Бухгалтерский учет — это любой документ, используемый бухгалтером для отслеживания транзакций бизнеса. Бухгалтерский учет включает в себя все дебеты и кредиты, с которыми сталкивается бизнес, а также сведения о субъекте на другой стороне этих транзакций.
Узнайте, как использовать бухгалтерский журнал для улучшения вашего бизнеса.
Что такое бухгалтерский журнал?
Бухгалтерский журнал — это именно то, на что он похож — это место для записи подробностей всех финансовых операций. операции вашего бизнеса, включая стороны сделки и какие из ваших счетов эти сделки влияют. Эта запись может храниться в виде книги, электронной таблицы или бухгалтерского программного обеспечения. Он содержит всю записанную информацию о финансовых транзакциях о бизнесе.
- Альтернативное имя: Книга первой записи
Бухгалтерский журнал — это место, где вы собираете всю важную информацию о продажах бизнеса, долгах, расходах и других транзакциях.
Как работает бухгалтерский журнал?
Новые владельцы бизнеса и стремящиеся предприниматели
Это отслеживание должно начинаться, как только вы открываете свои двери для клиентов или заказчиков, если не раньше. В противном случае вы рискуете забыть задокументировать важную информацию.
Ведение бухгалтерского журнала может предотвратить перерасход средств в одних областях или недорасход в других. Это также может помешать вам (и вашим руководителям) перерасходовать средства и помочь вам обнаружить любые нарушения до того, как они выйдут из-под контроля. Короче говоря, хотя это всего лишь простая книга или электронная таблица, сохраненная на вашем компьютере, бухгалтерский журнал может предотвратить распространение потенциального кризиса, и это может даже помочь предотвратить начало этих кризисов в первые место.
До компьютеров бухгалтерский журнал представлял собой физический журнал с несколькими столбцами для записи финансовых операций компании. Сегодня большинство предприятий используют какое-либо программное обеспечение для финансового учета для записи и управления своими бизнес-транзакциями.
Бухгалтерский журнал создается путем ввода информации из квитанций, квитанций о продаже, кассовых лент, счетов-фактур и других источников данных, которые показывают произошедшие финансовые операции. Эти транзакции включают не только продажи и покупку инвентаря, они также должны включать возвращенный, поврежденный или украденный инвентарь. Хозяйственные операции должны быть представлены в журнале в хронологическом порядке.
По мере записи транзакции назначаются определенному классу бухгалтерской книги с использованием номера «плана счетов». Это упрощает поиск и учет информации, необходимой для подготовки отчетов о прибылях и убытках, финансовых отчетов и других важных финансовых отчетов. Некоторым предприятиям полезно иметь несколько журналов. Таким образом, они могут разделить эти транзакции по классу реестра.
Тем не менее, если вы решите разделить классы бухгалтерских книг по журналам, по-прежнему рекомендуется иметь один централизованный журнал, который отслеживает хотя бы самые основные данные обо всех типах транзакций. Это позволяет вам извлекать специализированную информацию из соответствующей бухгалтерской книги, в то же время имея возможность быстро оценить свое общее финансовое положение в общей бухгалтерской книге.
Двойная или однократная запись?
Важно заранее определить, какой стиль входа будет у вашего бизнеса. Записи могут быть зарегистрированы с использованием либо метода двойной записи, либо метода одиночной записи в бухгалтерском учете. Различия довольно очевидны: бухгалтерия с одной записью записывает только одну запись на транзакцию, в то время как двойная бухгалтерия регистрирует каждую транзакцию дважды, отмечая как дебетовую, так и кредитовую сторону счета. сделка.
В конечном счете, не столь важно, какой метод вы выберете, чем убедиться, что все, кто делает записи в журнале, придерживаются одних и тех же согласованных правил, чтобы избежать путаницы. Каждая перечисленная транзакция называется записью в журнале. Затем информация из журнала заносится в бухгалтерские книги.
Кто имеет доступ?
Если вы еще не начали свой бизнес, подумайте, кому из сотрудников вашей компании вы хотите предоставить доступ к своему бухгалтерскому журналу. Очевидно, это должны быть только люди, которым вы доверяете. Эти люди также должны иметь определенные финансовые или управленческие роли в вашей организации. Это определенно ситуация, в которой меньше значит больше. Это может означать предоставление доступа только вашему финансовому директору или казначею, или — в более простой организации — вашему бухгалтеру.
Хотя вы не хотите, чтобы слишком много людей имели доступ к вашему бухгалтерскому журналу, это также плохая идея, чтобы только один человек мог контролировать его. По крайней мере, несколько человек должны знать содержание журнала, чтобы предотвратить любые нецелевые расходы, дефицит бюджета или другие финансовые оплошности, которые могут нанести ущерб финансам вашей компании.
Ключевые выводы
- Бухгалтерский учет — это документ, электронная таблица, программное обеспечение или любое другое место, где регистрируются операции вашего бизнеса.
- Бухгалтерские журналы помогают обеспечить прозрачность, точное соблюдение налогового законодательства и крепкое финансовое здоровье.
- Существует большая гибкость в том, как записывать операции в бухгалтерских журналах, и никто стратегия обязательно лучше другой, если все в бизнесе используют одну и ту же система.
