Опытные менеджеры проектов и те, кто работает в крупных компаниях, будут иметь программное обеспечение и бухгалтеров, которые помогут им составить бюджет проекта. Но что, если нет? Если вы смотрите на пустую электронную таблицу или на электронное письмо от спонсора вашего проекта с просьбой собрать воедино финансы для проекта, то эта статья для вас.
Мы рассмотрим пять вещей, которые вам нужно сделать, чтобы составить базовый бюджет проекта.
Используйте свой список задач
Во-первых, возьмите список задач вашего проекта. У вас также может быть структура разбивки работ, и если она у вас есть, лучше всего использовать ее. Но список задач подойдет, если он исчерпывающе охватывает все, что вам нужно сделать в проекте.
Если у вас нет списка задач, самое время его создать. Запишите все, что вам нужно сделать, и то, что вы должны построить, сделать или завершить, прежде чем проект можно будет завершить. Это не обязательно должно быть в каком-то определенном порядке, но оно должно включать все.
И, наконец, на этом этапе обсудите идеи с вашей проектной командой, так как наверняка вы что-то забыли. Много голов лучше, чем одна!
Оцените каждый компонент
Теперь пройдитесь по списку и определите цену каждого предмета. Например, задача «назначить встречи для обсуждения требований» может включать в себя поиск и найм сотрудников, резервирование конференц-залов или покупку необходимых вам ресурсов, таких как проектор или фломастеры. С этим связаны затраты, поэтому получите расценки на аренду вашей комнаты и другого оборудования и запишите их.
Сделайте это для всего в списке задач, чтобы в итоге у вас была цена для каждого элемента. У некоторых проектных задач может не быть цены, и это нормально.
Сложите оценки вместе
Затем сложите все ваши оценки. Проще всего сделать это, если вы составите список элементов в электронной таблице, добавите затраты в следующем столбце, а затем подсчитаете итог в столбце внизу. Позвольте электронной таблице сделать математику для вас! Он становится таблицей вашего бюджета.
Хорошей идеей будет также сгруппировать ваши расходы по категориям, чтобы вы могли легко видеть, куда уходит основная часть денег. Используйте такие категории, как «Запуск проекта», «Инфраструктура» или «Обучение» — выбирайте группы, которые что-то значат в контексте проекта.
Добавьте непредвиденные расходы и налоги
Было бы здорово, если бы у вас был хрустальный шар и вы могли предсказать эти расходы со 100% точностью, но вы, вероятно, не уверены в своей способности сделать это! Вот тут и возникает непредвиденный случай. Это денежный фонд, основанный на том, насколько вы уверены в правильности расчетов. Это не относится к какой-то конкретной задаче. Это общий «аварийный горшок» на случай, если вы что-то сделали не так или что-то забыли по ошибке.
Если вы не знаете, сколько непредвиденных обстоятельств добавить, выберите 10% от общей суммы, которую вы создали на третьем шаге. Это ненаучная догадка, которую используют многие менеджеры проектов, и которая дает вам некоторую амортизацию в вашем бюджете на случай, если она вам понадобится.
Добавьте строку в таблицу бюджета внизу с надписью «Непредвиденные расходы» и укажите процент, который вы использовали.
Не забудьте добавить любой налог с продаж или другие налоги, которые явно не включены в ваши оценки отдельных позиций.
Сложите все это, и это будет ваша окончательная сумма бюджета.
Получить одобрение
Последнее, что нужно сделать, это попросить вашего менеджера или спонсора проекта утвердить ваш бюджет. Поговорите с ними о том, как вы все это составляете и какие элементы составляют ваш общий бюджет.
Вот и все! Бюджетирование проекта — важный навык управления проектом, и это руководство поможет вам приступить к составлению бюджета проекта.
