Dacă lucrați cu achiziții sau vânzări, inevitabil vei întâlni tranzacții EDI. Electronic Data Interchange, prescurtat în mod obișnuit la EDI, este un format standard pentru schimbul de date comerciale.
Tranzacțiile EDI sunt un tip de comerț electronic pe care companiile îl folosesc pentru tranzacții, cum ar fi atunci când o companie dorește să trimită electronic o comandă de cumpărare către alta. Tranzacțiile EDI au fost concepute pentru a fi independente de comunicațiile utilizate de companii sau de tehnologia software care generează datele EDI.
Formate EDI
EDI funcționează pe baza standardelor care determină modul în care trebuie formatat fiecare mesaj.
Există patru standarde EDI: UN/EDIFACT, care este singurul standard recunoscut la nivel internațional, utilizat mai ales în afara Americii de Nord; ANSI ASC X12, folosit în America de Nord, TRADACOM, folosit de companiile britanice de retail și ODETTE, care este folosit de producătorii auto europeni.
Implementarea EDI este importantă pentru companii ca poate reduce semnificativ costul de trimitere a documentelor.
Costuri EDI versus beneficii
O comandă de achiziție pe hârtie necesită resurse pentru a imprima documentul, pentru a-l trimite prin fax sau pentru a-l posta către furnizor. EDI trimite automat documentul electronic vânzătorului, reducând astfel costul de trimitere a PO. Studii privind economiile de costuri au fost realizate implementarea EDI, inclusiv un raport al grupului Aberdeen în 2008, care a subliniat că în SUA a costat 37,45 USD pentru a produce și trimite un PO de hârtie, în timp ce a costat doar 23,83 USD pentru a-l trimite folosind EDI.
Nu toate companiile folosesc EDI. Există un cost pentru implementarea și întreținerea tehnologiei necesare pentru a efectua EDI. Fiecare partener comercial cu care o companie dorește să folosească EDI poate necesita resurse pentru a se înființa, iar acest lucru poate fi prohibitiv pentru companiile mai mici sau companiile fără resurse tehnice.
Unele companii care pretind că folosesc EDI pot primi comenzi electronic, dar nu pot încărca automat acele comenzi în sistemele lor de vânzări. Comenzile EDI sunt tipărite și introduse manual în sistemele lor informatice.
Această situație este obișnuită în cazul în care companiile au sisteme de comenzi vechi care nu au capacitatea de a accepta sau genera comenzi EDI.
EDI Cum funcționează
Există mai multe moduri în care mesajele EDI sunt transmise între partenerii comerciali. Cea mai comună metodă a fost utilizarea unei rețele cu valoare adăugată sau VAN. Acest lucru a permis companiilor să trimită o transmisie care a fost apoi revizuită de către VAN și apoi trimisă destinatarului corect.
Mai recent, se utilizează o nouă metodă de transmitere EDI. Acesta se numește AS2, care înseamnă Declarația de aplicabilitate 2 și a fost susținut de Wal-Mart, care solicită tuturor furnizorilor săi să folosească această metodă. Folosind AS2, documentele EDI sunt transmise prin internet, iar securitatea documentului este realizată prin criptare și utilizarea certificatelor digitale.
Există zeci de documente EDI care pot fi implementate de o companie și de partenerii lor comerciali. Conform standardului ANSI ASC X12, documentele EDI fac parte dintr-o serie, de exemplu, cum ar fi o serie de comenzi, o serie de depozitare sau o serie financiară.
În plus, o serie de serii care se referă la industrii specifice, cum ar fi guvern, asigurări, credit ipotecar și auto.
Multe companii vor implementa doar un număr mic de documente EDI cu partenerii lor comerciali, de obicei în seria de comandă, seria de manipulare a materialelor și seria de livrare.
De exemplu, o companie care implementează EDI între ei și o companie terță de logistică poate implementa doar cinci documente EDI, cum ar fi un EDI 940 pentru o comandă de expediere în depozit, EDI 943 pentru un sfat de transfer de stoc în depozit, EDI 944 pentru un sfat de primire de transfer de stoc în depozit, EDI 945 pentru un sfat de expediere în depozit și EDI 947 pentru o ajustare a stocului în depozit sfat.
Tranzacții EDI utilizate frecvent în lanțul de aprovizionare
753 Solicitare instrucțiuni de rutare.
754 Instrucțiuni de rutare.
816 Relații organizaționale.
818 Raport de vânzări comision.
830 Planning Schedule w/ Release Capability.
832 Catalog Pret/Vânzări.
840 Cerere de ofertă.
841 Specificații/Informații tehnice.
842 Raport de neconformitate.
843 Răspuns la cererea de ofertă.
845 Confirmare/Stare autorizare preț.
846 Cerere de inventar/Consiliere.
847 Revendicare materială.
848 Fisa cu date de securitate a materialelor.
850 Comandă de achiziție.
851 Programul activelor.
852 Date despre activitatea produsului.
853 Instrucțiuni de rutare și transportator.
855 Confirmarea comenzii de achiziție.
856 Notificare/Manifest de navă.
857 Notificare de expediere și facturare.
860 Solicitare de modificare a comenzii de achiziție – Inițiată de cumpărător.
861 Primire aviz/certificat de acceptare.
862 Program de livrare.
863 Raportul rezultatelor testelor.
865 Confirmare/Solicitare de modificare a comenzii de achiziție – Inițiată de vânzător.
866 Secvență de producție.
869 Întrebare privind starea comenzii.
870 Raport privind starea comenzii.
873 Servicii de circulație a mărfurilor.
874 Răspunsul serviciilor de circulație a mărfurilor.
878 Autorizarea/Deautorizarea produsului.
879 Informații despre preț.
882 Informații rezumate privind livrarea directă în magazin.
885 Caracteristicile contului de retail.
888 Întreținere articol.
889 Anunț de promovare.
890 Managementul contractelor și rabaturilor.
893 Solicitare de informații despre articol.
895 Livrare/Retur Confirmare sau Ajustare.
940 Comanda de livrare la depozit.
943 Sfat de livrare pentru transferul stocurilor din depozit.
944 Aviz de primire transfer stoc depozit.
945 Consiliere de expediere în depozit.
947 Sfaturi pentru ajustarea inventarului depozitului.
