Информационная система управления персоналом (HRIS) — это программное обеспечение или онлайн-решение для ввода данных, отслеживания данных, данные и информационные потребности отдела кадров, расчета заработной платы, управления и бухгалтерского учета в рамках бизнес. Это полезно для всех процессов, которые вы хотите отслеживать и из которых вы надеетесь собрать полезные и целевые данные.
Обычно в виде базы данных сотни компаний продают ту или иную форму HRIS, и каждый HRIS имеет разные возможности. Тщательно выбирайте HRIS, исходя из возможностей, которые вам нужны в вашей компании. По мере того, как HRIS становилась все более сложной, выбора среди различных систем стало достаточно, чтобы практически парализовать отдел кадров.
Наблюдать за тем, как технологическая компания, в которой есть специалисты по компьютерам, за десять лет перебирает три разные системы HRIS, прежде чем окончательно остановиться на своей текущей системе, было поучительно в их сложности. Их возможности в работе и в использовании редко соответствовали ажиотажным продажам, которые привели к выбору. Вот почему выбор HRIS является важным мероприятием для бизнеса.
Ключевые соображения при рассмотрении вариантов HRIS
Выбор HRIS является стрессовой ситуацией, поскольку существует множество вариантов. Выбор вариантов, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям в вашей компании, является сложной задачей. Пробираться через информацию, предоставляемую каждой системой, также сложно.
Продавцы часто являются уполномоченными продавцами, которые устно могут сказать вам, что система удовлетворит ваши потребности. Убедитесь, что вы проверили это из нескольких источников, включая текущих клиентов, онлайн-дискуссионные группы, LinkedIn, других участников SHRM и обзоры Google.
Это другие факторы, которые следует учитывать при выборе HRIS.
количество работников
Помните, что даже если сегодня в вашей компании всего несколько человек, в будущем в ней может быть вдвое или даже в 10 раз больше сотрудников, поэтому выбирайте систему, которая может расти вместе с вашим бизнесом.
Возможности системы
Еще один ключевой фактор, который вы должны учитывать, заключается в том, что многие HRIS способны выполнять только часть того, для чего вам нужна автоматизация. В этих случаях вам нужно убедиться, что компоненты любых надстроек или дополнительных систем работают вместе безупречно. Опять же, не верьте продавцам на слово о том, что системы работают вместе. Сделайте свое исследование, чтобы убедиться, что они делают.
Обучение и поддержка
Проверьте также, какие виды обучения и постоянной поддержки доступны для вашего персонала. Вы также должны убедиться, что обещания консультанта по продажам об обучении и последующих действиях после покупки вписаны прямо в ваш контракт на покупку HRIS. И проконсультируйтесь с другими организациями, чтобы убедиться, что выбранная вами компания имеет послужной список постоянной и полезной поддержки. Многие этого не делают.
Ожидаемая функциональность лучшего выбора HRIS
Как правило, лучшие информационные системы управления персоналом (HRIS) в целом обеспечивают:
Управление всей информацией о сотрудниках:
Такие данные, как имена, должности, адреса и зарплаты, являются основным началом. Заработная плата и история должностей, структуры отчетности, истории служебной аттестации и другая важная информация о сотрудниках.
Документы компании:
Сюда входят такие предметы, как инструкции для сотрудников, правила экстренной эвакуации, а также правила техники безопасности.
Администрация льгот:
Вам понадобится управление преимуществами, включая зачисление, изменение статуса и обновление личной информации. В идеальной системе вы можете позволить сотрудникам просматривать и просматривать свою собственную информацию, включая отслеживание отпуска.
Полная интеграция с платежной ведомостью:
Эта интеграция также будет включать другие корпоративное финансовое программное обеспечение и бухгалтерские системы. Когда они подключены, вы можете убедиться, что зарплаты верны. Никогда не существует разрыва между официальной ставкой заработной платы и информацией, содержащейся в платежной ведомости. Если системы не интегрированы, легко обновить зарплату в одной системе, а не в другой.
Отслеживание соискателей и управление резюме:
Когда ваша система работает безупречно, рекрутер может щелкнуть кнопку найма, и вся информация из заявитель переведен на работу сторона вещей. Это экономит так много времени, потому что ввод данных и бумажная работа практически исчезают.
Если заявитель указывает свою информацию при подаче заявления, вы можете обеспечить ее точность. Если письмо с предложением создается из той же системы, что и система начисления заработной платы, зарплата будет идеально соответствовать, и не будет недоразумений.
Планы развития производительности:
Недостаточно просто иметь планы, если они зафиксированы в центральной системе, тогда они могут легко сопровождать сотрудника от должности к должности. Высшее руководство может запускать отчеты, чтобы видеть, где находятся люди и что их отдельные менеджеры планируют с точки зрения планирование преемственности для своего будущего.
Дисциплинарные взыскания:
Важно отслеживать, кто был отстранен от работы, понижен в должности или против него были приняты другие негативные меры, даже после того, как сотрудник покидает вашу организацию. Когда компания звонит и просит рекомендацию бывшего сотрудника, администратору отдела кадров легко найти и сообщить, имеет ли человек право на повторный прием на работу.
Записи о тренировках:
Это особенно важно в компании, где требуются сертификаты и лицензии. В других компаниях записи об обучении могут не иметь такого уровня важности, но вы все равно можете найти что наличие информации полезно, поскольку вы развиваете своих сотрудников, что является ключевым фактором, которого они хотят от работа.
Таким образом, HRIS, который наиболее эффективно обслуживает компании, отслеживает следующую информацию:
- посещаемость и использование ВОМ,
- повышение зарплаты и история,
- оплата званий и занимаемых должностей,
- планы развития производительности,
- полученное обучение,
- дисциплинарная мера полученный,
- личная информация о сотрудниках, а иногда и
- руководство и ключевой сотрудник планы преемственности,
- идентификация сотрудников с высоким потенциалом и
- отслеживание кандидатов, собеседование и отбор.
Преимущества правильного HRIS
Эффективная HRIS предоставляет информацию практически обо всем, что компании необходимо отслеживать и анализировать о своих сотрудниках, бывших сотрудниках и кандидатах. Вашей компании потребуется выбрать информационную систему управления персоналом и настроить ее в соответствии с вашими потребностями. Если ваша компания находится на пути роста, выберите систему, которая может расти вместе с вами.
Внедрить базовую HRIS довольно недорого, но убедитесь, что все, что вы внедряете, соответствует реальным потребностям вашей компании. Вы хотите иметь возможность запускать отчеты об обороте? Опубликовать организационные схемы? Разрешить менеджерам в электронном виде получать доступ к предыдущим служебным аттестациям? Вы хотите, чтобы все делалось через отдел кадров, или вы хотите, чтобы менеджеры сами получали доступ и вводили информацию?
С помощью соответствующего HRIS сотрудники отдела кадров позволяют сотрудникам самостоятельно обновлять свои льготы и учитывать изменения, таким образом освобождение персонала отдела кадров для выполнения более стратегических функций. Кроме того, облегчается сбор данных, необходимых для управления персоналом, развития знаний, карьерного роста и развития, а также равного обращения.
Окончательно, менеджеры могут получить доступ к информации, которая им нужна, чтобы законно, этично и эффективно поддерживать успех своих подчиненных. Они могут вести свои собственные отчеты и вводить планы в систему, чтобы помочь с преемственностью.
Информационная система управления персоналом (HRIS) — это программное обеспечение или онлайн-решение для ввода данных, отслеживания данных, данные и информационные потребности отдела кадров, расчета заработной платы, управления и бухгалтерского учета в рамках бизнес.
Нижняя линия
Обычно в виде базы данных сотни компаний продают ту или иную форму HRIS, и каждый HRIS имеет разные возможности. Тщательно выбирайте HRIS, исходя из текущих и предполагаемых возможностей, которые вам нужны в вашей компании.
