Majoritatea comercianților cu amănuntul sunt obligați, prin normele fiscale sau contabile, să furnizeze o valoare exactă la îndemână a mărfurilor din magazinele lor, numărând fizic tot inventarul. Deși magazinul de vânzare cu amănuntul poate folosi un sistem de inventariere perpetuă sau alt software pentru a ține evidența tuturor articolelor, poate fi totuși necesar să contorizeze fizic tot inventarul.
Iată cum să efectuați un inventar fizic cu cât mai puțină întrerupere și cu cât mai multă acuratețe posibil. Aceste sfaturi vor face procesul mai simplu și mai precis pentru antreprenori și personalul lor.
Cum se numără inventarul
Umpleți rafturile cu mărfuri din depozit. Încercați să curățați cât mai mult inventar din camera din spate. Asigurați-vă că nu există marfă sub ambalajele de numerar, în birou sau în orice altă locație. Nu vrei să apară mai târziu nicio surpriză și mărfuri nesocotite.
Pentru a efectua numărarea stocurilor fizice cât mai repede posibil, programați o perioadă în care vânzările sunt lente și nivelurile stocurilor sunt scăzute. Într-o notă conexă, finalizați o zonare completă (recuperare) sau îndreptare a magazinului înainte de inventarul fizic, astfel încât toate produsele să fie îngrijite și ordonate pentru o numărare ușoară. Contabilizarea mărfurilor atunci când stocul este scăzut și magazinul este ordonat este cea mai bună șansă pentru a avea un număr bun de inventar.
Dacă a fost angajat un serviciu de inventariere pentru a face inventarul fizic, urmați ghidul pe care îl oferă și pregătiți magazinul conform instrucțiunilor lor. Pe de altă parte, dacă inventarul fizic este efectuat de către angajații magazinului, întâlniți-vă cu personalul pentru a explica procesul de numărare a stocurilor.
Managerul magazinului ar trebui să verifice la fața locului câteva dintre foile de numărare pentru a verifica acuratețea numărării de către angajați. Alocați fiecărui angajat o locație și furnizați foi de numărare a inventarului pre-numerotate care detaliază inventarul cu numele articolului, prețul și nivelul inventarului. Asigurați-vă că echipa de inventariere include mai multe persoane și că au creioane cu radiere pentru a corecta cu ușurință greșelile.
Dacă aveți vreun motiv să vă îndoiți de capacitatea personalului dvs. de a realiza cu succes un inventar fizic, este posibil să doriți să vă urmați instinctul și să mergeți cu un serviciu de inventariere. Mai bine să te asiguri decât să-ți pară rău când vine vorba de un proces atât de obositor.
Când apar discrepanțe
Persoanele care efectuează inventarul trebuie să numere fiecare articol de pe foaia lor și să înregistreze doar cantitățile exacte. Când contorizarea inventarului fizic este finalizată, comparați numărul fizic cu înregistrarea inventarului perpetuu.
Discrepanțele ar trebui investigate și rezolvate în continuare. O renumărătoare poate fi solicitată de către o altă echipă de numărare pentru orice discrepanță majoră. Dacă ați decis să folosiți propriul personal mai degrabă decât un serviciu de inventariere, o discrepanță în numărare poate fi un semnal roșu că cineva a aruncat mingea. O renumărare care nu duce la discrepanțe este o opțiune pe care trebuie să vă asigurați că eroarea este remediată.
Când procesul de inventar se încheie
La sfârșitul procesului de inventariere, ajustați înregistrarea stocului perpetuu pentru fiecare articol rând pentru a reflecta cantitatea și valoarea stocului fizic. Etichetele care arată zonele finalizate ar trebui să fie de ajutor în acest sens.
