Voluntarii sunt grozavi și chiar esențial pentru caritatea ta. Dar, dacă lucrurile merg prost cu un voluntar, poate fi o veste proastă pentru organizația ta.
De exemplu, ce se întâmplă dacă un voluntar are un accident în timp ce servește cu tine? Ce se întâmplă dacă voluntarul încalcă legea sau rănește pe altcineva? Organizația dvs. ar putea fi răspunzătoare.
Iată cinci moduri de a reduce probabilitatea de a întâmpina probleme cu voluntarii tăi. Unele dintre acestea pot părea oneroase, dar fă-ți timp pentru a le face corect și pentru a-ți proteja atât organizația, cât și voluntarii.
Dezvoltați politici și proceduri de voluntariat
Consultați-vă cu un avocat sau un specialist voluntar pentru a vă asigura că acestea sunt adecvate. Politicile ar trebui să precizeze sarcinile de voluntariat și să abordeze probleme precum discriminarea, hărțuirea și alte comportamente posibil ilegale.
Interzicând în mod explicit comportamentul rău, organizația dvs. poate fi protejată de răspundere. Asigurați-vă că includeți și protecții pentru voluntar împotriva abuzurilor din partea organizației și a personalului acesteia.
Scrieți descrieri de post pentru toate pozițiile de voluntari
Fii explicit cu privire la așteptări pentru voluntar și ce poate și nu poate face el sau ea. Precizați orice risc posibil pentru voluntar și cereți o eliberare semnată de răspundere. Un amănunţit şi fișă concisă a postului poate ajuta la protejarea organizației de răspundere în cazul în care voluntarul depășește ceea ce îi este permis să facă.
Iată câteva lucruri de inclus în fișele postului:
- ta scopul nonprofit
- pregătirea necesară pentru acest post
- îndatoririle aşteptate de la voluntar
- timpul necesar pentru realizarea sarcinii
- locația în care voluntarul va efectua munca
Solicitați fiecărui voluntar să completeze o cerere
De cele mai multe ori, se merită necesită o aplicație. Cu toate acestea, uneori, cu proiecte de grup care implică un „apel de vite” pentru voluntari, puteți solicita pur și simplu voluntarii să completeze o derogare care eliberează organizația de răspundere.
Complexitatea aplicației va depinde de poziție. Dacă voluntarul lucrează cu persoane vulnerabile, cum ar fi copiii sau persoanele în vârstă, ștacheta ar trebui să fie mai mare. Pentru sarcini ușoare cu risc redus pentru oricine, ar fi potrivită o aplicație mai scurtă. Aveți grijă să aveți aplicații diferite pentru diferite locuri de muncă. Nu are sens să descurajăm unii voluntari cu o formă lungă dacă nu este necesar.
Iată câteva lucruri de inclus într-o aplicație, acolo unde este cazul:
- Informații personale precum adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, persoana de contact în caz de boală sau accident, permisul de conducere, dovada asigurării personale etc.
- Calificări, atunci când sunt necesare pentru locul de muncă, cum ar fi abilități speciale sau nivel educațional.
- Referințe care pot atesta bunul caracter sau etica în muncă a solicitantului. Referințele pot fi de la un membru al comunității, o altă organizație nonprofit în care solicitantul s-a oferit voluntar sau un angajator.
- Permisiune scrisă de a face o verificare a antecedentelor, esențială dacă voluntarii vor lucra cu copii sau alte populații expuse riscului
- Renunțarea la confidențialitate, astfel încât să puteți aduna informațiile de care aveți nevoie și să le împărtășiți în mod corespunzător.
Efectuați o verificare adecvată
Fii atent aici. Screening-ul este important în special pentru voluntarii care pot fi în contact cu persoane vulnerabile sau care trebuie să conducă în timp ce își desfășoară munca de voluntariat sau care se angajează în alte tipuri de muncă periculoasă.
Cu toate acestea, 31 la sută dintre organizațiile nonprofit nu efectuează screening-uri de voluntari conform unui studiu. Organizațiile nonprofit cred adesea că își pot controla voluntarii și neglijează să efectueze verificări adecvate ale antecedentelor. Dar asta poate lăsa organizația deschisă răspunderii. Gândiți-vă la screening ca parte a procedurilor de siguranță și a managementului riscurilor.
Screening-ul trebuie să fie întotdeauna respectuos și să protejeze pe cât posibil confidențialitatea voluntarilor. Obțineți consimțământul scris pentru screening înainte de a continua. De asemenea, ecranați din când în când ca măsură de precauție.
Screening-ul poate fi la fel de simplu ca un interviu personal sau poate include:
- verificări ale antecedentelor penale
- carnete de conducere și permise
- confirmarea asigurarii
- screening-ul pentru afecțiuni de sănătate sau solicitarea dovezilor anumitor vaccinări
- verificarea acreditărilor, cum ar fi un certificat de predare sau evaluări de competențe speciale
Oferiți instruire și management excelent
Nu eliberați niciodată un voluntar fără pregătire adecvată. Voluntarii apreciază să fie instruiți, așa că știu ce să facă și când. Antrenează-te în grupuri sau unu la unu. Elaborați materiale scrise pe care voluntarul le poate lua cu el și pregătiți-vă pentru sarcinile lor specifice. Atribuiți voluntarul unei persoane din personal pentru supraveghere.
Instruirea poate include:
- codul de conduită al organizației dvs
- cum să acționeze atunci când reprezintă organizația
- cum să identifici și să raportezi abuzul
- cum să păstrați confidențialitatea organizației și a oamenilor pe care îi deservește
- ceea ce vă așteptați în mod special de la voluntar
- cum să raportezi orice problemă
- cine este responsabil și cum să ajungă la ei
În cele din urmă, fiți dispus să concediați un voluntar în cazul în care acesta încalcă oricare dintre reguli, este dificil de înțeles, nu este de încredere sau este abuziv în vreun fel. Elaborați o procedură scrisă pentru personal dacă trebuie să lase un voluntar să plece.
Informați întotdeauna voluntarul de ce îi lăsați să plece și apoi documentați concedierea, așa cum ați proceda cu un membru al personalului plătit. Deținerea unei proceduri, urmarea acesteia și înregistrarea acțiunii vă vor ajuta în cazul în care voluntarul decide să depună o plângere la conducerea dvs. de top sau să încerce altfel să vă răspundă.
Nu uitați să aveți politici pentru personalul dvs. care să acopere modul în care trebuie să trateze voluntarii. Descrieți ce este hărțuirea și cum să o evitați. Stabiliți o procedură de reclamație pe care voluntarii o pot folosi pentru a raporta orice abuz.
Voluntarii vor să facă bine și sunt recunoscători atunci când o organizație este pregătită să lucreze cu ei. Ei doresc politici bune și să aibă o pregătire și un management adecvat. Păstrarea voluntarilor în preajmă necesită nu numai recunoștință din partea ta, dar și o abordare organizată care protejează atât voluntarii, cât și nonprofitul tău.
