, există instrumente pentru a activa această funcție.
Unele software vor permite procesarea mai multor participanți dintr-o singură organizație cu o singură sursă de plată precum și oferă diferite structuri de prețuri bazate pe reduceri de grup sau înregistrare anticipată taxe. Dacă aveți nevoie de rapoarte personalizate, atunci căutați un pachet de înregistrare la eveniment care va fi automat generați rapoarte prin compilarea listelor de prezență pe baza atelierelor individuale sau a altor parametri pe care dvs Selectați. Conferințele necesită de obicei etichete tipărite așa că puneți asta pe lista dvs. de „must have”, astfel încât acestea să poată fi create automat ca parte a procesului de înregistrare a evenimentului și căutați personalizare pentru a reflecta dacă participantul este înregistrat pentru întreaga conferință, o parte a săptămânii sau doar un anumit zi.
Integrare
Pentru acei planificatori de evenimente care desfășoară numeroase evenimente, integrarea datelor de înregistrare în baza de date existentă poate fi o funcție critică pentru organizația dumneavoastră. Luați în considerare metodele actuale de adăugare a solicitanților înregistrați în baza de date și identificați zonele de îmbunătățire. Este important să ne gândim la diferite moduri în care aceste informații pot fi integrate cu informațiile existente, cum ar fi persoanele care s-au oferit voluntar sau au donat. Majoritatea aplicațiilor de înregistrare a evenimentelor oferă posibilitatea de a exporta manual datele. Cu toate acestea, această metodă necesită mult timp, deoarece necesită importarea manuală a informațiilor în baza de date din nou. Explorați pachete care pot satisface nu numai cerințele dvs. de înregistrare la evenimente și, de asemenea, vă pot sprijini nevoile de gestionare a constituenților.
Testează înainte de a cumpăra
Odată ce ați restrâns opțiunea de software de înregistrare a evenimentelor, determinați dacă acestea oferă o perioadă de probă gratuită. Acest lucru vă va oferi posibilitatea nu numai să testați caracteristicile, ci și să vedeți dacă are funcționalitatea de care aveți nevoie și dacă este potrivită pentru evenimentul dvs. Este, de asemenea, o oportunitate de a experimenta nivelul lor de serviciu pentru clienți atunci când vă răspundeți la întrebări sau când lucrați pentru a rezolva o problemă pe care o aveți.
