Политика и процедуры компании обеспечивают безопасное, организованное, дружелюбное, вдохновляющее и недискриминационное рабочее место. Политика защищает сотрудников от всеобщего фаворитизма и несправедливого обращения. Будьте осторожны, чтобы не создавать политики для каждого непредвиденного обстоятельства, потому что у руководства не будет свободы действий для удовлетворения индивидуальных потребностей сотрудников. Избыток политик увеличивает вероятность того, что менеджеры будут применять их неравномерно и несправедливо.
Вы можете найти здоровый баланс. В большинстве случаев, если вы напрямую обращаетесь к сотрудникам, поведение которых не соответствует вашему рабочему месту, вам может не понадобиться разрабатывать новую политику компании.
Принципы политики
Рассмотрите возможность создания политики в следующих ситуациях:
- Путаница в отношении наиболее подходящего способа поведения (дресс-код, электронная почта, Интернет-политики, или использование смартфона)
- Руководство по разрешению распространенных ситуаций (стандарты поведения, командировочные расходы или покупка товаров компании)
- Юридическая защита компании (предотвращение обвинений в домогательствах или дискриминационный прием на работу и повышение)
- Соблюдение государственных законов и ведомств (Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, Закон об американцах-инвалидах, Комиссия по равным возможностям трудоустройства или минимальная заработная плата)
- Установите единые стандарты работы, правила и положения (прогрессивная дисциплина, правила безопасности, перерывы или правила курения)
- Обеспечьте последовательное и справедливое отношение к сотрудникам (право на льготы, оплачиваемый отпуск, помощь в обучении, время утраты, или обязанности присяжных)
Могут быть и другие причины для разработки политики, но не позволяйте плохому поведению одного сотрудника вынуждать к реализации политики, которая повлияет на других.
Сформулируйте цели политики
После того, как вы определили необходимость политики, задокументируйте в письменной форме цели ее создания. Когда это возможно, расскажите сотрудникам, почему вы внедряете эту политику. Включите достаточно подробностей, чтобы прояснить позицию компании, но не пытайтесь охватить все возможные ситуации.
Держите политику короткой и простой, если это возможно. Некоторые политики в отношении правовых областей, такие как подход компании к Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, дискриминация или расследование жалоб, или прогрессивная дисциплинарная система, возможно, должны быть длительными и всесторонний.
Собирать информацию
Проверить образцы политик. Вы можете не найти точного соответствия обстоятельствам, языку и культуре вашей компании, но вы можете использовать их в качестве отправной точки. Вам не нужно начинать с нуля.
Общество управления персоналом (SHRM) предоставляет образцы политик для своих членов. Другими источниками являются ваши адвокаты по трудовому праву. Юридические фирмы обычно составляют общие правила, которые их клиенты могут изменять каждый раз, когда принимается соответствующий закон или Министерство труда США издает новые правила.
Разработайте, напишите и пересмотрите политику
Напишите политику, используя простые слова и понятия. Поговорите напрямую с сотрудниками, которые будут читать, применять и жить в соответствии с политикой.
После каждого абзаца задавайте себе вопросы «что, если», чтобы убедиться, что политика охватывает основы, а также обычные исключения и вопросы. Однако не зацикливайтесь на этом; никакая политика не покрывает все возможные непредвиденные обстоятельства.
Выберите пилотную группу сотрудников, чтобы прочитать политику и задать вопросы, чтобы определить, смогут ли сотрудники понять ее и следовать ей. Отрегулируйте на основе обратной связи.
Получите поддержку руководства и юридическую проверку
Ознакомьтесь с политикой вместе с менеджерами, которые должны будут ей следовать, чтобы получить их поддержка и ответственность за политику. Скорее всего, этот процесс начался, когда вы определили потребность, но поддержка руководства имеет решающее значение для реализации. Также рекомендуется показать его своему адвокату, чтобы избежать каких-либо юридических проблем в будущем.
Внедрить политику
Распространите и просмотрите новую политику среди сотрудников в небольших группах, индивидуально или на общекорпоративном собрании, в зависимости от того, вызывает ли политика споры и насколько легко ее понять. Дайте сотрудникам возможность задавать вопросы.
Предоставьте сотрудникам копию политики и попросите их подписать, что они получили и понимают ее. Они должны сохранить копию для своих файлов.
Образец заявления о подписании политики
Я подтверждаю получение и понимание политики [Вашей компании]. Политика действует [Дата] до дальнейшего уведомления.
_______________________________________________________.
Подпись сотрудника.
_______________________________________________________.
Имя сотрудника (пожалуйста, распечатайте)
________________________________.
Дата.
Решите, как сообщать о политике в будущем
Включите политику в свой справочник сотрудника. Вы также можете захотеть, чтобы политика стала частью ориентация на нового сотрудника. Некоторые компании размещают политики в своей внутренней сети или в папке политик на общем диске компьютерной сети. Определите, хотите ли вы также распространять политику дополнительными методами.
Дайте дату и заархивируйте все прежние политики, которые заменяет эта. Они могут понадобиться вам в юридических целях или для справки.
Интерпретация и интеграция политики
Ваше применение политики и методы работы будут определять реальное значение политики. Не забывайте быть последовательным и справедливым при толковании политики с течением времени. Если вы обнаружите, что ваша практика отличается от письменной политики, пересмотрите и перепишите политику по мере необходимости.
