Dacă aveți computere conectate la internet și angajații dvs. le folosesc, trebuie să implementați o politică de utilizare a computerelor, indiferent cât de mică este afacerea dvs. sau câți angajați aveți.
Termenul „utilizarea computerului” include activitățile angajaților dvs. și al altor persoane (antreprenori independenți, de exemplu) participați în timp ce utilizați software-ul computerului, hardware-ul și rețelele pentru afaceri și personale ale companiei scopuri.
O politică de utilizare a computerului este diferită de politica de rețele sociale a unei companii, care acoperă utilizarea de către angajați a dispozitivelor personale pentru trimiterea de mesaje text, rețelele sociale, trimiterea de fotografii sau alte activități conexe.
Legi federale importante privind criminalitatea informatică
Înainte de a crea o politică de utilizare a computerului, va trebui să cunoașteți legile majore privind computerele și internetul care vă afectează afacerea și angajații.
Legea privind frauda și abuzul informatic
Legea privind frauda și abuzul computerizat (CFAA), inițial adoptată în 1986, este o lege de securitate cibernetică care protejează computerele guvernamentale, calculatoarele băncilor și computerele conectate la internet. Legea protejează aceste computere de pătrundere, amenințări, daune și spionaj efectuate prin intruziuni computerizate, atacuri de denial of service, viruși și viermi. În special pentru companii, unele dintre cele mai importante infracțiuni cibernetice pe care le abordează CFAA sunt:
- Intrarea pe computer (hacking, de exemplu) care expune informațiile stocate.
- Comiterea de fraudă care implică acces neautorizat la un computer (aceasta include „apropiere, pătrundere în interior, comunicarea cu, stocarea datelor, preluarea datelor sau interceptarea și modificarea resurselor computerului fără consimțământ”).
- Amenințarea cu deteriorarea unui computer.
- Traficul de parole.
Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice
Electronic Communications Privacy Act din 1986 (ECPA) protejează, în general, conversațiile private ale unei persoane prin e-mail, conversații telefonice și date stocate electronic. Dar legea federală prevede că comunicarea nu este protejată dacă cel puțin una dintre persoane își dă consimțământul (un angajat poate fi singura persoană).
Unele legi de stat (cum ar fi Californiade exemplu) interzic înregistrarea conversațiilor cu excepția cazului în care toate părțile sunt de acord.
Alte legi federale privind criminalitatea informatică
Mai multe alte legi federale vă pot afecta afacerea dacă angajații folosesc computerul companiei dvs. în scopuri ilegale.
- Legile federale privind interceptările telefonice interzic utilizarea prin poștă sau prin cablu (inclusiv e-mail) în scopuri frauduloase sau înșelătoare.
- Legile drepturilor de autor interzic utilizarea ilegală a materialului protejat prin drepturi de autor pe internet.
- Legile federale privind pornografia infantilă interzic utilizarea computerelor pentru infracțiuni legate de pornografie.
Legile de stat privind criminalitatea informatică
Toate statele din SUA au propriile legi privind criminalitatea informatică, care se referă la acțiunile care distrug sau interferează cu funcționarea normală a unui sistem informatic.Conferința Națională a Legislativelor de Stat (NCSL) oferă o resursă care descompune tipurile specifice de legi privind criminalitatea informatică adoptate în fiecare stat.
Ce să includeți într-o politică de utilizare a computerului
Pentru a implementa o politică eficientă de utilizare a computerului pentru afacerea dvs., există câțiva pași importanți de urmat și linii directoare de luat în considerare.
- Începeți prin a include o listă detaliată a tuturor dispozitivelor, software-ului, conexiunilor și a altor echipamente și rețele electronice care sunt acoperite de politică atât pentru uz comercial, cât și pentru uz personal.
- Faceți angajaților conștienți de responsabilitatea lor pentru orice conținut – de afaceri și personal – stocat pe computerele companiei sau trimis altora. De exemplu, angajații ar trebui să fie conștienți de posibilitatea ca orice comunică pe computerele companiei să fie supus descoperire (colectarea de informații sau probe) în litigiu.
- Explicați angajaților că trebuie să respecte regulile companiei pentru descărcarea de software sau fișiere din Internet și modificarea sau ștergerea oricăror programe standard ale companiei (cum ar fi protecția împotriva virușilor). interzisă.
- Includeți o declarație privind drepturile de autor, care să explice că orice copiază angajații de pe internet în scopuri profesionale, cum ar fi imagini, text și grafice, poate face obiectul restricțiilor de utilizare ale legii drepturilor de autor. De asemenea, ați putea dori să le oferiți un rezumat despre ceea ce reprezintă utilizare potrivita a operelor protejate prin drepturi de autor.
- Explicați angajaților că nu există dreptul la confidențialitate în ceea ce privește informațiile sau fișierele stocate pe sistemele informatice ale companiei dvs., mesageria vocală, e-mailul sau alte resurse tehnice. Apoi, menționați că compania dumneavoastră își rezervă dreptul de a monitoriza, înregistra sau reglementa e-mailul și alte comunicații electronice pe computerele și rețelele companiei.
- Această declarație de politică este, de asemenea, un loc bun pentru a discuta despre parole, atât furnizate de companie, cât și personale, și despre restricțiile privind partajarea sau modificarea acestora.
- Poate doriți să stabiliți reguli specifice pentru utilizarea e-mailului, inclusiv limitarea sau interzicerea e-mailurilor personale pe computerele companiei dvs. Aceste reguli, la rândul lor, ar putea preveni hărțuirea, distribuirea de pornografie, intimidarea și mascarea (identificarea greșită a expeditorului de e-mail).
- Includeți penalități pentru încălcarea politicilor companiei dvs. și a tipurilor de utilizare abuzivă care pot fi urmărite penal conform politicilor dvs. interne, precum și a reglementărilor federale sau de stat. Vezi asta lista cu posibile încălcări de la Universitatea din California, Berkeley.
- Asigurați-vă că solicitați angajaților să citească și să semneze politica dvs. de utilizare a computerului la momentul angajării sau orientării. Includeți un formular de consimțământ pentru a permite companiei dvs. să monitorizeze și să obțină acces la fișierele computerului, dispozitivele de internet și conversațiile telefonice pe echipamentele deținute de compania dvs.
Dacă vă gândiți să instalați tehnologie de monitorizare a angajaților pentru a urmări utilizarea web, rețineți că există nu numai problemele etice care pot apărea, ci și cele juridice, deoarece legi precum ECPA reglementează acest tip de activitate.
De asemenea, CFAA interzice accesarea intenționată a unui computer fără autorizație, dar nu definește ce înseamnă „autorizare”. Definiți în mod clar ceea ce reprezintă utilizarea neautorizată (cum ar fi hărțuirea, intimidarea și irosirea resurselor computerizate) în politicile companiei dvs. și asigurați-vă că respectați legile federale și de stat.
Exemplu de politici pentru computere și internet
Dacă sunteți în căutarea unor șabloane sau resurse suplimentare care să vă ajute să elaborați o politică, există o varietate de opțiuni, inclusiv următoarele: șablon de politică de utilizare a computerului, a e-mailului și a internetului de la Society for Human Resource Management, o politică extinsă a Asociației pentru Creștere Corporativă care consideră toată proprietatea companiei inclusiv computere și un exemplu de politică de utilizare a computerelor furnizat de Asociația consilierilor corporativi.
Obțineți ajutor de la un avocat
Sugestiile de politici și exemplele de politici sunt doar linii directoare și nu sunt destinate să se aplice în orice situație. Fiecare situație de afaceri este diferită, iar legile privind utilizarea computerelor și confidențialitatea evoluează constant. Pentru a naviga între complexități și a vă asigura că politicile dvs. sunt clare, rezonabile și legale, obțineți ajutor de la un avocat cu experiență în dreptul muncii.
