Хотя основные части вашего предложение о предоставлении гранта займет большую часть вашего времени и энергии, не обсчитывайте свое сопроводительное письмо. Внимание к более тонким моментам составления пакета предложений может создать или разрушить запрос на финансирование. Не отключайте своего спонсора неаккуратным сопроводительным письмом.
Мим Карлсон и Тори О'Нил-МакЭлрат, авторы Выигрыш грантов, шаг за шагом, отметить, что сопроводительное письмо должно:
- Представьте свою организацию нужному человеку.
- Заверьте спонсора в том, что этот проект пользуется поддержкой вашего совет директоров.
- Укажите, что вы просите - сколько и за что.
Когда вы включаете сопроводительное письмо?
Используйте сопроводительное письмо для предложений корпорациям и фондам, но не для заявок на федеральные или государственные гранты. Эти спонсоры хотят только то, что они просят, и они редко просят сопроводительное письмо.
Атрибуты хорошего сопроводительного письма
Ваше сопроводительное письмо должно:
- Будь краток
- Быстро перейти к делу
- Не повторяет информацию, которая есть в предложении
- Расскажите читателю, насколько хорошо вы понимаете спонсора и насколько ваш грант соответствует требованиям спонсора.
Беверли А. Браунинг, автор Написание грантов для чайников, предлагает вам написать сопроводительное письмо после того, как вы закончите все предложение, и когда вы будете в рефлексивном настроении. Браунинг говорит:
«Поскольку вы рассматриваете свое большое достижение (завершенный запрос на финансирование), пусть творческая правая сторона вашего включите мозг и свяжите свое чувство выполненного долга с человеком, который поможет осуществить ваши планы истинный."
Форматирование сопроводительного письма
- Используйте фирменный бланк вашей организации. Поставьте ту же дату на сопроводительном письме, что и на заполненной заявке на получение гранта. Это дата, когда вы отправите предложение о предоставлении гранта лицу, предоставившем право. Использование одной и той же даты делает все документы в вашем пакете предложений согласованными.
- В качестве внутреннего адреса (указывается вверху письма) используйте имя и должность контактного лица фонда или корпорации, а затем название источника финансирования, адрес, город, штат и почтовый индекс. Дважды проверьте эту информацию по телефону или по электронной почте. Такая информация часто меняется, поэтому убедитесь, что у вас есть текущие имя и адрес.
- В своем приветствии используйте «Уважаемый» плюс личный титул (мистер, мисс, миссис, доктор, господа и т. д.), а затем фамилию. Очень важно адресовать письмо конкретному человеку. Позвоните в фонд или корпоративный офис, чтобы убедиться, что вы выбрали нужного человека и правильную личную должность. Эти детали могут показаться неважными, но они имеют значение.
- Ваш первый абзац должен быть коротким и сфокусированным. Представьте свою организацию (ее юридическое название, которое будет вашим фирменным наименованием) и сообщите спонсору, сколько денег вы запрашиваете и почему. Включите одно или два предложения о том, чем занимается ваша организация, а затем включите один пункт, основанный на исследованиях, который показывает необходимость того, что делает ваша организация.
- Напишите еще один или два коротких абзаца. Укажите цель вашего проекта и то, как он соответствует миссии спонсора или приоритетам финансирования. Включите тот факт, что ваш совет директоров полностью поддерживает проект.
- Завершите свое письмо резюмирующим абзацем. Добавьте, что это партнерство по финансированию может означать для целевой аудитории вашего проекта. Вы также можете включить приглашение на посещение сайта.
- Используйте закрытие, такое как «С уважением».
- Письмо должно быть подписано исполнительным директором или председателем правления, или обоими. Под подписью введите имя подписавшего, отчество, фамилию и должность. Хотя письмо должен подписать исполнительный директор или председатель совета директоров, в конце последнего абзаца включите контактную информацию лица, которое лучше всего ответит на вопросы.
- В нижней части письма включите слово «КОРПУС» (заглавными буквами).
Какой длины должно быть сопроводительное письмо?
Ограничьте сопроводительное письмо одной страницей с тремя или четырьмя абзацами. Это должно быть быстрое чтение.
Тон и особенности вашего сопроводительного письма могут различаться в зависимости от того, было ли вам предложено представить полное предложение после отправки Письмо-запрос (LOI), или если этот проект является первым подходом вашей организации к этому конкретному фонду.
Образец сопроводительного письма
Мэри Смит, доктор философии.
Сотрудник программы.
Общественный фонд.
4321 Общий переулок.
Какой-то город, YZ 55555.
Уважаемый доктор Смит:
Центр пожилых людей Some City почтительно запрашивает грант в размере 50 000 долларов США для нашего пилотного проекта по работе с латиноамериканскими пожилыми людьми.
Как крупнейший центр для престарелых в любом округе, который ежедневно обслуживает более 450 пожилых людей, мы в курсе демографических изменений в нашей зоне обслуживания. И мы стремимся к развитию и адаптации нашего центра для удовлетворения возникающих потребностей. Пилотный проект по работе с латиноамериканцами среди пожилых людей позволит нам в течение одного года определить, может ли наш центр эффективно:
Обеспечить всесторонний доступ к медицинским и социальным услугам для пожилых людей в латиноамериканских сообществах, обслуживаемых нашим центром, и.
Поднимите и полностью интегрируйте культурную компетентность правления, сотрудников и волонтеров Some City Senior Center.
Наш совет директоров с энтузиазмом относится к этой программе и стремится запустить ее, чтобы мы могли стать самый инклюзивный и культурно компетентный центр для пожилых людей во всех наших сообществах, которые нуждаются в этом услуги. Если в конце нашего пилотного года мы обнаружим, что эта программа действительно успешна, наш совет обязался включить часть годовых расходов проекта в наш годовой операционный бюджет, чтобы программа стала неотъемлемой частью нашей основной услуги.
В рамках этого проекта центр станет основным направлением, предоставляемым Health Access Latinos, Families of Any County и тремя общественными клиниками в радиусе пятнадцати миль от нашего центра. Мы также будем принимать направления испаноязычных пожилых людей от любых других общественных организаций в зоне нашего непосредственного обслуживания.
Благодарим Вас за рассмотрение нашего запроса. Я свяжусь с вами на следующей неделе, чтобы ответить на любые ваши вопросы, а также узнать, можем ли мы встретиться с вами, чтобы обсудить достоинства нашего предложения. Между тем, если у вас возникнут вопросы, обращайтесь к Конни Джонс, нашему директору по развитию, по телефону (555) 555-5555, x555 или [email protected].
Искренне,
Джейн Лавли.
Исполнительный директор.
КОРПУС.
* Письмо перепечатано (с изменениями) с разрешения Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Ошибки, которых следует избегать в сопроводительном письме
- Слишком много писать. Сопроводительное письмо не является диссертацией и не является полным предложением. Пишите кратко и по делу. Совет: пусть кто-нибудь прочтет. Они это понимают?
- Использование громких слов. Если вы были в аспирантуре, вы научились писать сложным способом. Не делай этого здесь. Вы не пытаетесь произвести впечатление на кого-то своей эрудицией. Вы только хотите изложить свое дело как можно более естественно. Если вы не знаете, когда слишком усложняете свой текст, используйте приложение, такое как Хемингуэй. Он скажет вам, когда ваши предложения трудно читать, а когда вы слишком многословны.
- Делать грамматические ошибки. Если вы не уверены в своей грамматике, не рискуйте. Используйте проверку грамматики в WORD, а также запустите черновик в приложении, например грамматически. Существует бесплатная версия, но платная версия выходит далеко за рамки необходимой проверки грамматики.
Сделайте свое сопроводительное письмо заметным
К сожалению, ваше предложение о гранте может быть среди сотен или тысяч, которые типичный фонд увидит в течение среднего года. Ваше сопроводительное письмо может иметь значение для следующего шага к финансированию. Но как сделать так, чтобы он выделялся?
Не пробуйте ничего «милого», так как чиновников фонда это не впечатлит.
Сопроводительное письмо не подходит для рассказ о клиенте, хотя у вас должна быть история для других частей вашего предложения, таких как описание проблемы. Включите абзац о том, почему именно ваша организация может лучше всего выполнить эту миссию. Изучите свои конкурирующие организации и оцените, как и где вы преуспеваете. Это может быть сила ваших сотрудников и волонтеров, ваш опыт решения этой конкретной проблемы или поддержка сообщества, которой вы наслаждаетесь.
Не нужно упоминать имена конкурентов или критиковать их. Просто подчеркните свои сильные стороны. Это хорошее время, чтобы посоветоваться с другими в офисе. Соберите несколько человек вместе и обсудите, как ваша некоммерческая организация преуспевает.
По сути, сопроводительное письмо должно быть прогрессивным, легко читаемым и побуждать читателя к более широкому предложению. Не ставьте на пути читателя никаких препятствий, которые могли бы удержать его от дальнейшего чтения.
