Вы работаете над проектом? Или то, чем вы занимаетесь, является частью повседневной деятельности вашего бизнеса? И то, и другое требуется в организации и в равной степени применимо, но помогает понять, над чем вы работаете, чтобы лучше понять, как это вписывается в общую стратегию.
Существует пять основных различий между работой над проектом и обычной работой (часто сокращенно BAU). Имея в виду эти рекомендации, должно быть легко увидеть, работаете ли вы над проектами или над работой BAU, или над тем и другим.
Ограниченный временем vs. Непрерывный
Проекты имеют дату начала, середины и окончания и являются разовым мероприятием. Это жизненный цикл проекта. Фактически, наиболее определяющей характеристикой проекта является то, что у него есть конец. В это время менеджер проекта и команда работают над проектом. В конце команда обычно расформировывается.
БАУ продолжается. Вы можете, конечно, закрыть функцию или остановить процесс, если он больше не нужен для бизнеса, но даже это обычно делается в рамках проекта. Функция BAU производит текущую работу без предсказуемой даты окончания.
Создатели изменений против. Изменить идентификаторы
Есть разница в том, как обрабатываются изменения в проекте и в работе BAU. Команды BAU определяют необходимость изменений, а проектные группы внедряют эти изменения.
Поскольку команды BAU управляют бизнесом, они также первыми узнают, когда существующие процессы не работают и больше не нужны. Когда это происходит, они определяют необходимость изменений.
Менеджер в рамках стратегического анализа может предложить, какие изменения необходимо внести в подразделение для достижения поставленных целей. Или член команды может внести предложение по изменению. На другом конце спектра у вас может быть полное экономическое обоснование, подготовленное старшим менеджером для внесения изменений, необходимых для того, чтобы помочь его подразделению достичь своих годовых целей. Те, кто работает в роли BAU, также могут понимать, что изменения необходимы из-за изменений в нормативно-правовой базе или как часть конкурентной среды для организации.
Проектные группы помогают реализовать все эти необходимые изменения. Проекты вносят изменения в функции BAU и через них с помощью управления проектами. Обычно это происходит после того, как проект прошел бизнес-обоснование и процесс утверждения высшим руководством.
Управление по сравнению с Снижение риска
Чтобы обычный бизнес функционировал эффективно, вы обнаружите, что команды BAU стремятся снизить все риски для операций. Они работают над устранением неопределенности в бизнесе для повышения организационной стабильности и воспроизводимости процессов.
В силу своей уникальности и неопределенности проекты требуют элемента риска. Компания совершает небольшой скачок в неизвестность, просто выполняя проект, поскольку он вносит изменения и предоставляет то, чего раньше не было.
Таким образом, проектные группы относятся к риску иначе, чем команды BAU. Руководители проектов стремятся управлять рисками — как положительными, так и отрицательными — для получения наилучших результатов. Это может включать в себя снижение риска, чтобы попытаться ограничить вероятность того, что это произойдет, но это также включает в себя другие стратегии управления рисками.
Капитализация vs. Не капитализация затрат
Проекты обычно могут быть капитализированы, и часто BAU не может быть капитализирован, поскольку вы полагаетесь на операционные расходы для своего текущего бизнеса как на обычную работу. Другими словами, порядок учета проектов и других задач различен.
Финансирование проекта часто связано с вводом актива в эксплуатацию, что означает, что затраты могут быть капитализированы. В некоторых случаях, в зависимости от того, где вы находитесь в мире, и от ваших местных правил бухгалтерского учета, вы можете даже снизить затраты по проекту.
Расходы BAU обычно считаются операционными расходами и отслеживаются в отчетах о прибылях и убытках компании.
Финансирование проектов и финансирование бизнеса в целом — это очень специализированная область, поэтому всегда лучше прислушиваться к советам. от ваших финансовых экспертов, прежде чем выносить суждения о том, что должно и не должно быть капитализировано в вашем организация. Правила бухгалтерского учета различаются в зависимости от страны и даже от организации, где у отдельных предприятий есть определенные процессы и способы ведения дел.
Кросс-функциональный vs. Функциональные команды
Наконец, есть большая разница в составе команд проекта и BAU. В проектах, как правило, участвуют междисциплинарные группы экспертов, объединенные для достижения определенного результата.
Проектные команды состоят из людей, выполняющих определенные роли. Это не должности, а должности в рамках проекта с четко определенными обязанностями. Основные роли в команде проекта:
- Спонсор проекта
- Руководитель проекта
- Старший поставщик (организация, ответственная за выполнение работы, которая может быть внутренней командой, такой как ИТ, или внешним подрядчиком или поставщиком)
- Заказчик (это может быть внутренний заказчик, например, менеджер другого отдела, или, в организации обслуживания клиентов, заказчик, для которого вы выполняете проект)
- Эксперты в предметной области (люди, привлеченные к команде либо на время проекта, либо на его часть, которые используют свой опыт, чтобы внести свой вклад в успех проекта).
С другой стороны, работой BAU управляют функциональные группы. Они сами по себе являются экспертами, но объединены в одно подразделение. Обычно межфункциональное пересечение с другими отделами меньше, и у них есть определенные цели и видение роли, которую отдел играет в компании. Примером может служить команда обслуживания клиентов, которая работает как часть более крупного отдела обслуживания клиентов, обрабатывая звонки и электронные письма от клиентов о вашем продукте.
Могут быть некоторые совпадения, поскольку люди из команд BAU призваны принять участие в проектных группах.
BAU и конфликты проектов
Проектная работа и работа в рамках BAU могут прекрасно сочетаться друг с другом, но часто могут возникать напряжения. Это происходит потому, что проекты пытаются изменить статус-кво.
Во-вторых, когда вы предлагаете людям присоединиться к вашей проектной команде, они могут пострадать от конфликта лояльности. Их основная обязанность – повседневная работа или проект? Здесь могут помочь четкие цели и твердая приверженность проекту со стороны руководства, а также поддержание открытых каналов связи, чтобы они знали, какими должны быть приоритеты.
В-третьих, поддержание бизнеса всегда является приоритетом. Это имеет значение для проектных групп, которые могут столкнуться с сокращением финансирования и возвратом ключевых ресурсов в BAU. роли и сроки задерживаются, потому что поддержание повседневных операций организации тянет фокус.
