Este trimiterea scrisorilor de colectare o provocare pentru afacerea dvs. mică? Nu esti singur. Mulți proprietari de afaceri nu știu cum să scrie un text eficient scrisoare de colectare sau au o mostră pe care o pot folosi ca referință.
Scrisorile de colectare ar trebui să facă două lucruri: 1) să păstreze bunăvoința clienților și 2) să vă ajute să fiți plătit.
O scrisoare de colectare funcționează atunci când are ca rezultat plăți sau aranjamente de plată din partea clienților dvs. Dacă trimiteți scrisori de colectare și nu primiți niciun răspuns, este timpul să vă reelaborați șablonul de scrisoare de colectare.
Pentru a înțelege cele mai bune practici de creare a scrisorilor, un exemplu de scrisoare de colectare este disponibil mai jos.
Când să folosiți o scrisoare de colecție
Colectarea începe atunci când trimiteți factura, care ar trebui să aibă o dată scadentă pentru plată. Când acea dată trece, este timpul să începeți să vă gândiți la continuarea cu o scrisoare de colectare. Nu așteptați prea mult. Este mai bine să trimiteți o notificare de memento mai devreme decât mai târziu. Amintiți-vă, aceștia sunt bani care vi se datorează. Cu cât amânați mai mult colectarea acestuia, cu atât poate pune mai multă presiune asupra afacerii dvs.
Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți, utilizați modelul de șablon de mai jos.
Exemplu de scrisoare de colectare
ian. 8, 2021.
Franks Plumbing
Strada Principală 123
Oriunde, NH 05000.
# cont sau # factură: 123
Sold datorat sau sold restante: 100,00 USD.
Dragă Jim,
Acesta este un memento că soldul contului dvs. de 100,00 USD era restante din noiembrie. 28, 2020.
Vă rugăm să plătiți această sumă astăzi, am atașat un plic de plată ștampilat pentru confortul dumneavoastră.
Va multumim pentru plata efectuata.
Cu sinceritate,
Frank Smith
Franks Plumbing.
După cum puteți vedea din exemplul de scrisoare de colectare de mai sus, cele mai eficiente scrisori de colectare sunt scurte, la obiect și ușor de citit. Încercați să evitați cuvintele și propozițiile lungi sau confuze. Scrisoarea mai directă duce la mai puține neînțelegeri.
Sfaturi pentru scrisori de colecție
Scrisoarea dvs. de colectare ar trebui:
- Spune motivul scrisorii tale în prima propoziție
- Explicați mai multe despre prima propoziție din a doua propoziție
- Propune o soluție
- Mulțumiți destinatarului
Scrisoarea dvs. de colectare este o reflectare a afacerii dvs., așa că păstrați-o profesională și asigurați-vă că semnați fiecare scrisoare personal. Amintiți-vă că scrisoarea dvs. este pentru a convinge pe cineva să vă trimită bani. Formularea și tonul dvs. sunt esențiale, mai ales dacă acesta este un client cu care doriți să continuați să faceți afaceri. Presupuneți întotdeauna că clientul va plăti.
Anexarea unui plic pentru plată este, de asemenea, o idee bună. Dacă puteți include taxele poștale pe plicul de plată, este mai bine. Cu cât faceți mai ușor pentru client să efectueze plata, cu atât sunt mai mari șansele dvs. de a fi plătit.
