O întâlnire pre-conferință este prescurtarea pentru o „întâlnire pre-conferință”. Este o șansă de a aduna jucătorii cheie într-o conferință împreună, astfel încât toată lumea să își poată revizui planul pentru realizarea unei conferințe de succes. Această întâlnire are loc de obicei în spațiul conferinței.
Iată ce trebuie să știți despre o întâlnire înainte de a vă organiza următorul eveniment.
Ce este o întâlnire pre-con?
În funcție de dimensiunea conferinței, pot exista zeci – chiar sute – de persoane responsabile pentru desfășurarea cu succes a evenimentului. Întâlnirea pre-con, sau pur și simplu „pre-con,” este o șansă pentru toți acești oameni de a se întâlni într-un singur loc și de a discuta detaliile evenimentului planificat. Aceasta este o șansă pentru vânzători de a pune întrebări, pentru organizatori de a pregăti personalul pentru orice ciudatenie și pentru ca echipajele să evalueze spațiul și să decidă unde să plaseze mese, scaune, scene sau orice altele corpuri de fixare.
Întâlnirea premergătoare are loc de obicei cu câteva zile înainte de eveniment. În ziua unui eveniment, o prezentare mai scurtă poate împrospăta participanții cu privire la plan chiar înainte de a se deschide porțile conferinței.
Unii oameni pot asocia întâlniri pre-con planificare conferințe mai mari, convenții, congrese și programe de stimulare. Cu toate acestea, este, de asemenea, obișnuit să organizați o întâlnire pre-conform pentru seminarii și alte evenimente speciale. Chiar și adunările mici într-o sală de conferințe de hotel ar trebui să fie precedate de o întâlnire pre-con.
Cum funcționează o întâlnire pre-con?
Pentru cei care s-ar putea să nu planifice întâlniri frecvente, o întâlnire precontractoare poate părea incomodă sau incomodă la început, deoarece poate include termeni sau limbaj noi, precum „reluarea evenimentului” sau „comanda evenimentului de banchet”. Cu toate acestea, întâlnirile precontractoare sunt menite să atenueze orice neînțelegeri sau aspecte neclare ale evenimentului. Aceasta este șansa ta de a întreba ce înseamnă acești termeni și orice alte întrebări care vor îmbunătăți succesul evenimentului.
La ce să vă așteptați în timpul unei întâlniri pre-con
La întâlnirea precon, planificatorul evenimentului va revizui toate cele finale logistică pentru un program dat cu echipa de management al furnizorilor implicată în program.
În mod obișnuit, o întâlnire înainte de confruntare este coordonată și programată de managerul serviciilor de conferință al locației. De exemplu, dacă conferința dvs. are loc la un hotel, hotelul respectiv va avea probabil un angajat a cărui sarcină este să coordoneze evenimente precum a dumneavoastră. Această persoană va invita manageri din diverse domenii care sunt implicate în eveniment să-și revizuiască rolul particular pentru un eveniment.
Acesta este un moment excelent pentru întâlnirea sau planificatorul de evenimente pentru a stabili un raport cu toți cei implicați.
În timpul pre-con, este oportun ca planificatorul evenimentului să evidențieze unele dintre obiectivele cheie ale evenimentului, inclusiv cele importante informații despre organizația care găzduiește evenimentul, mesajele cheie transmise în cadrul evenimentului și VIP-uri importante despre care se așteaptă să o facă a se prezenta, frecventa.
Examinați CV-ul evenimentului
Un CV al evenimentului detaliază toate specificațiile evenimentului. Include toate informațiile relevante, inclusiv datele, orele, contactele, profilurile participanților, situația de urgență contacte, alimente și băuturi, transport, informații despre expediere, facturare, audio/vizual și altele speciale are nevoie.
Fiecare manager de departament își va revizui rolul în cadrul evenimentului, inclusiv detalii relevante și procedurile lor de operare tipice. Ei vor revizui, de asemenea, înțelegerea lor cu privire la contractul evenimentului și informațiile partajate anterior cu privire la comenzile pentru evenimentul de banchet.
Planificatorii de întâlniri și evenimente ar trebui să-și amintească să pună întrebări detaliate legate de specificațiile evenimentului în acest timp, cum ar fi nivelurile de personal și numele persoanelor de contact cheie din toate zonele reprezentate care vor fi prezente în timpul realizării eveniment. Elementele cheie ale discuției precontractoare pot include o revizuire a:
- Cerințe pentru alimente și băuturi
- Cerințe pentru lista de camere pentru oaspeți
- Cerințe pentru conferințe și expoziții comerciale
- Cerințe pentru sala de ședințe și spațiul de expoziție (inclusiv planuri detaliate)
- Cerințe tehnice, cum ar fi specificațiile electrice și de telecomunicații
- Detalii despre amplasarea semnalizării și alte decorațiuni
Faceți modificări de ultimă oră
Întâlnirea precontractabilă este momentul ideal pentru a face orice modificări de ultim moment. Deși s-ar putea să nu le placă întotdeauna, majoritatea vânzătorilor și furnizorilor se așteaptă la câteva modificări și înlocuiri de ultimă oră, dar încearcă să păstrezi cererile rezonabile.
Desigur, amploarea modificărilor care ar putea fi considerate rezonabile depinde de cât de devreme are loc pre-con. Dacă preconfigurarea este programată într-un moment în care configurarea este deja în desfășurare, luați în considerare efectuarea unei inspecții timpurii a camerei pentru a vă asigura că totul funcționează fără probleme. În acest fel, veți ști ce modificări ar putea fi făcute fără a compromite progresul care a avut deja loc.
Recomandări cheie
- O întâlnire preconvocatorie este o întâlnire care are loc înaintea unei conferințe la un centru de convenții, hotel sau orice alt spațiu pentru evenimente.
- Întâlnirea precontractabilă oferă tuturor jucătorilor cheie și personalului o oportunitate de a-și revizui responsabilitățile, obiectivele și așteptările.
- Întâlnirea premergătoare are loc de obicei cu câteva zile înainte de eveniment.
- Aceasta este una dintre ultimele oportunități pe care organizatorii le vor avea de a solicita modificări înainte de începerea evenimentului.
