Când un apelant este în așteptare, 60 de secunde pot părea o eternitate. Pentru a ajuta la atenuarea acestei percepții, multe companii programează telefonul să redea muzică clasică liniștitoare sau un jazz plin de bucurie pentru a face așteptarea interminabilă să pară mai puțin obositoare.
În afară de asta, punerea pe cineva în așteptare într-un mod profesionist poate ajuta la temperarea oricărei frustrari și depinde de exercitarea unei politețe comune. Gândește-te cum ai vrea să fii tratat dacă ai fi la celălalt capăt al firului.
Eticheta potrivită pentru a pune un client în așteptare
- Explicați motivul pentru care trebuie să puneți apelantul în așteptare.
- Cereți numărul de telefon al persoanei, în cazul în care conversația este întreruptă.
- Promiteți să vă întoarceți într-un minut sau cea mai bună estimare a dvs. despre cât va dura reținerea. Dacă credeți că întârzierea va fi mai mare de câteva minute, cereți un număr și o oră la care puteți apela înapoi.
- Dacă, în ciuda eforturilor depuse, întârzierea durează mai mult decât era anticipat, faceți check-in cu apelantul, pentru ca acesta să nu se simtă abandonat. Din nou, oferă-i să-i suni înapoi, în loc să-i ții în brațe.
- Când reveniți la telefon, cereți scuze pentru inconvenient și mulțumiți apelantului pentru răbdare.
- Utilizați frecvent numele apelantului pentru a adăuga un sentiment de conexiune.
Lucruri de evitat atunci când puneți un client în așteptare
- Nu întrerupeți un apelant la mijlocul propoziției pentru a o pune în așteptare. Așteptați o pauză în conversație.
- Nu puneți niciodată pe cineva în așteptare fără să anunțați că veți face acest lucru. Întrebați-o dacă o puteți pune în așteptare, în loc să-i spuneți.
- Nu pune o persoană în așteptare de mai multe ori într-un singur apel.
- Nu lăsați apelantul în așteptare mai mult de două minute fără a face check-in.
- Să nu o faci niciodată să te sune înapoi; ar trebui să vă oferi întotdeauna să returnați apelul.
- Nu fi niciodată nepoliticos, oricât de supărat poate deveni un apelant.
Exemple de modalități de a pune un apelant în așteptare
Nu trebuie să urmați dialogul cuvânt cu cuvânt, dar aceste exemple de scenarii oferă o idee a modului profesional de a pune pe cineva în așteptare:
- „Domnule Smith, vă rog să vă așteptați în timp ce vă recuperez dosarul?” [pauză pentru un răspuns] „Mulțumesc. Mă întorc într-un minut." [întoarceți la apel] "Vă mulțumesc pentru așteptare, domnule Smith. Acum te pot ajuta.”
- „Doamnă Jones, voi verifica să văd dacă domnul Johnson este disponibil să vă preia apelul. Poți, te rog, să aștepți un minut?" [pauză pentru un răspuns] "Mulțumesc. Mă voi întoarce imediat.” [întoarceți la apel] „Îmi pare rău pentru neplăceri, doamnă Jones. Domnul Johnson nu este disponibil momentan. Pot să-l pun să te sune înapoi?"
Îmbunătățiți sistemul
Când vine vorba de ceea ce ascultătorii aud în timpul perioadei de reținere, nu trebuie să fii limitat de sistemul tău telefonic sau de opțiunile operatorului. În zilele noastre, există mai multe servicii în așteptare care vă permit să descărcați și să instalați muzică sau mesaje.
Fiind o opțiune și mai profesionistă și sofisticată, compania dvs. ar putea angaja o firmă pentru a dezvolta programare unică, personalizată în așteptare pentru telefoanele dvs. Poate include orice, de la cuvinte rostite până la fragmente de cântec. Firma care dezvoltă sunetul sau mesajul dvs. proprietar îl reîmprospătează sau chiar îl schimbă periodic.
