Abilități de management de bază pentru începători

Nivelul 1 al Piramida abilităților de management arată abilitățile de bază pe care orice manager începător trebuie să le stăpânească. Este fundamentul piramidei abilităților de management, care arată abilitățile pe care un manager trebuie să le stăpânească pentru a avea succes și arată cum aceste abilități de management se construiesc una pe cealaltă spre succes.

Abilități de management de bază

Există patru abilități de management de bază pe care oricine trebuie să le stăpânească pentru a avea succes într-un job de management. Aceste patru abilități de bază sunt de a planifica, organiza, dirija și controla și sunt discutate separat în detaliu mai jos.

Plan

Planificare este primul și cel mai important pas în orice sarcină de management. Este, de asemenea, pasul cel mai adesea trecut cu vederea sau omis intenționat. În timp ce cantitatea de planificarea și detaliile necesare va varia de la sarcină la sarcină, a sări peste această sarcină înseamnă a invita un dezastru sigur, cu excepția unui noroc orb.

Acesta este ceea ce oferă vechea zicală a celor 6 P ai planificării: planificarea și pregătirea prealabilă previne săraci Performanță, (sau cei 7 P: corect, prealabil, planificare, prevenire, pis, slab, performanță) în funcție de modul în care numara.

Deși majoritatea oamenilor asociază termenul de planificare cu planificarea generală a afacerii, există de fapt trei niveluri diferite de planificare:

• Planificare strategica
• Planificarea tactică
• Planificare operationala

Și, diferite tipuri de planificare sunt utilizate pentru a atinge niveluri și domenii de pregătire:

• Planificarea dezastrelor
• Planificarea succesiunii
• Planificarea Crizei
• Planificarea compensației

Abilități de management de bază necesare pentru o planificare eficientă

Acestea sunt câteva exemple de abilități pe care trebuie să le aveți pentru a le planifica în mod eficient.

• Imaginează-ți o stare viitoare
• Organizează-te mental misiunea esentiala și viziune care te va mișca la starea viitoare dorită
• Determinați o strategie generală care va atinge starea viitoare dorită
• Selectați obiective și activități pe termen scurt asta te va duce acolo

Organiza

Un manager trebuie să fie capabil să organizeze echipe, sarcini și proiecte pentru a realiza munca echipei în cel mai eficient și eficient mod. În calitate de manager începător, este posibil să organizați o echipă de lucru mică sau o echipă de proiect. Aceleași abilități vor fi necesare mai târziu în carieră atunci când va trebui să organizați un departament sau o nouă divizie a companiei.

În mod clar, există o suprapunere între planificarea muncii și organizarea acesteia. Acolo unde planificarea se concentrează pe ceea ce trebuie să faceți, organizarea este mai operațională și se concentrează mai mult pe modul de a realiza cel mai bine munca.

Abilități de management de bază necesare pentru o organizare eficientă

Când organizați munca, trebuie să:

• Determinați rolurile necesare pentru realizarea planului
• Atribuiți sarcini rolurilor
• Determinați cea mai bună resursă (oameni sau echipamente) pentru rol
• Obţine resursele şi repartizați-le pe roluri
• Alocați resurse rolurilor și delegați-le autoritatea și responsabilitatea.

Indiferent dacă vi s-a desemnat o echipă mică sau un proiect de gestionat, managerii începători trebuie să fie, de asemenea, capabili să se organizeze birouri și sisteme de date.

Mai mult legate de organizare

Este posibil să nu puteți muta fizic oamenii pentru a vă reuni echipa, dar ar trebui să luați în considerare această posibilitate. Pe de altă parte, poate fi necesar să mutați mai multe persoane într-un spațiu mic și va trebui să organizați lucrurile astfel încât echipa să poată lucra eficient în acel spațiu. Mai târziu în carieră, poate fi necesar să organizați un birou pentru a găzdui echipe din mai multe departamente diferite și nevoile lor specifice.

De asemenea, va trebui să fiți capabil să organizați toate sistemele informatice care vor gestiona datele pe care echipa dvs. trebuie să le colecteze sau să le distribuie. Trebuie să decideți dacă, de exemplu, trebuie să configurați pagini web partajate pe intranetul companiei sau doar un folder partajat pe serverul de fișiere. Decideți cum veți organiza sistemele astfel încât toți cei care au nevoie de informații să aibă acces la ele (și să nu fie disponibile pentru cei care nu ar trebui să le vadă, cum ar fi concurenții dvs.).

Dacă echipa ta are nevoie sau produce altceva decât informații, trebuie să te organizezi astfel încât echipa ta primește ceea ce au nevoie, când au nevoie de el și poate oferi altora ceea ce echipa ta produce în mod corect timp.

În cele din urmă, vei descoperi că este destul de rar pentru a organiza proiecte o dată. Cu schimbări constante ale resurselor, obiectivelor și factorilor externi, va trebui de obicei să vă reorganizați pentru a vă adapta.

Direct

Regia este pasul acțiunii. Ați planificat și organizat munca. Acum trebuie îndrumați-vă echipa pentru a finaliza munca. Începe prin a te asigura scopul este clar pentru toată lumea din echipă. Știu cu toții care este scopul? Știu cu toții care este rolul lor în a duce echipa la obiectiv? Au tot ce le trebuie (resurse, autoritate, timp etc.) pentru a-și face partea?

Trage, nu împinge

Vei fi mai eficient în direcționarea echipei către obiectivul tău dacă trageți (le conduceți) mai degrabă decât împingeți (stați pe spate și da ordine). Doriți să motivați oamenii din echipa dvs. și ajutați și să-i inspire spre obiectivele echipei.

Abilități de management de bază necesare pentru regie

Când direcționați munca echipei, trebuie să:

• Oferiți o direcție clară pentru ca echipa să poată reuși
• Asigurați-vă că membrii echipei sunt clare cu privire la rolul pe care trebuie să-l joace pentru ca echipa să reușească
• Oferiți cea mai mică direcție echipei, astfel încât echipa să fie împuternicită să reușească
• Oferiți inspirație și urmărire pentru a menține prezența în sprijinul echipei

Control

Unii scriitori încearcă să „înmoaie” această abilitate de management de bază numind-o „coordonată” sau termeni similari. Termenul mai puternic, control, este totuși esențial, astfel încât managerul este capabil să controleze activitățile echipei.

În pașii de mai sus, ați planificat munca, ați organizat resursele pentru ca aceasta să se întâmple cel mai eficient și ați îndrumat echipa să înceapă lucrul. În etapa de control, monitorizați munca depusă. Comparați progresul real cu planul. Verificați dacă organizația funcționează așa cum ați proiectat-o.

Dacă totul merge bine, nu trebuie să faceți altceva decât să monitorizați. Cu toate acestea, asta se întâmplă rar. Un angajat se îmbolnăvește, sortarea bazei de date durează la fiecare iterație mai mult decât se prevedea, un concurent cheie le renunță prețurile, un incendiu distruge clădirea alăturată și trebuie să evacuezi câteva zile, sau un alt factor afectează planul tau.

Abilități de bază de management necesare pentru control

Când controlați munca, trebuie să:

• Monitorizați progresul echipei și al proiectelor
• Asigurați-vă că fiecare rol este îndeplinit de un angajat
• Stabiliți standarde de performanță și calitate
• Ajutați echipa să rezolve problemele și să elimine barierele din calea succesului lor
• Furnizați feedback cu privire la acțiunile întreprinse și progresul echipei
• Furnizați recompense și recunoaștere pentru succesele echipei și progres
• Faceți ajustări la deciziile luate în fazele de planificare, organizare și direcționare, după cum este necesar

Managerii controlează și instrumentele

În etapa de control, stabiliți standarde de performanță și calitate și apoi monitorizați pentru a vă asigura că acestea sunt îndeplinite. Aveți la dispoziție atât de multe instrumente câte lucruri trebuie să le monitorizați.

• Instrumente de programare: O serie de instrumente software vă permit să introduceți programul și apoi să actualizați în mod regulat progresul. Programul va evidenția modificările în program, astfel încât să puteți identifica măsurile corective de luat.
• Controale financiare: ca manager, vei avea de obicei un buget. Rapoartele de la Departamentul de Finanțe vă vor arăta cum cheltuielile dvs. (pe oameni și alte resurse) se potrivesc cu planul.
• Controlul oamenilor: trebuie să te asiguri că toți oamenii din echipa ta au performanțe conform planului. Dacă nu sunt, trebuie să găsiți și să remediați cauza. Nu înțeleg ei scopul? Nu au o resursă sau abilități de care au nevoie? Este sarcina prea mare pentru ei și trebuie modificată sau atribuită unei alte resurse? Meseria ta de manager înseamnă să oferi membrilor echipei feedback despre modul în care performanța lor îndeplinește planul. Când nu, trebuie să luați măsuri corective.