Prețul software-ului de contabilitate este ușor de determinat; costurile asociate cu software-ul de contabilitate, pe de altă parte, sunt mult mai greu de determinat. Puteți determina prețul software-ului dvs. de contabilitate întrebând furnizorul cât percepe pentru software-ul său. Cotația pe care o veți primi va include probabil taxa de licență pentru a vă satisface nevoile, dar există și alte costuri ale software-ului de contabilitate care sunt incluse în această ofertă. Acestea sunt adevăratele costuri ale programului software de contabilitate și trebuie incluse în analiza dvs. atunci când luați în considerare costul total al deținerii unei aplicații software de contabilitate:
- Implementarea
- Instruire
- Dezvoltare pentru personalizare
- Reproiectarea procesului
- întreținere
- Upgrade-uri
- A sustine
Costul numărul 1: Implementare
Costurile de implementare ale software-ului de contabilitate includ orice costuri necesare pentru instalarea și configurarea programului. Unele pachete de software de contabilitate de bază pot fi descărcate pentru a rula pe aproape orice desktop, în timp ce altele necesită anumite hardware și software pentru a rula corect. Va trebui să verificați specificațiile hardware și software pe orice program software de contabilitate veți cumpăra pentru a vedea dacă veți avea nevoie de o actualizare a hardware-ului sau a sistemului de operare pentru a rula program. Pentru software-ul de contabilitate de ultimă generație, va trebui să angajați consultanți externi pentru a configura programul astfel încât să ruleze corect. Chiar și cel mai elementar program software de contabilitate trebuie adaptat pentru afacerea dvs., astfel încât veți avea anumite costuri de configurare și configurare implicate.
Costul numărul 2: Training
Dacă nu știi cum să folosești software-ul de contabilitate, nu îți va fi de nimic. Mulți furnizori oferă instruire inițială, astfel încât să puteți învăța cum să utilizați programul. Cu toate acestea, veți primi doar o anumită pregătire de bază; puțini furnizori sunt susceptibili să vă ofere o formare completă și aprofundată, fără costuri suplimentare. În plus, veți avea o rotație periodică a angajaților, astfel încât aceștia vor trebui să învețe și programul la un moment dat. Timpul petrecut cu pregătirea inițială și apoi cu pregătirea anuală a angajaților ar trebui să fie luat în considerare în analiza costurilor oricărei aplicații software de contabilitate. Dacă un angajat mediu durează două săptămâni pentru a învăța acest software înainte de a putea începe să fie productiv, atunci ar trebui să includeți salariul și beneficiile lor pe săptămână și pierderea productivității în costul dvs analiză. În cele din urmă, vă puteți aștepta că software-ul de ultimă generație va necesita probabil mai mult timp și costuri de instruire decât necesită software-ul de contabilitate de ultimă generație.
Costul numărul 3: Dezvoltare pentru personalizare
Este posibil să puteți utiliza un software de contabilitate direct din cutie dacă aveți o afacere standard, bazată pe servicii. Dar toate întreprinderile mici nu sunt la fel, unele companii având nevoi unice de raportare conformă, de reglementare sau juridică. Prin urmare, poate fi necesar să aveți aplicația software de contabilitate personalizată pentru a vă satisface nevoile. Ar trebui să adăugați aceste cheltuieli de personalizare anticipate la costul software-ului dvs. de contabilitate.
Costul numărul 4: Reproiectarea procesului
Dacă aveți o afacere care funcționează, probabil că aveți deja un program software de contabilitate pe care l-ați folosit, dar care nu mai răspunde nevoilor afacerii dvs. Orice software de contabilitate nou ar trebui să vă facă procesele de afaceri mai ușor de realizat, dar vă va necesita, de asemenea, să ajustați unele dintre procese pentru a se alinia cu procesele software-ului de contabilitate. Ar trebui să înțelegeți fluxul de informații din cadrul afacerii dvs., astfel încât să puteți anticipa cantitatea de procese care vor fi modificate.
Costul numărul 5: întreținere
Va trebui să vă întrețineți software-ul de contabilitate și orice hardware sau software care acceptă aplicația. Dacă rulați o aplicație software de contabilitate bazată pe server, atunci ar trebui să luați în considerare costurile de întreținere a acestor servere. Bazat pe cloud Aplicațiile software de contabilitate pot elimina aceste costuri, dar vânzătorul poate percepe o taxă de întreținere, fie anual, fie lunar, pentru a recupera aceste costuri.
Costul numărul 6: Upgrade-uri
Va trebui să vă actualizați software-ul de contabilitate la un moment dat, indiferent dacă doriți sau nu. Mulți dezvoltatori de software proiectează produse învechite, astfel încât acestea să funcționeze numai mai departe anumite sisteme de operare sau nu vor oferi instruire și suport pentru versiunile învechite ale programele lor. De asemenea, poate fi necesar să vă actualizați software-ul de contabilitate în cazul în care afacerea dvs. crește sau să adăugați module de contabilitate suplimentare pentru a îmbunătăți funcționalitatea programului de bază. Din nou, puteți adăuga aceste costuri de actualizare la costul total al software-ului de contabilitate.
Costul numărul 7: Asistență
Ultimul cost pe care îl luăm în considerare în costul total al software-ului de contabilitate este costul suportului. Veți întâmpina probleme cu utilizarea software-ului de contabilitate și va trebui să luați legătura cu oricare furnizor de software sau un consultant care să vă ajute să vă rezolvați problema sau să vă arate ce faceți incorect. Ar trebui să adăugați costurile anticipate ale suportului tehnic pentru a obține o imagine reală a costului software-ului dvs. de contabilitate.
