Мы проводим большую часть своей рабочей жизни на собраниях. Во многих случаях бедные управление встречами практики приводят к непродуктивному использованию времени участников. В соответствующей статье мы предлагаем руководство по превращению пяти распространенных сценариев совещаний в продуктивные мероприятия. Вот дополнительные идеи, которые помогут повысить полезность, продуктивность и влияние совещаний.
Ключ управления совещанием — Stand PAT
Некоторые менеджеры используют P.A.T. подход к совещаниям, требующий пцель, Агенда, а Твременной кадр. Предоставление участникам информации об этих критических точках контекста перед сессией гарантирует, что люди появятся готовыми к участию и поддержат общий замысел встречи. Четкий P.A.T. схема помогает обеспечить продуктивную сессию.
Вы должны быть в состоянии определить цель встречи максимум в 1 или 2 предложениях. «На этой встрече мы планируем новую маркетинговую кампанию» или «на этой встрече мы обсуждаем новую политику доставки в отношении возврата». цель помогает убедиться, что все знают, почему они здесь, что нужно сделать, и как направлять прогресс и подводить итоги.
Установите повестку дня. Перечислите предметы, которые вы собираетесь просмотреть/обсудить/осмотреть. Нам нравится назначать ограничение по времени для каждого пункта повестки дня (см. ниже) и определять человека, ответственного за модерацию обсуждения. Установить таймфрейм; по крайней мере, установите время начала и окончания. Мы также рекомендуем установить продолжительность для каждого пункта повестки дня. В сумме они должны соответствовать общим временным рамкам встречи.
Начинайте встречи вовремя
Если вы работаете в одной из тех культур, где люди стекаются на встречи вплоть до пяти или десяти минут после запланированного времени начала, пришло время начать новую тенденцию. Одна фирма призывает своих менеджеров закрывать дверь в запланированное время начала, а опоздавших не приглашают. Хотя это может быть более драконовским, чем вы хотите действовать, вы не должны испытывать никаких угрызений совести по поводу организации собрания, рассмотрения цели и подтверждения ожиданий и сроков.
Не ждите появления отставших. Когда кто-то опаздывает, не возвращайтесь и не повторяйте то, что уже было рассмотрено. Продолжайте с темами вашей встречи. Это будет неловко для отставшего и повысит шансы на то, что он/она прибудет вовремя на следующую встречу.
Если организатор/спонсор встречи не появляется вовремя, считайте встречу отмененной и возвращайтесь к работе. Время ожидания от пяти до семи минут является разумным. Скорее всего, организатор встречи столкнулся с неожиданной трудностью и предпочел бы, чтобы вы не тратили время впустую на его/ее ожидание.
Держите встречу в теме
Хорошей практикой является поручить кому-то следить за ходом встречи во время встречи. Слишком часто обсуждения дрейфуют, а затем превращаются в водоворот мнений, идей, фактов и эмоций. Вместо этого назначьте роль и сообщите всем присутствующим, что этот человек вмешается, если и когда обсуждение отклонится от повестки дня и конкретного пункта обсуждения. В одних фирмах эта роль называется «Торговец трафиком», в других — «Ведущий темы». Невзирая на этикетке, эта роль чрезвычайно полезна для повышения эффективности и производительности вашего встречи.
Если возникают дополнительные темы, не входящие в повестку дня, но важные для обсуждения, их следует четко обозначить. отсняты и помещены на «стоянку» для дальнейшего рассмотрения и обсуждения или для дискретного встреча. Организатор собрания оставляет за собой право разрешить незначительное дискуссионное обсуждение, если оно соответствует общей цели собрания.
Храните и распространяйте заметки/протоколы собраний
Кто-то, кроме организатора собрания, должен вести протокол встречи. Хороший запись протоколов будет включать:
- Время встречи, дата, место
- Описание цели
- Копия повестки дня
- Список присутствовавших и список не присутствовавших
- Подробный краткий перечень выводов, пунктов действий, обязанностей и сроков выполнения. Многие ведущие заметки используют повестку дня в качестве ориентира для составления списка выводов и действий.
- Запланированная последующая встреча, если она действительно необходима.
В идеале распространяйте заметки о собрании как можно скорее после завершения собрания и абсолютно в течение одного рабочего дня. Протоколы и заметки служат важным напоминанием для участников, а также источником информации для других заинтересованных сторон или для тех, кто пропустил встречу. Протоколы — отличный инструмент, который можно использовать для напоминания людям и командам об их согласованных последующих действиях.
Нижняя линия
Не исключено, что встреча приведет к положительному результату, поможет продвинуть проекты и людей вперед, только не рассчитывайте на это. Некоторое усердие и преднамеренное совершенствование ваших методов организации совещаний увеличат ваши шансы на достижение отличного результата.
Обновлено Art Petty
