Руководители проектов тратят много времени на составление планов и установление командных целей. Затем спонсоры, заинтересованные стороны и команды тратят много времени на внесение изменений в объем работ и процесс развертывания. Иметь четкую, легкую процесс управления изменениями на месте и пристальный взгляд на общую картину, даже если некоторые детали меняются, имеет большое значение для продолжения проекта и позволяет вам сохранять хладнокровие.
Примите то, что изменение происходит
Изменения происходят практически в каждой точке жизненный цикл управления проектом. Признание того, что изменения неизбежны, а зачастую и полезны, является частью процесса, что позволяет лучшим руководителям проектов применять более гибкие подходы к планированию и выполнению. Наличие стратегий, позволяющих эффективно справляться с изменениями по мере их возникновения, — это самый быстрый способ сохранить все смотрят на приз, даже несмотря на то, что иногда может показаться постоянным сдвигом в направление.
Определенный, структурированный процесс управления изменениями — это ваш сценарий выполнения; ваша стратегия «библия». Это определит для вас, как лидеру лучше всего реагировать на предложения — даже требования — об изменениях в процессе разработки. Это поможет вам изящно и уверенно ориентироваться в иногда противоречивых ландшафтах сотрудничества для достижения конечных целей всех сторон.
Процесс управления изменениями
Процесс управления изменениями выглядит следующим образом:
- Получение запроса/спроса на изменение процесса в проекте
- Оценить запрос/спрос на изменение с акцентом на бюджет проекта в отношении:
- материалы
- любые соответствующие разрешительные требования
- человеко-часы
- потерянное/выигранное время
- Подготовить и представить акционерам/связным проекта свои рекомендации о том, как действовать в отношении запроса(ов)
- Получить одобрение решения акционеров или отказ от продолжения
Давайте рассмотрим каждый из этих шагов по очереди:
Получение запроса/спроса на изменение процесса в проекте
Вы получите запрос на изменение проекта сотнями разных способов: при встрече, по электронной почте, по телефону, в коридоре, когда вы выбегаете из офиса вечером. В идеале вы получите информацию в форме запроса на изменение, но вы должны знать, что в реальной жизни многие важные заинтересованные стороны считают, что заполнение такого рода документов является работой менеджера проекта, и в вашей компании это может быть.
Шаблон запроса на изменение проекта (подробнее об этом через минуту) должен точно и лаконично фиксировать все детали запроса, как бы неформально они не поступали к вам. Как только вы почувствуете, что все детали записаны точно, пропустите форму мимо инициатора, чтобы убедиться, что все пункты были учтены полностью.
Помните, что изменения могут также касаться тренировок. Не всегда предполагайте, что изменения будут связаны с вводом работы. Процесс одинаков независимо от того, увеличиваете ли вы объем проекта или уменьшаете его.
Провести оценку изменений
Подробно изучите запрос на изменение. Вы будете оценивать влияние на:
- Расписание
- Документация
- Работа, проделанная на сегодняшний день, и работа, которую еще предстоит сделать
- Бюджет
- Меры качества
- Объем
- Доступность ресурсов
Например, изменение программного обеспечения может оцениваться в пять дней. Это не просто добавит пять дней к расписанию, потому что вытолкнет другую задачу и переместит ее на период времени, когда ключевой ресурс находится в отпуске. Эту задачу также нужно будет переместить, поэтому в целом это изменение добавит к расписанию восемь дней. Это будет стоить 5 тысяч долларов, а дополнительные восемь дней подталкивают нас к еще одному месяцу контракта с поставщиком, поэтому здесь тоже нужно учитывать затраты. Качество остается прежним, но масштаб изменяется, чтобы включить новое изменение. Вся соответствующая документация должна быть обновлена, включая план проекта и учебные пособия, которые уже начаты.
Таким образом, в целом, простое пятидневное изменение имеет оглушительный эффект. Прежде чем принимать решение о внедрении, важно учитывать все соответствующие факторы, поскольку наличие полной картины может изменить результат.
Подготовить и представить рекомендации
Вооружившись пониманием полного воздействия запрошенного изменения или изменений, представьте свои рекомендации относительно жизнеспособности сдвига.
В некоторых случаях изменения не будут реализованы, потому что предполагаемая выгода будет меньше затрат. В других случаях может быть найдена достаточная выгода, чтобы компенсировать затраты на выполнение дополнительной работы. Другие случаи, тем не менее, докажут, что изменения неизбежны и находятся вне вашего контроля, независимо от негативных последствий. эффект, возникающий в результате проблем с регулированием или соблюдением, или внутренних проблем, таких как организационные реструктуризация.
Решение
Для небольших изменений, которые подпадают под ваш лимит авторизации, решение о том, принимать или отклонять изменения, остается за вами (при правильном участии команды). Все, что крупнее, должно быть одобрено спонсором проекта или советом проекта. Условия того, что подпадает под какую категорию, обычно четко прописаны в начале любого проекта.
Независимо от результата, важно держать в курсе всех участников процесса. Отчуждение членов команды на любом этапе разработки может стоить целостности всего проекта, а также любого будущего сотрудничества.
Инструменты управления изменениями
Для упрощения и оптимизации этого процесса был разработан ряд инструментов управления изменениями. Центральное место в каждом наборе инструментов управления изменениями должно занимать:
- Контрольный список или карта процесса, показывающая заинтересованным сторонам необходимые шаги для внесения изменений в содержание проекта.
- Форма запроса на изменение шаблона (Примечание: если ваши проекты работают в Интернете из автоматизированного рабочего процесса, рекомендуется включить эту форму в список документов)
Разработка формы запроса на изменение проекта
Форма запроса на изменение проекта должна включать:
- Имя лица, запрашивающего изменение («заявитель»).
- Уникальный идентификатор, например номер сдачи (вы можете добавить его позже, так как маловероятно, что кто-либо из людей, подающих запрос и использующих форму, будет знать, что здесь нужно ввести).
- Описание предлагаемого изменения, максимально подробное.
- Категория изменения. В идеале запрашивающие должны иметь возможность выбирать из предварительно заполненной категории для этого раздела, чтобы им нужно было только поставить галочку. Это хорошее место, чтобы отметить, относится ли запрос на изменение к регулированию или внутреннему соответствию — если это так (на самом деле), вы можете обойти многие этапы планирования и оценки и просто продолжить работу. это.
- «Почему» изменения. Чем обосновано его внедрение? Зачем это нужно просителю?
- Потенциальное влияние предлагаемого изменения на различные элементы проекта, включая время, стоимость, качество и объем. Запрашивающая сторона может не располагать всей информацией, поэтому может потребоваться ваша помощь в заполнении этих полей на этапе оценки изменений. Минимум, который вы ищете на этом этапе, - это разъяснение того, может ли он увеличить, уменьшить или изменить существующие параметры проекта.
Формы запроса на изменение должны быть закруглены с местом для деталей, которые вы должны заполнить по мере дальнейшего обсуждения изменений. В шаблоне также должно быть место для:
- Изменить решение: принять, отклонить или отложить
- Имя лица, принявшего решение (или группы), плюс дата принятия решения и любые дополнительные комментарии.
Изменения и управление содержанием проекта
Управление содержанием проекта это процесс, который фильтрует и уточняет различия между тем, что необходимо для успешного выполнения проекта, а что нет. При получении запросов на изменение проекта необходимо учитывать, как эти изменения могут повлиять на проект в целом. Ваш процесс управления изменениями помогает уточнить и определить в контексте, почему изменение является или нецелесообразным или необходимым.
Руководство по своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — шестое изданиестоит упомянуть об управлении изменениями в проектах охвата, потому что это не так интуитивно понятно, как вы думаете. «Руководство PMBOK» включает в себя отличные рекомендации для начинающих в форме процесса под названием «Контроль содержания» в разделе «Управление содержанием проекта». Однако процесс управления изменениями в проектах должен осуществляться более комплексно, и это отражено в тексте. Пользователи "PMBOK Guide" также должны обратиться к Выполнение интегрированного контроля изменений процесс, так как он ясно показывает, как все взаимосвязано в более широком ландшафте.
Для целей стать PMP, важно понимать, как «Руководство PMBOK» охватывает управление изменениями, поскольку оно станет частью вашего экзамена. Но имейте в виду, что процесс управления изменениями, который вы фактически будете использовать в проектах, должен быть интегрированным, простым в использовании и практичным.
Ведите свою команду через процесс изменений
Команда проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта, поэтому ее активное вовлечение помогает управлять изменениями в процессе.
Вот пять способов, с помощью которых вы можете помочь своей команде быстро освоиться с процессом управления изменениями проекта:
1. Будьте открыты к изменениям. Сообщите вашей команде, что в проектах ожидаются изменения.
2. Будьте открыты в отношении процесса. Обсуждаемый здесь процесс управления изменениями не всем понятен. Большинство членов команды не узнают, что от них ожидается, пока их не уведомят об этом. Организуйте брифинг, чтобы пройти с ними процесс, и пусть каждый знает, какова их роль в его выполнении.
3. Делай проще. Изменение проекта часто в лучшем случае представляет собой контролируемый хаос. Шаги, которые вы предпринимаете для успешной навигации по нему определить свой характер в качестве менеджера проекта. Ваша команда может счесть изменения тревожными, особенно крупными или отменяющими решения, которые долгое время считались решенными, и препятствия, которые считались давно устраненными. График неверный, бюджет может быть другой, требования наверняка другие.
Ваша команда обращается к вам за советом и поддержкой. Максимально упростите для них этот процесс.
4. Будьте рядом, чтобы помочь. Новый способ работы требует времени для успешной интеграции. Если вы ранее управляли изменениями проекта неформальным образом (или вообще не управляли), то переход на формальный процесс может занять некоторое время, прежде чем он станет «то, как мы делаем все здесь». Сообщите команде, что вы здесь, чтобы помочь им, если им нужно будет обойти вас.
5. Не бойтесь сказать нет. Не все изменения являются разумными предложениями. Сообщите вашей команде, что, если они твердо убеждены в том, что изменение не является правильным для проекта в настоящее время, вы поддержите их в этом разговоре с инициатором изменения.
Неспособность эффективно управлять изменениями является главной причиной полного провала проекта, так что будьте начеку. Вооружившись нужной информацией и процессами, изменения в проекте можно вносить контролируемым, разумным и выгодным для всех участников способом.
