Dacă aspirați să fiți avocat în exercițiu cu propriul birou de avocatură, trebuie să înțelegeți ce înregistrări trebuie să păstrați. Este posibil să fiți un expert în practica dreptului, dar este posibil să nu vă simțiți la fel de încrezător în cunoștințele dvs. de contabilitate. Înțelegerea elementelor fundamentale și utilizarea software-ului specializat de contabilitate vă pot menține practica în siguranță.
Sisteme de contabilitate
Un sistem de contabilitate bun pentru orice afacere mică va include controale interne puternice pentru a monitoriza atât veniturile, cât și cheltuielile. În calitate de avocat, trebuie să vă asigurați că sistemul dvs. de contabilitate are controale interne puternice, atât onorariile facturate, cât și costurile și cheltuielile avansate, pentru clienți.
Indiferent dacă facturile se bazează pe o anumită reținere, reținere anuală, taxă contingentă sau taxă de recomandare, taxa dvs. se bazează pe timpul petrecut pe proiectele clienților dvs. Acesta este motivul pentru care avocații mențin de obicei înregistrări detaliate pentru a urmări timpul petrecut cu cazurile.
Puteți utiliza sisteme manuale sau electronice pentru a vă urmări timpul și cheltuielile taxabile. Cardurile registrului client au fost folosite pentru a înregistra aceste informații înainte de apariția timp legal și software de facturare. Indiferent de metoda de păstrare a evidenței pe care o preferați, veți dori, de obicei, să vă înregistrați timpul petrecut cu problemele clienților, împreună cu orice cheltuieli taxabile.
Din când în când, puteți plăti cheltuielile în numele clientului dumneavoastră pentru taxele de înregistrare sau alte taxe. Majoritatea avocaților în practică înregistrează aceste costuri avansate în sistem într-un mod similar cu alte creanțe.
Software-ul de contabilitate va avea jurnale speciale pentru a înregistra un singur tip de tranzacție care apare frecvent. Pentru avocați, jurnalul de încasări în numerar va afișa o defalcare a (1) onorariilor primite și (2) rambursărilor de cheltuieli, inclusiv alocarea între cheltuielile generale plătite obișnuite și costurile clientului plătite. Complexitatea jurnalului de încasări de numerar va varia în funcție de mărimea firmei de avocatură, dintre care cel mai elementar este doar extrasul bancar și copiile cecului.
Înregistrări esențiale
Pe lângă înregistrările discutate mai sus, avocații mențin de obicei cel puțin următoarele:
- Agenda de intalniri: O agenda de întâlniri conține înregistrări ale întâlnirilor, de obicei într-un format de calendar.
- Jurnal de conturi de încasat: Jurnalul de conturi de creanțe arată creanțele facturate, dar neîncasate.
- Registre individuale ale clienților: Aceste conturi contabile includ o descriere a serviciilor prestate, taxe și credite, un rezumat al taxelor nefacturabile și facturilor finale.
- Înregistrări de timp ale cazului: Înregistrările de timp sunt înregistrate pentru fiecare client.
- Registrul cazurilor în curs: Acest registru rezumă orice activitate juridică în curs și este de obicei organizat după numele clienților.
- Rapoarte rezumative de timp: Rapoartele de timp pot fi de obicei sortate de avocat sau de client și conțin informații precum ora, datele de lucru, facturile și alte cheltuieli taxabile.
Acestea sunt cărțile și înregistrările de bază pe care majoritatea avocaților, indiferent de specialitate, le vor avea în dosar pentru firmele lor. Mulți avocați folosesc software de contabilitate și software de management al practicii juridice să-și păstreze registrele și registrele în formate electronice. În timp ce unele cabinete de avocatură folosesc QuickBooks, multe alte firme folosesc programe software juridice specifice industriei, cum ar fi Abacus Next, Clio sau ProLaw să-și gestioneze practicile.
NOTĂ: Acest articol este destinat numai în scopuri educaționale; ar trebui să vă consultați cu un profesionist fiscal pentru a discuta orice întrebări sau probleme pe care le aveți legate de contabilitate, de evidență sau de venituri.
