Evenimentele mici au mult mai multă flexibilitate atunci când vine vorba de oportunități cu locuri, activități și interacțiune. În cele din urmă, este pur și simplu mai ușor să lucrezi cu nevoile unui grup mai mic. Desigur, planificatorii trebuie încă să fie creativi dacă vrei ca ziua să curgă bine. O listă de verificare a detaliilor importante ajută la desfășurarea evenimentului și oferă o perspectivă valoroasă asupra a ceea ce poate funcționa mai bine data viitoare.
Începeți cu elementele de bază
Cele mai bune idei încep cu o bază solidă, așa că este important să stabiliți cadrul evenimentului dumneavoastră înainte de a privi prea departe. Lucruri precum datele, orele și itinerariile ar trebui finalizate înainte de a trece la orice detalii complicate. Asigurați-vă că utilizați numeroasele aplicații și programe gratuite utilizate pentru a urmări datele și apelurile necesare.
Alegeți locul potrivit
Veți avea mai ușor să găsiți o cameră pentru un grup mai mic, dar pragurile de capacitate vor fi mai strânse. Dacă evenimentul tău se extinde de la 50 de persoane la 100, s-ar putea să trebuiască să te muți într-o sală mai mare, în funcție de capacitățile locației tale. În general, este mai ușor să faci mai mic, așa că cumpără o cameră care poate găzdui cea mai mare proiecție de prezență și reduce-ți dacă este necesar, atâta timp cât nu afectează bugetul.
Elaborați o strategie de marketing
Chiar dacă găzduiți un „eveniment gratuit”, trebuie să îl prezentați într-un mod în care atrage înregistrări. Oamenii vor să știe cum vor beneficia de participarea la ocazie și modul în care vă exprimați invitațiile și materiale de marketing pot avea un impact mare asupra faptului dacă vor apărea sau nu. În timp ce evenimentul tău probabil sună interesant pentru tine, adevărata provocare este să-i entuziasmezi și pe alții.
Buget pe persoană
Singurul dezavantaj al evenimentelor mici este că de obicei costă mai mult de persoană, deoarece hotelul și catering prețurile scad pe măsură ce cantitățile cresc. Pentru a complica lucrurile și mai mult, o scădere cu 20% a numerelor pentru un eveniment mic are potențialul de a afecta starea prețurilor de grup. Având în vedere asta, vrei costuri bugetare per persoană sub cea mai mică cifră de prezență proiectată. Dacă faceți acest lucru cu precizie, atunci marja dvs. de profit va crește de fapt pentru fiecare persoană pe care o adăugați peste proiecție.
Joacă la punctele tale forte
Grupurile mici oferă mai multe oportunități pentru discuții organizate, așa că folosiți acest lucru în avantajul dvs. atunci când planificați itinerarul. Nu este foarte distractiv să fii „vorbit” toată ziua, motiv pentru care multe evenimente mici oferă sesiuni de grup sau opțiuni de evaziune. Chiar și proiectele de grup pot fi integrate în circumstanțe potrivite. Gândiți-vă la modalități de a vă implica participanții în dialog, deoarece acest lucru le va crește rata de reținere a fiecărei prezentări.
Includeți sesiuni de întrebări și răspunsuri și formulare de feedback
Cea mai bună modalitate de a obține un salt în planificarea următorului tău eveniment este să asculți feedback-ul de la cel actual. Lăsați suficient timp pentru întrebări la sfârșitul fiecărui segment. De asemenea, puteți pune întrebări din partea personalului dvs. pentru a începe conversația. Formularele de feedback sunt destul de ușor de inclus în pachetele de informații, dar asigurați-vă că instruiți participanții cum doriți să fie trimise.
Adăugați oportunități de rețea post-eveniment
O funcție bună de rețea poate adăuga o valoare extraordinară tuturor participanților. Dacă ați fost eficient în a stimula dialogul între participanți, atunci toată lumea ar trebui să știe câte ceva despre celălalt până la sfârșitul zilei. Întotdeauna ajută să faceți mâncare disponibilă la o asemenea funcție și poate doriți chiar să recrutați angajamente înainte de ziua evenimentului. După cum se spune, nimic nu atrage o mulțime ca o mulțime, așa că fiți proactiv în promovarea tuturor funcțiilor post-eveniment.
Evenimentele mici au potențialul de a fi o experiență bogată și plină de satisfacții pentru toată lumea, dar trebuie să planificați fiecare minut având în vedere publicul. Vestea bună este că devine mai ușor de fiecare dată, deoarece vei înțelege exact ce speră oaspeții tăi.
