Структура вашей организации влияет на то, как вы управляете и запускаете проекты. Это также может повлиять на то, какими полномочиями и досягаемостью вы должны обладать, чтобы выполнять свою работу в качестве менеджера проекта.
Существует три общих организационных структуры, и во всех из них работают менеджеры проектов: функциональная, проектная и матричная. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждой из них, чтобы вы знали, с чем вам придется столкнуться, когда вы присоединитесь к новой структуре.
Функциональная организационная структура
В функциональной организационной структуре руководитель проекта и все ресурсы работают в одном подразделении компании, например, в отделе продаж и маркетинга. Как правило, функциональный менеджер имеет больше полномочий, чем руководитель проекта.
Преимущества
Функциональная структура дает вам наименьшие полномочия в качестве менеджера проекта, но предлагает множество других преимуществ:
- Это хорошо работает для небольших команд и небольших проектов, поскольку функция имеет полный контроль над членами команды и другими необходимыми ресурсами.
- Вы можете легко получить доступ к нужным вам экспертам, потому что они находятся в той же функциональной области.
- Быстро собрать всех вместе для решения проблем, связанных с проектом.
- Вы можете ограничить инструменты коммуникации проекта, которые вам необходимо использовать, потому что команда относительно мала и проста.
- Вы часто получаете полных энтузиазма членов команды, которые хотят работать над проектом, потому что это дает им возможность карьерного роста. Работа над проектом может стать отличным способом мотивации вашей команды.
- Если вы передаете проект функциональной команде, это будет функциональная команда, в которой вы работаете, что может упростить закрытие проекта.
Недостатки
Несмотря на то, что эта структура имеет множество преимуществ, следует учитывать и некоторые недостатки:
- Работа происходит в бункере, что может означать, что у вас нет доступа к людям за пределами вашего функционального подразделения.
- Люди в команде проекта могут быть более лояльны к своему отделу или руководителю команды, чем к своей работе над проектом, что может привести к конфликтам.
- Большой проект может закончиться функциональным менеджером проекта для каждой функции. Это может привести к провалу работы, если все менеджеры проектов не будут работать слаженно.
- Функциональная работа может быть изолирующей, поскольку у вас нет возможности широко общаться с компанией. Поддерживать стратегический фокус может быть сложнее.
Организационная структура проекта
Выделенные команды объединяются для работы над проектами в организационной структуре проекта. Руководитель проекта, вероятно, несет линейную ответственность за членов команды проекта. Примерами этого могут быть крупные строительные работы, а также корпоративные инициативы, требующие специальной команды. Менеджер проекта имеет высшую власть, подчиняясь спонсору проекта и совету проекта. Члены команды работают непосредственно на менеджера проекта.
Преимущества
Очевидным преимуществом проектной структуры является то, что у вас больше контроля над командой, но есть и другие преимущества:
- Команды могут иметь сильное чувство идентичности. Это самая простая структура для создания сильной командной культуры.
- Вся команда сосредоточена на целях команды, поэтому существует конфликт лояльности с основной работой людей, работающих над проектом. Их дневная работа — это проект.
- Ресурсы выделены для проекта, поэтому гораздо проще планировать работу. Вы будете знать, когда члены команды свободны, и нет риска, что они будут переведены в кратчайшие сроки на работу в обычном режиме для другого менеджера.
- Проекты, выполняемые в этой структуре, являются отличной средой для улучшения ваших навыков управления проектами, а также более технических навыков лидерства.
Недостатки
Со структурой проекта проще всего работать, но она все же имеет некоторые недостатки:
- Иметь команду, посвященную одному проекту, — дорогое удовольствие. Это, как правило, вариант только для крупных проектов.
- Если вы увольняете людей с их функциональных должностей, им может быть трудно вернуться, особенно если проект длительный. Работа над проектом требует напряжения, поэтому возвращение к прежней роли после работы в междисциплинарной среде над новым сложным проектом не является привлекательной перспективой для многих людей. Таким образом, управление переходом команды при закрытии проекта становится еще более важным.
- Иногда закрытие проекта может означать потерю работы, если бизнес сдвинулся с мертвой точки и другая роль для вас недоступна.
- По своей природе целеустремленные команды поглощают ресурсы, чтобы работать только над одним делом. Они могут ограничивать количество проектов, которые компания может выполнять одновременно, особенно когда разные проекты требуют одних и тех же навыков.
- Руководители проектов в структурах такого типа также осуществляют линейное управление своими командами, что означает затраты времени и усилий на задачи, связанные с человеческими ресурсами, которые вам не пришлось бы выполнять в других структурах. Если вам нравится этот элемент работы с людьми, этот фактор может быть преимуществом.
Матричная организационная структура
Третий вариант — матричная структура. Ресурсы используются как для обычной работы, так и для проектной работы. Это может означать наличие двух менеджеров или «пунктирную» ответственность перед руководителем проекта, а также перед руководителем группы. Линейная структура функционального управления обычно создается первой, а пунктирную линию занимает руководитель проекта.
Эта структура разделяет власть и полномочия между руководителем функциональной группы или отдела и руководителем проекта. Вам нужно будет использовать свои навыки ведения переговоров в полную силу.
Преимущества
Матричные структуры очень распространены, потому что они позволяют менеджерам делать гибкий выбор в отношении того, как люди проводят свое время. Скорее всего, в какой-то момент своей карьеры вы будете работать в матричной среде. Преимущества этой структуры:
- Ресурсы используются эффективно и могут перемещаться между проектами по мере необходимости.
- Вы можете работать над множеством разных вещей, иногда параллельно, хотя этот момент можно назвать и недостатком.
- Команды и отдельные лица могут быть очень отзывчивыми. Если появляется новый проект, который должен иметь приоритет, достаточно легко свернуть и внезапно сосредоточиться на чем-то другом. Вы не можете сделать это легко в структуре проекта, которая занимает больше времени, чтобы расформировать и перегруппировать.
- Структура требует, чтобы все использовали один и тот же жизненный цикл и методологию управления проектами, что упрощает переход между проектами. Люди могут присоединиться к команде проекта с относительно небольшой потребностью в адаптации, когда терминология и процессы являются общими.
Недостатки
Как и во всех установках, в этой тоже есть свои подводные камни. Несмотря на то, что это обычная структура, не многие современные рабочие места решили проблемы перегрузки. Дать людям слишком много работы может быть легко, если у вас нет систем для управления и мониторинга всей их рабочей нагрузки. Другими недостатками являются:
- Конфликт между проектами распространен, потому что вы можете бороться за те же ресурсы, что и другой проект.
- Другой проект мог оградить лучшие ресурсы — наиболее подходящих людей с нужными навыками — или их непосредственный руководитель мог не предоставить их для работы над проектом.
- Может возникнуть некоторый конфликт между обычными задачами и проектной работой для отдельных лиц, особенно когда оба менеджера ставят перед ними разные приоритеты.
- У ресурсов может возникнуть конфликт по поводу того, какой путь развития они выберут для своей будущей карьеры. Хотя вы, возможно, знаете, что хотите остаться в управлении проектами, у вас может быть возможность перейти на более старшую функциональную роль или на более ориентированную на проекты роль. Но иметь много вариантов карьеры — это хорошо, даже если это усложняет принятие решений.
Организационная структура, идеально подходящая для всей обычной работы, не всегда подходит для проектов, и вам приходится управлять в той среде, в которой вы работаете. Получить некоторый опыт в каждой из этих структур — хорошая идея, чтобы вы могли испытать их на собственном опыте. Это поможет вам решить, какая среда подходит вам лучше всего и соответствует вашим навыкам и предпочтениям. Тогда вы сможете сделать осознанный выбор, если у вас есть шанс определить свою будущую рабочую среду.
Понимание плюсов и минусов организационной структуры каждого проекта дает вам возможность выяснить, где лучше всего потратить свое время и влияние, чтобы получить максимальную отдачу от вашей команды и помочь вашему проекту завершиться успешно.
