Отслеживание и выставление счетов клиентам — важная часть работы в юридической фирме. Партнеры, партнеры, помощники юристов, сотрудники судебной поддержки, и другие хронометристы выставляют счет за свое время с шагом в шесть, десять или пятнадцать минут, в зависимости от политики фирмы и указаний клиента. Если вы не выставите счет за свое время, фирма не сможет выставить счет клиенту, и фирма не получит оплату. Таким образом, знание того, как оплачивать время в юридической фирме, важно для вашего успеха и успеха вашей фирмы.
По мере увеличения судебных издержек клиенты стали более экономными и технически подкованными. Следовательно, клиенты проверяют юридические счета более тщательно и с использованием различных приложений баз данных для электронной сортировки и анализа данных о счетах. Растущая тенденция к электронному выставлению счетов (электронным счетам-фактурам) привела к тому, что юридические счета-фактуры стали предметом повышенного внимания, переговоров и споров.
Независимо от того, являетесь ли вы новичком в выставлении счетов за время или опытным хронометристом, приведенные ниже советы помогут вам быстро, точно и точно вести учет рабочего времени.
Создайте подробные платежные описания
Подробные описания задач являются основным компонентом хорошо составленного счета. Важно, чтобы описание ваших усилий содержало достаточно подробностей, чтобы рецензент мог оценить характер и достоинства задачи.
Найти правильный баланс между краткостью и подробностями может быть сложно. Слишком длинное и многословное описание задачи увеличивает двусмысленность и ухудшает понимание. Слишком краткое описание затрудняет оценку целесообразности выполняемой задачи и затраченного времени. Например, такие формальные фразы, как «просмотр файла»; «подготовка к судебному разбирательству» и «просмотр документов» мало что говорят о том, что вы делали и почему занимались той или иной задачей. Вместо «проверки документов» лучше и точнее описать «просмотр второй серии опросных листов истца».
Избегайте блокировки счетов
Блочное выставление счетов — это практика перечисления группы задач в сводке блоков под одной записью времени. Например: «Составлять запросы на допрос; телефонная конференция с доктором Брауном по поводу экспертного отчета; резюмировать показания г-на Смита; просматривать и пересматривать переписку с адвокатом противной стороны. 7,3 часа».
Клиенты признают блокировку счетов стратегией маскировки неэффективности. Кроме того, многие суды не разрешают блокировку счетов, поскольку это препятствует эффективному возмещению расходов на адвокатов после вынесения решения. Более эффективным способом выставления счетов является перечисление каждого независимого действия и его соответствующего времени.
Запишите время быстро
Запись времени сразу после выполнения задачи — лучший способ обеспечить точность. Попытка воссоздать деятельность дня (или недели, или месяца) задним числом трудна и поощряет «заполнение» времени, которое представляет собой практику завышения фактического времени, затраченного на задачу, чтобы заполнить пробелы неучтенных время.
Вам может показаться нецелесообразным вводить каждую задачу в программу хронометража в момент ее завершения. Поэтому разумно разработать систему учета времени, которая способствует быстрому хронометрированию. Некоторые хронометристы диктуют каждое задание сразу же после его выполнения и расшифровывают его в конце дня. Другим проще вести записную книжку, записывая каждую задачу вручную, а затем вводя ее или поручая секретарю вводить ее в конце дня, недели или расчетного периода.
Помните о своей аудитории
Как и в случае с любым другим документом, который вы готовите для рецензирования, важно помнить о своей аудитории при записи времени. Вы можете знать человека, который просматривает ваши счета, например штатного юрисконсульта, назначенного для ведения дела. Поймите, однако, что обзор может на этом не закончиться. Во многих случаях счет-фактура обрабатывается несколькими лицами на разных уровнях как внутри компании, так и за ее пределами. компании, включая юристов, бухгалтеров корпорации-клиента и сторонних аудиторы. При записи своего времени лучше избегать аббревиатур, сленга и сложного жаргона. Используйте краткую юридическую терминологию, но имейте в виду, что ваши табели учета рабочего времени могут быть просмотрены лицами, не обученными юриспруденции.
Ознакомьтесь с политикой выставления счетов клиентам
У каждого клиента свои правила и процедуры выставления счетов. Эти политики часто содержатся в письме об удержании клиента или в письме-соглашении. Эти правила выставления счетов могут устанавливать кадровые ограничения, бюджетные правила, правила выплат и конкретные правила учета рабочего времени. Ознакомившись с основными правилами с самого начала, вы сможете более ответственно относиться к своему времени и оправдывать ожидания клиентов.
Корпоративные клиенты все чаще используют выставление счетов на основе задач. Выставление счетов на основе задач отслеживает выставление счетов фирмы по судебным задачам. Каждому основному виду деятельности присваивается заранее выбранный клиентом компьютерный код. Затем закодированный счет-фактура сортируется и анализируется в электронном виде, что позволяет провести углубленный анализ счета-фактуры. Частью ознакомления с политиками выставления счетов клиентов является изучение и правильное применение множества специализированных кодов выставления счетов на основе задач, уникальных для каждого клиента.
