În management de proiect, un plan de management al părților interesate este un document formal care subliniază modul în care părțile interesate vor fi implicate în proiect. O parte interesată este o persoană sau un grup care are un interes personal în proiect. Gândindu-ne când și cum vor fi implicați părțile interesate, un proiect echipă poate maximiza impactul pozitiv al părților interesate asupra proiectului.
Ce sunt părțile interesate?
Părțile interesate pot fi interne și externe ale organizației. Exemple de părți interesate interne includ directori și unități de afaceri, cum ar fi contabilitatea și tehnologia informației. Unitățile de afaceri au de obicei reprezentanți în echipa de proiect. Părțile interesate externe pot fi grupuri de interese, întreprinderi și organizații civice. Este rar ca părțile interesate externe să fie reprezentate în echipa de proiect. Pentru agențiile cu autoritate de reglementare, industriile pe care le reglementează sunt de obicei cel mai important grup extern de părți interesate pentru orice proiect. Dacă o parte interesată este identificată de echipa de proiect, acea parte interesată ar trebui să fie luată în considerare în planul de management al părților interesate.
Este imposibil ca o echipă de proiect să fie formată din membri care reprezintă fiecare grup de părți interesate. În multe cazuri, este imposibil. Cu toate acestea, echipa de proiect are nevoie de contribuții și acceptare din partea părților interesate pentru ca proiectul să reușească. De exemplu, o organizație guvernamentală dorește să reînnoiască și să modernizeze complet programul de software proprietar cel mai utilizat. Aproape toată lumea din organizație folosește programul într-un fel. Fiecare tip de utilizator nu poate fi reprezentat direct în echipa de proiect, astfel încât echipa elaborează modalități de a colecta informații de la părțile interesate și decide modalități de a informa părțile interesate despre starea proiectului. Aceste metode de colectare a inputurilor și strategiilor de comunicare sunt documentate în planul de management al părților interesate.
Stakeholder vs Plan de comunicare
Poate exista o cantitate semnificativă de scurgere între planul de management al părților interesate și planul de comunicare al unui proiect. Funcțiile lor sunt foarte asemănătoare. Un plan de management al părților interesate este mai larg prin faptul că facilitează intrarea în proiect, precum și conturează rezultatele. Un plan de management al părților interesate este mai restrâns în sensul că se adresează doar celor cu interese personale, în timp ce un plan de comunicare ar putea include audiențe mai largi.
Evoluţie
Planul de management al părților interesate este de obicei păstrat de proiect administrator. Pe măsură ce proiectul progresează, managerul de proiect revizuiește planul de management al părților interesate și îl aduce periodic înapoi echipei de proiect pentru a lua în considerare actualizările. Un proiect poate arăta foarte diferit în mijlocul cronologiei sale decât în fazele de planificare, deci este important să vă asigurați că documentele de îndrumare ale unui proiect sunt modificate dacă sunt circumstanțe necesita.
Exemplu
Iată un exemplu despre cum se poate schimba un plan de management al părților interesate pe parcursul unui proiect. O agenție de stat se angajează într-un proiect de reglementare. Asa cum incepe, proiectul sponsor și managerul de proiect vin cu o listă de părți interesate pe care să le includă în planul de management al părților interesate. Una dintre primele sarcini ale echipei de proiect este să concretizeze planul. După câteva luni, un membru al echipei de proiect identifică o parte interesată la care nimeni nu s-a gândit la începutul proiectului. Managerul de proiect adaugă noul stakeholder la plan și convoacă o întâlnire a echipei de proiect pentru a discuta cum să implice noua parte interesată. Odată ce echipa decide ce să facă, managerul de proiect va informa sponsorul proiectului.
Planul de management al părților interesate este un document viu. Pe măsură ce proiectul se schimbă, planul de management al părților interesate se poate schimba odată cu acesta pentru a răspunde mai bine nevoilor proiectului. Cu un plan agil de management al părților interesate, o echipă de proiect poate colecta în mod corespunzător informații și feedback de la părțile interesate, precum și să le țină informați pe acești factori interesați.
