Fie că ești un planificator de evenimente corporative sau o persoană administrativă, cel elementele de bază ale planificării evenimentelor necesită abilități puternice de organizare, comunicare și documentare. Indiferent de nivelul tău de experiență, chiar și un pasionat de ospitalitate poate organiza un eveniment de afaceri uimitor, cu puțină creativitate și multă organizare pe parcurs. Dar când vine vorba de planificarea evenimentelor, în special pentru planificatorii de evenimente ocupați cu mai mult de un eveniment în cartea lor, a rămâne organizat poate fi un obstacol mai mare decât își dau seama majoritatea.
Cum rămân organizați planificatorii de evenimente
Organizarea este una dintre multele chei ale succesului pentru majoritatea organizatorilor de evenimente. Nu numai că stăpânirea abilităților organizatorice poate duce la mai puțin stres, dar îți poate spori și creativitatea ca eveniment planificator care vă permite să vedeți o imagine de ansamblu și să vă gândiți în afara cutiei, știind că aveți un mâner ferm asupra Detalii. Iată câteva modalități prin care planificatorii de evenimente de succes rămân organizați.
Creați linkuri de evenimente
Crearea de dosare de planificare a evenimentelor și evenimentelor este probabil cea mai eficientă modalitate de a rămâne organizat pentru planificarea seminariilor, conferințelor, formării interne, ședințe executive, și toate tipurile de evenimente. În timp ce mulți planificatori de evenimente trec la mai multe instrumente de organizare electronice și digitale, lianții fizice pot servi drept loc pentru cele mai importante detalii despre evenimente și programe. Păstrarea unor copii pe hârtie ale anumitor documente, note și alte detalii poate fi o salvare pe durata unui eveniment.
În mod ideal, fiecare eveniment și/sau program ar trebui să aibă propriul său liant. În funcție de complexitatea evenimentului dvs., liantul poate include mai multe secțiuni, inclusiv:
- Itinerar/Agendă
- Contacte cheie
- Participantii
- Comunicatii
- Contracte
- Comenzi pentru evenimente de banchet
- Divertisment
- Lista de cazare/camere
- Sosiri/plecari
- Activități
- Cadouri
- Buget
- Diverse
Odată cu planificarea evenimentului, binder-ul actualizat în mod regulat, veți partaja cu ușurință informații cu colegii și clienții interni, chiar dacă aceștia nu vă lasă mult timp să vă pregătiți.
Utilizați software de planificare a evenimentelor sau stocarea documentelor online
În timp ce dosarele dvs. de evenimente ar trebui să includă toate cele mai importante detalii ale fiecărui eveniment pe hârtie, restul notelor de referință, ideile și corespondența dvs. ar trebui să fie, de asemenea, organizate și împreună. Astăzi, mulți planificatori de evenimente folosesc software de planificare și gestionare a evenimentelor, dar mulți alții caută opțiuni de stocare a fișierelor online pentru a se menține organizați.
Instrumente online precum Google Drive și Dropbox pot oferi un loc organizat pentru tot felul de documente electronice, de la foi de calcul la facturi. Aceste instrumente vă permit să încărcați, să stocați și să organizați documente în fișiere și foldere online, unde pot fi accesate cu ușurință de oriunde. Puteți deschide documente pe laptop, smartphone sau tabletă. De asemenea, puteți atașa cu ușurință acele fișiere la e-mailuri sau puteți partaja documentul cu colegii, furnizorii și clienții. Poate fi soluția perfectă de organizare pentru planificatorii de evenimente care sunt mereu în mișcare.
Concluzia organizațională
În cele din urmă, modul în care vă organizați documentele, notele și corespondența depinde de dvs. Fiecare planificator de evenimente are un sistem diferit care funcționează pentru el și pentru evenimentele lor. Cel mai important factor ar trebui să fie întotdeauna accesibilitatea și disponibilitatea pentru informare. Așadar, asigurați-vă că, indiferent de sistemul pe care îl utilizați, puteți găsi rapid și ușor informațiile pe care le căutați.
