Cifrele contează atunci când conduceți o afacere de succes în catering. Dacă ești nou la planificarea evenimentului, această realizare s-ar putea să vă surprindă, dar adevărul este că cifrele conduc în mare măsură lumea cateringului.
Numărul de oaspeți, mărimea porțiilor și data livrării, toate factorii în profitabilitatea serviciului alimentar și chiar și schimbările mici ale numărului pot face o mare diferență atunci când vine vorba de a servi cina la sute de vizitatori.
Din această cauză, planificatorii de întâlniri au nevoie de o înțelegere fermă a numerelor de catering pentru a asigura calitatea alimentelor și pentru a evita taxele de penalizare.
Număr estimat
Este numărul de invitați în jurul căruia îți construiești inițial proiecțiile evenimentului. Nu există nicio obligație reală cu numărul estimat, deoarece este mai mult un „număr de lucru” folosit pentru a estima costurile și nevoile de personal. Aceste numere vor determina, de asemenea, alegerea locului și, probabil, stilul de serviciu pe care îl alegeți.
Număr așteptat
Numărarea așteptată este trimisă cu două sau trei săptămâni înainte de un eveniment. Reprezintă un număr mai precis al oaspeților anticipați și este legat prin contract de numărul final.
Fiecare operațiune de catering are politici pentru numărul așteptat, dar, în general, nu ar trebui să se abate cu mai mult de 15% din numărul final.
Numărarea finală sau Numărarea garantată
Numărul dvs. final este numărul de mese pentru oaspeți pentru care veți plăti. De asemenea, reprezintă numărul de aranjamente și dimensiunea echipei de catering pentru cameră.
Orice modificare adusă acestui număr după data scadentă poate genera penalități sau taxe de întârziere. Astfel, este important ca planificatorul să stabilească o dată RSVP care să fie înainte de termenul limită de garanție.
Procentaj de picături
Există două unghiuri pentru a scădea procentele. Primul este calculat prin catering pentru a vedea cât de mult din numărul dvs. final a scăzut față de numărul așteptat. Dacă procentul este prea mare (peste 20%), atunci poate fi emisă o taxă de penalizare pentru a acoperi cheltuielile legate de personalul și comenzile de aprovizionare.
Planificatorii folosesc procentele de scădere pentru a estima la câte „neprezentări” la care se așteaptă. O rată de scădere de 2% este aproximativ medie pentru evenimentele plătite sau cu bilet. Această medie poate urca peste 5% pentru evenimentele care sunt gratuite. După cum vă puteți imagina, participanții sunt mai probabil să se arate când au bani investiți într-un eveniment.
Carduri de masă
Unii planificatori oferă mai mult de o intrare la mesele formale, iar acest lucru creează o altă cerință de calcul. Hotelurile și centrele de banchete nu vor să rămână blocate să ghicească câți oaspeți vor alege friptura sau puiul, așa că este la latitudinea planificatorilor să obțină numărătoare precise pentru fiecare alegere prin sistemul lor de RSVP.
În ziua evenimentului, fiecare participant ar trebui să primească un card de masă colorat pe care îl poate pune pe masă, astfel încât serverele să știe automat ce fel de mâncare au comandat.
Bilete de băutură
Planificatorii de evenimente pot folosi bilete de băutură pentru controlează costurile de a rula un open bar. Se realizează oferind fiecărui oaspete unul sau două bilete de băutură la înregistrare. Barmanul va accepta biletele în schimbul unei băuturi. Oaspeții care aleg să bea dincolo de alocația de bilet pot plăti cash.
Un lucru de remarcat despre biletele de băutură este că locația vă va percepe băutura cu cel mai mare preț per bilet. Din acest motiv, este logic să utilizați acest sistem cu un bar cu bere și vin sau casă, deoarece selecțiile vor avea prețuri mai apropiate.
Lucrați cu sistemul
În cele din urmă, este la latitudinea planificatorului de evenimente să furnizeze contorizări precise departamentului de catering. Acei planificatori care ignoră politicile și termenele emise de furnizorii lor pot ajunge să plătească mai mult decât ar trebui sub formă de penalități și alte taxe.
Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să citiți politicile de catering înainte de a planifica evenimentul. Urmând aceasta, o regulă simplă vă va ajuta să alegeți datele și costurile cele mai potrivite pentru a le transfera invitaților.
