У руководителей проектов сложная работа. По характеру своей роли они берут на себя ответственность за формирование эффективной команды для реализации новых инициатив и достижения успеха. Поскольку проекты могут охватывать всю работу, проделанную фирмой, каждый проект — это новое приключение.
Одним из наиболее важных факторов, способствующих успеху проекта, является наличие эффективного и заинтересованного исполнительного спонсора. В то время как руководители проектов могут знать, что исполнительные спонсоры многое делают для успеха проекта, многие руководители не понимают, как они могут помочь или что делать.
Обязанности исполнительного спонсора
Исполнительный спонсор необходим для успеха проекта. Есть много причин, по которым проекты терпят неудачу, но отсутствие поддержки в организации не должно быть одной из них. Исполнительные спонсоры должны:
- Взять на себя ответственность за результат проекта на руководящем уровне
- Учтите проект и наделите полномочиями руководителя проекта и основных членов команды.
- Поддержите команду проекта в поисках ресурсов и наглядности
- Обеспечение наличия и поддержки эффективных командных ценностей, включая подотчетность и прозрачность
- Поддержите команду перед лицом чрезвычайных трудностей
- Защищать проектную команду от организационного вмешательства
- Оставайтесь вовлеченными и заинтересованными
- Нести такую же ответственность, как руководитель проекта и члены команды, если инициатива потерпит неудачу
Присутствие исполнительного спонсора
В отсутствие поддерживающего исполнительного спонсора все вышеперечисленные обязанности ложатся на уже перегруженный руководитель проекта, которому обычно не хватает влияния на других менеджеров или руководителей, которые могут сопротивляться проекту.
Отсутствие эффективного спонсора увеличивает риск проблем с проектом, включая, помимо прочего, отказ, неоптимальная производительность, повышенные затраты и целевые показатели качества, а также возможное увеличение команды смятение.
Проще говоря, наличие эффективного исполнительный спонсор положительно влияет на спонсируемый ими проект. Учитывая очевидную важность этой роли, было бы разумно предположить, что большинство организаций серьезно относятся к своей работе с руководителями-спонсорами.
Организационная трактовка роли
Хотя было бы разумно ожидать, что большинство фирм продемонстрируют зрелую практику в отношении роли исполнительный спонсор в эпоху, когда практика управления проектами хорошо зарекомендовала себя, ситуация именно противоположный.
- Многие фирмы не имеют официальной практики спонсорства руководителей.
- Немногие фирмы имеют какое-либо формализованное обучение или стандартизированное описание роли и обязанностей спонсора.
- Редко встречается фирма, которая проводит обучение своих спонсоров-руководителей.
- Существует мало последовательного соглашения об ответственности спонсора за успех проекта.
- Большинство менеджеров проектов выражают разочарование отсутствием поддержки со стороны спонсоров.
По данным Project Management Institute в 2018 г. 38% организаций обследован не имел активных исполнительных спонсоров для проектов.
В то время как нынешнее состояние практики исполнительного спонсорства может оставлять место для улучшения, у менеджеров проектов нет другого выбора, кроме как продолжать продвигать свои инициативы. Тем не менее, есть некоторые шаги, которые руководители проектов могут предпринять, чтобы заручиться столь необходимой исполнительной поддержкой.
Шаги для получения исполнительной поддержки
- Наймите спонсора. Если ваш проект имеет стратегическое значение для вашей фирмы, либо непосредственно для клиентов, либо косвенно обеспечения более эффективной и действенной внутренней деятельности по поддержке клиентов, вам следует нанять спонсор. Работайте напрямую со своим подчиненным руководителю или главой вашего офиса управления проектами, чтобы подчеркнуть важность проекта и попросить о помощи. Подчеркните роль и обязанности спонсора и укажите на отраслевые исследования который связывает успех проекта и эффективное спонсорство.
- Обучите своего спонсора. Подчеркните роль спонсора как стратегическую, а не тактическую или подставную. Большинство руководителей берут на себя роль спонсора без формального обучения или даже контекста своих обязанностей. Пока вы выполняете несколько неловкую роль обучающего руководителя, большинство из этих людей оценят ваш контекст и рекомендации. Вопросы подотчетности, укрепления ценностей и защиты команды должны быть в центре вашего внимания при адаптации вашего исполнительного спонсора.
- Активно вовлекайте и привлекайте вашего спонсора. Отношения между лучшим менеджером проекта и исполнительным спонсором очень интерактивны. Для обеих сторон важно установить четкий протокол связи для обновления информации о деятельности проекта, а также для обозначения чрезвычайных ситуаций и реагирования на них. Менеджер проекта должен поощрять исполнительного спонсора к посещению статусных или командных совещаний из время от времени проявлять неподдельный интерес и выступать в качестве активного болельщика организации для команды успехи.
- Попросите тренерскую поддержку у вашего спонсора. Всегда полезно иметь кого-то с большим опытом, чем вы, который наблюдает и предлагает конструктивную и положительную обратную связь и тренирует вашу работу.
- Тщательно используйте спонсора для решения больших проблем. Будьте осторожны, чтобы не слишком полагаться на своего спонсора в тактических вопросах. Лучшее использование вашего спонсора — это помощь в обеспечении ресурсов, выступая в качестве представителя команды проекта перед более широкой группой управления и помогая вам укреплять основные командные ценности.
Финальный шаг
Роль исполнительного спонсора является одним из важных элементов успеха проектных инициатив. Успешные менеджеры проектов понимают, насколько важна эта роль, и работают над тем, чтобы получить поддержку руководства на нужном уровне и с необходимой интенсивностью.
Если спонсор отсутствует или неясен, возьмите на себя ответственность нанять и/или обучить своих спонсоров-руководителей, чтобы они поддерживали вас, вашу команду и вашу фирму на пути к успеху.
