Un document de informare este un document informativ furnizat adesea cu un comunicat de presă, un aviz de presă sau ca parte a unui kit media mai mare. Documentul de informare oferă presei sau altor părți interesate un context mai detaliat despre o problemă, eveniment, persoană de interes sau lansare. Cum să scrii un document de informare este o abilitate pe care mulți scriitori independenți și scriitori de PR ar trebui să o cunoască.
Este furnizat deoarece alte documente de presă sau media, cum ar fi avizele media și comunicatele de presă, sunt în mod necesar menținute scurte și succinte. Documentul de informare oferă mai multe informații jurnalistului sau instituției de presă fără a compromite lizibilitatea sau formatul standard al avizului de presă sau al comunicatului de presă.
Cum se scrie un document de fundal
Pentru a scrie un document de informare, începeți cu o scurtă introducere a subiectului în cauză. Apoi, introduceți subtitrări pe baza informațiilor suplimentare pe care doriți să le furnizați media. Mai jos sunt enumerate câteva exemple de subtitrări sau subsecțiuni obișnuite. În sfârșit, completați informațiile potrivite în subsecțiunile dvs.
Deoarece majoritatea documentelor dvs. vor fi destinate organizațiilor media, scrieți documentul conform stilului AP. Rețineți că scrieți pentru profesioniști ocupați, așa că folosiți amplu subtitluri și grafice ușor de consultat. Cercetarea dvs. poate implica intervievarea clientului dvs sau alți membri ai organizației. Cercetările exterioare ar trebui să fie mult citate în documentul de bază, deoarece jurnaliştii vor dori adesea să urmărească şi să verifice informaţiile dumneavoastră.
Luați în considerare editarea documentului de fundal în funcție de canalul media vizat. Gândiți-vă care este media dvs. ideală pentru evenimentul sau lansarea la care lucrați și apoi gândiți-vă dacă ar fi mai multe interesat de istoria evenimentului dvs., de rolurile oamenilor din organizație sau de aplicabilitatea geografică a lucrării la mana.
În ciuda sugestiilor de mai sus, documentele de bază – ca toate lucrările destinate jurnaliştilor – ar trebui să fie scurte. Ultimul lucru pe care un scriitor de PR vrea să-l facă este să-și piardă interesul presei.
Părți ale unui document de fundal
Secțiunile tipice ale unui document de informare pot include o istorie a organizației, evenimentului sau subiectului în cauză și statistici aplicabile sau alte date. Aceasta poate include numele, descrierile și calificările unor oameni importanți din cadrul organizației.
Pot fi incluse declarații directe despre motivul pentru care evenimentul sau problema este aplicabilă, precum și geografic sau populație date legate de problemă și câteva vignete emoționante și interesante pe care jurnalistul le-ar putea folosi pentru a le crea poveste.
Scriitori independenți și documentare
Scriitorii independenți pot întâlni nevoia de a scrie un document de informare pentru clienții care caută atenția mass-media, fie că este vorba despre o startup, o organizație non-profit sau o afacere în general. S-ar putea să fiți angajat să scrieți doar un document de informare, dar este mai probabil ca clientul dvs. să aibă nevoie de mai multe tipuri diferite de documente orientate pe media, dacă nu de un kit media complet. Din nou, nevoia de documente media apare adesea în timpul unei lansări, eveniment sau conferință de presă, deși nu este întotdeauna cazul.
Cum să utilizați un fundal
Documentele de referință pot fi utilizate ca parte a unui kit media, cum ar fi unul stocat pe site-ul web al unei organizații sau distribuit pe hârtie în timpul unui eveniment de presă. Rețineți că acest lucru înseamnă că ar trebui să se descurce bine în format tipărit și electronic.
Ele sunt adesea folosite împreună cu evenimente de presă, cum ar fi mitinguri organizate sau conferințe de presă. Din nou, acestea sunt, în general, furnizate cu câteva alte documente ca parte a unui kit media sau a unui kit de presă.
Ele pot fi folosite și în alte moduri, cum ar fi o modalitate de a prezenta o nouă organizație, o problemă sau un eveniment în mass-media sau ca o bază de contact pentru puncte de discuție.
Nume de fundal
Documentele de referință pot fi adesea menționate prin alți termeni. De exemplu, acestea pot fi combinate sau confundate cu o fișă informativă. Sunt folosite cel mai adesea ca parte a unui kit media mai mare.
