În timp ce planificatorii de evenimente sunt de obicei bine versați în toate aspectele planificării evenimentelor, uneori au nevoie de ajutor atunci când vine vorba de scris scrisori formale, e-mailuri sau alte materiale pentru un eveniment viitor. Unul dintre cele mai importante elemente pe care le vor încerca planificatorii de evenimente este o scrisoare de bun venit pentru oaspeții unui călătorie de stimulare.
Scrisoarea de bun venit face exact ceea ce spune: primește oaspeții la eveniment. Nu trebuie să fie perceput în niciun fel ca complicat. De fapt, dacă este scrisă corect, scrisoarea de bun venit ar trebui să fie simplă și la obiect. În mod ideal, o scrisoare de bun venit este scrisă pe antetul oficial al unei organizații.
Detalii despre o călătorie de stimulare
O călătorie de stimulare este un eveniment sau o călătorie planificată care este folosită pentru a convinge oamenii să atingă anumite obiective de afaceri. Adesea, călătoria de stimulare este o recompensă pentru un agent de vânzări sau alt tip de profesionist pentru atingerea unei anumite etape. De obicei, obiectivele stabilite sunt legate de vânzări și dezvoltarea afacerii, dar directorii și managerii au folosit aceste tipuri de stimulente pentru orice număr de obiective de afaceri profitabile.
Elementele unei scrisori de bun venit
O scrisoare de bun venit pentru o călătorie de stimulare nu este atât de diferită de alte scrisori formale de bun venit, ci după citind-o, un oaspete ar trebui să știe la ce să se aștepte și pe cine să contacteze pentru întrebări sau pentru orice problemă care apărea.
O scrisoare bună de bun venit va include data la care este scrisă și un salut adecvat (cât de formală este va depinde de relația dintre firma sau scriitorul scrisorii cu destinatarul).
Primul paragraf al scrisorii ar trebui să transmită salutul de bun venit, al doilea paragraf ar trebui să includă informații despre ordinea de zi și orice detalii importante despre locație sau cerințele pe care oaspeții trebuie să le cunoască (de exemplu, va trebui să le aibă pașaport?).
În cele din urmă, paragraful de închidere ar trebui să transmită apreciere (fie din partea autorului scrisorii, fie din partea companiei) invitatului/destinatarului. Din nou, dacă este formal sau ocazional este determinat de circumstanțe. Acest paragraf este urmat de o linie de semnătură de la gazda evenimentului, inclusiv un titlu.
De obicei, dacă alegeți să personalizați scrisoarea, este util să introduceți programul evenimentului în scrisoare. Acest lucru este opțional. Dacă faceți acest lucru, asigurați-vă că aceste detalii sunt inserate și enumerate după al doilea paragraf și menționate ca atare.
Exemplu de scrisoare de bun venit
[INSERATE DATA]
Stimate [NUME sau TITLUL EVENIMENTULUI Participant]
Ne bucurăm că ne poți alătura și sperăm că șederea ta la [RESORT] din [DESTINATION] este atât revigorantă, cât și educativă.
Avem o agendă completă în următoarele [NUMĂR] zile, așa că vă rugăm să acordați câteva minute pentru a citi informațiile din acest pachet. Acesta include itinerarul nostru și alte informații importante.
Așteptăm cu nerăbdare să petrecem acest timp cu tine în [FRAZĂ SCURTĂ PENTRU A DESCRIERE DESTINAȚIA].
Dacă putem face ceva pentru a vă face șederea mai plăcută, vă rugăm să ne anunțați. Vă mulțumim că v-ați alăturat [EVENT TITLE].
Cu sinceritate,
[NUME OFICIAL GAZDE]
[TITLU]
[ORGANIZARE]
Una dintre cele mai frecvente greșeli la evenimentele de stimulare este eșecul de a urmări participanții ulterior. Organizarea unui eveniment de stimulare eficient poate fi o tactică solidă pentru a crește moralul și performanța angajaților, nu doar pentru a recompensa munca bună din trecut. Prin urmare, este important să cereți feedback pentru a vă asigura că călătoriile viitoare au succes.
