Если вы задумываетесь о карьере планировщик мероприятий, либо в качестве независимой организации, либо в компании по планированию мероприятий, убедитесь, что вы подходите для этой роли. Большинство успешный Организаторы мероприятий обладают впечатляющим набором навыков. Ниже приведены пять навыков планирования мероприятий, которыми вы будете пользоваться на регулярной основе. Эти навыки могут сделать или разрушить ваш успех.
Организаторы мероприятий хорошо организованы
В планировании мероприятий успех кроется в деталях. А их много! Отслеживание множества задач, нескольких поставщиков и постоянное изменение списков дел одновременно — при этом ваш клиент остается довольным — может быть сложным для одних и пугающим для других.
Существование высокоорганизованный является обязательным условием успешного планирования мероприятий. Для тех, кто составляет и управляет списками дел в своей личной жизни, быть организованным может быть естественным. Другим, кто изо всех сил пытается запомнить сроки или забрать вещи из химчистки, организация может потребовать больше усилий.
Планировщики событий могут управлять одним событием за раз или находиться на этапах планирования нескольких событий одновременно. На планирование некоторых мероприятий, таких как ежегодные конференции, уходит больше года, поэтому организаторы мероприятий должны оставаться организованными в течение длительного времени.
Существует множество организационных инструментов для организаторов мероприятий: от программного обеспечения, отслеживающего регистрацию, до шаблонов форм и электронных таблиц. планирование мероприятий контрольный список который настраивается для каждого проекта, является одним из самых ценных инструментов, которые вы можете иметь, независимо от ваших природных организационных способностей.
Выясните организационную систему, которая лучше всего подходит для вас, потому что организованность имеет решающее значение для карьеры организатора мероприятий.
Организаторы мероприятий индивидуальны
Что общего у всех событий? Люди. Успешные организаторы мероприятий — представительные, привлекательные, хорошие собеседники и отличные слушатели. Планирование мероприятий — это социальная профессия, поскольку результат — само мероприятие — будет включать в себя группу людей, большую или маленькую. Понимать людей и получать удовольствие от общения с ними — часть работы.
Это не означает, что как организатор мероприятий вы будете проводить большую часть своего дня за обедами для клиентов и за коктейлями на светских мероприятиях. Планирование мероприятий — тяжелая работа, и большая ее часть проводится за столом с телефоном или компьютером; тем не менее, представительное поведение является обязательным при решении одной из этих распространенных задач по планированию мероприятий:
- Переговоры с отелями
- Обсуждение меню с менеджерами кейтеринга
- Встреча с продавцами
- Презентация идеи вашего мероприятия потенциальному клиенту
- Сеть в любое время и в любом месте
- Контроль персонала мероприятия
- Работа на вашем мероприятии и взаимодействие с гостями и работниками
В повседневной жизни большинство из нас помнит приятных, готовых помочь людей, с которыми мы общаемся, и это взаимодействие может сделать опыт более конструктивным для обеих сторон. Знание того, как относиться к разным личностям, как общаться с кем-то и производить положительное впечатление, является ключом к успеху. Никто не хочет работать или помогать кому-то, с кем трудно говорить, трудно понять, кто груб и непрофессионален в любом случае, поэтому считайте умение быть представительным важным навыком планирования мероприятий.
Слушайте и общайтесь четко
Отличный навыки коммуникации необходимы во многих профессиях. При планировании мероприятий недопонимание может привести к многочисленным проблемам как для организатора мероприятия, так и для клиента, а простое непонимание может привести к катастрофическим последствиям. Поэтому умение слушать имеет решающее значение для понимания потребностей клиента.
Вот несколько примеров коммуникации и того, как эти навыки планирования событий используются при планировании мероприятий:
Письменное сообщение:
- Письмо предложения мероприятий для будущего клиента
- Создание материалов для продвижения вашей фирмы
- Заключение договоров для клиентов и поставщиков
- Составление благодарственных записок приглашенным спикерам и VIP-персонам
Вербальная коммуникация:
- Способность объяснить масштаб и цель мероприятия
- Эффективное донесение ваших идей до руководителя, клиента или поставщика
- Понимание и обработка предоставленной информации, такой как проблемы клиента или вопросы от поставщика общественного питания.
- Умело согласовывать тарифы на отели, контактные данные или дополнительные услуги от поставщика.
Организаторы мероприятий креативны
У успешных организаторов мероприятий есть идеи — их много. И с этим творчеством приходит способность превратить идею во что-то осязаемое. Организаторы мероприятий могут взять видение и воплотить его в жизнь. От разработки уникальной темы для вечеринки до поиска доступного декоративного решения, отвечающего небольшому бюджету, творческий подход необходим при планировании мероприятия.
Креативность также играет роль в решении проблем. Умение творчески мыслить для разработки решений проблем может положительно повлиять на успех вашего мероприятия.
Организаторы мероприятий многозадачны
На разных этапах процесса планирования мероприятия возникает множество задач, которыми необходимо управлять. Вы можете вести переговоры о заключении контракта с отелем, встречаться с клиентом, чтобы обсудить потенциальных приглашенных докладчиков, заказывать еду, брать интервью у поставщиков аренды и изучать варианты развлечений. И это только на одно мероприятие. Добавьте сразу несколько событий на этапах планирования, и конечным результатом станет жонглирование. Успешные организаторы мероприятий должны знать, как эффективно работать в многозадачном режиме и поддерживать одновременное выполнение многих аспектов мероприятия, не отказываясь ни от одной из этих задач.
Успех в планировании мероприятий заключается в способности расставлять приоритеты и фокусироваться на каждой задаче, не отвлекаясь на другие дела и не перегружаясь многочисленными деталями, требующими вашего внимания. Сохранение спокойствия, сосредоточенность и гибкость — атрибуты успешного многозадачника.
