Сводное описание плана (SPD) — это ключевой отчет для компаний, у которых есть планы вознаграждения сотрудников. Чтобы понять правила для SPD, мы подробно рассмотрим, кто, что, когда и как соблюдать информационные требования Закон о пенсионном обеспечении сотрудников 1974 г. (ERISA).
Каковы информационные требования ERISA?
ERISA — это федеральная программа, которая защищает сотрудников, у которых есть планы льгот, созданные их работодателями. Покрываются два вида планов:
- Пенсионные планы
- Планы медицинского страхования и дополнительные планы социального обеспечения
Для предприятий, которые имеют эти два типа пособий, ERISA устанавливает стандарты для менеджеров планов и требует, чтобы они защищали планы пенсионных сбережений сотрудников от бесхозяйственности и злоупотреблений. Он также устанавливает стандарты для информации, предоставляемой сотрудникам и бенефициарам.
Помимо пенсионных планов, требования ERISA распространяются на все виды медицинских планов и льгот, включая медицинские льготы, страхование жизни и планы на отпуск.
Одним из ключевых требований ERISA является то, что администраторы плана должны предоставлять участникам плана в письменном виде информацию, которую им необходимо знать об их пенсионных планах и планах медицинского страхования. Тут на помощь приходит СПД.
Что должно включать в себя описание сводного плана
Документ SPD предоставляет информацию на понятном языке для участников плана (правомочных сотрудников, на которых распространяется льготы или пенсионный план) и их бенефициаров по ключевым вопросам, таким как вознаграждения работникам, и как и когда они будут предоставил. В SPD должны быть указаны:
- Название и тип плана
- Квалификационные требования
- Описание преимуществ и случаев, когда участники имеют право на эти преимущества
- Заявление о том, покрывается ли план страховкой от Корпорация гарантирования пенсионных пособий если план закрыт (требуется для пенсионных планов)
- Источник взносов в планы и порядок расчета взносов
- Положения о прекращении действия плана
- Процедуры подачи заявлений на пособие и способы оспаривания отклоненных заявлений
- Заявление о правах, доступных участникам плана в рамках ERISA.
Когда публиковать описания сводных планов
- Вы должны дать новые работники самую последнюю SPD в течение 90 дней после того, как они впервые стали охвачены планом.
- Вы должны дать бенефициар кто в настоящее время получает пособие копию самого последнего SPD в течение 90 дней после первого получения пособия.
- Вы должны передать SPD все участники не реже одного раза в пять лет, если не было внесено никаких изменений или план был изменен. В противном случае вы должны предоставлять участникам копию каждые 10 лет.
Сводный план Описание Что можно и чего нельзя делать
- Делать сделать его понятным среднему участнику плана.
- Делать используйте примеры и иллюстрации, четкие перекрестные ссылки и оглавление.
- Не включать вводящую в заблуждение информацию.
- Не свести к минимуму исключения, ограничения или другие ограничения преимуществ.
- Не размещайте негативную информацию мелким шрифтом.
- Не используйте технический жаргон или длинные сложные предложения.
Формы другой важной информации о плане
Изменения плана льгот. Если вы вносите серьезные изменения в пенсионный план или план медицинского обслуживания, вы должны предоставить участникам сводку существенных изменений. Оно должно быть понятным и предоставлено участникам и бенефициарам в течение 210 дней после закрытия планового года, в котором было внесено изменение.
Годовой отчет. Каждый год все страховые планы должны подавать годовой отчет о Форма 5500 или короткая форма 5500-SF. Вы должны предоставить участникам и бенефициарам краткую информацию об этом годовом отчете в течение девяти месяцев после окончания планового года или двух месяцев после истечения срока подачи формы 5500.
Плановые документы. Эти документы включают последнюю версию SPD, последнюю версию формы 5500, соглашения о доверительном управлении и другие документы для создания или реализации плана. Вы должны предоставить эти отчеты участникам в течение 30 дней после получения письменного запроса. Министерство труда США может в любое время запросить документы по плану, и вы должны их предоставить.
Краткая информация о льготах и покрытии (SBC). SBC — это дополнительный документ, описывающий льготы и покрытие в рамках групповых планов медицинского страхования. документ SBC перечислены важные вопросы о плане медицинского обслуживания с конкретными ответами и дополнительной информацией.
Вы должны передать SBC участникам вместе с регистрационными материалами, когда они продлевают покрытие или перевыпускают его. Вы также должны предоставить SBC специальным подписчикам вместе с SPD (через 90 дней с момента регистрации). Наконец, вы должны предоставить SBC и копию глоссария (см. ниже) в течение семи дней с момента запроса.
Подача отчетов о плане льгот в электронном виде
Администрация по обеспечению льгот для сотрудников Департамента труда имеет электронную систему подачи документов под названием EFAST2 упростить и ускорить подачу формы 5500. Вам необходимо войти в систему и зарегистрироваться, чтобы использовать систему. Вы можете использовать поставщиков, одобренных EFAST2, или веб-сайт IFILE.
Нижняя линия
Каждый план льгот уникален, и требования могут быть сложными. Прежде чем приступить к написанию SPD, обратитесь в IRS или Министерство труда за дополнительной информацией или воспользуйтесь веб-сайтом HealthCare.gov, на котором есть Глоссарий медицинского страхования и медицинских терминов что вы можете найти полезным. Кроме того, рассмотрите возможность сотрудничества с квалифицированным специалистом по льготам, чтобы убедиться, что вы выполняете эту задачу правильно.
