Управление может быть одним из самых сложных вопросов в управлении проектами, но также и одним из самых важных. Таким образом высшее руководство узнает, что их команды хорошо работают, и убеждается, что проект развивается так, как должен. Он также обеспечивает сдержки и противовесы, необходимые для того, чтобы менеджеры знали, что деньги тратятся надлежащим образом и в соответствии с экономическим обоснованием.
В конечном счете, ответственность за обеспечение надлежащего управления лежит на спонсоре проекта, но руководители проекта также могут играть в этом активную роль. Какой бы ни была ваша роль, это помогает понять управление проектом и то, как оно помогает командам достигать своих целей.
Определение управления проектом
«Управление» в терминах управления проектами относится к политикам, процессам, стандартам, процедурам и руководящим принципам, которые определяют, как ваша организация ведет, запускает и контролирует проекты. Это рамки, в которых развивается проект. Он включает финансовые аспекты проекта, а также логистику, персонал и материалы, связанные с проектом.
Управление может быть обширным и «тяжелым» с большим количеством бюрократии или «легким» с минимальным контролем. Менеджеры должны стремиться к правильному уровню управления для своей среды и культуры. Обеспечение того, чтобы ваша политика управления соответствовала цели проекта, является ключевым фактором обеспечения ее эффективности.
Управление начинается сверху. В крупных компаниях это должно включать приверженность руководящим принципам управления проектом от совета директоров компании. Отношение и стандарты, которых ожидают члены правления, будут распространяться на правления проектов, руководителей проектов и команды.
Почему важно управление проектом
Ваш спонсор проекта и другие ключевые заинтересованные стороны хотят знать, правильно ли вы расходуете бюджет проекта. Они хотят видеть, что вы эффективно отслеживаете ход своего проекта и вмешивается, чтобы управлять рисками проекта по мере необходимости, но обоснование хорошего управления проектом идет дальше.
Управление — это не только внутренний вопрос. Клиенты, особенно представители государственного сектора, требуют управления. Правительства и регулирующие органы требуют (а в некоторых случаях и обеспечивают соблюдение) определенных стандартов для определенных проектов. Многие компании должны придерживаться рекомендаций внешнего законодательства, такого как закон Сарбейнса-Оксли, который был принят в 2002 году, чтобы потребовать, чтобы компании предпринимали определенные шаги для обеспечения точного аудита, подотчетности и прозрачность. Сильное управление проектом — это всего лишь один из способов доказать, что ваша компания работает эффективно и в соответствии с установленными правилами и нормами для вашей отрасли.
Управление проектом также поможет вам:
- Повысьте окупаемость инвестиций и эффективно отслеживайте эти инвестиции
- Получите поддержку проектов
- Избегайте распространенных причин провала проекта, создавая больше возможностей для их распознавания на ранних стадиях процесса.
- Общайтесь более эффективно
- Внедрить стандартизацию проектов, упрощая сравнение производительности.
- Минимизируйте риск
- Развивайте и мотивируйте персонал в структурированной среде
Как выглядит управление проектом
Итак, как же выглядит хорошее управление проектом? Вы распознаете определенные действия и качества, когда проект будет иметь надлежащее управление.
Существует дисциплинированный жизненный цикл управления проектами. который включает в себя определенные точки для утверждения. В этих точках обсуждается жизнеспособность проекта и принимается решение о том, продолжать работу или нет.
Проекты имеют четкое экономическое обоснование, а бизнес-кейсы содержат достаточно информации, чтобы управленческие команды могли принимать правильные решения. Эти решения должным образом документируются и сообщаются.
Люди, работающие над проектами, имеют определенные роли и обязанности. Лица, входящие в проектную команду, имеют опыт и квалификацию в соответствующих ролях. Процессы и процедуры должны позволять проектным группам анализировать свой проект и при необходимости запрашивать независимую поддержку.
Eсть культура непрерывного обучения это позволяет проектным группам постоянно совершенствоваться и обсуждать извлеченные уроки в свободной от вины среде.
Заинтересованные стороны вовлечены и доверяют процессу. Управление проектом связано со структурами управления в организации в целом. Основная цель управления проектами состоит в том, чтобы обеспечить правильное выполнение проектов, т. неразрывно связано с финансовым управлением на корпоративном уровне, управлением корпоративными рисками и т. д.
Управление проектом должно легко вписаться в ваши текущие организационные процессы. Другими словами, не создавайте совершенно новый процесс управления финансами, если у вас уже есть тот, который работает в других областях! Используйте то, что уже существует, и настройте корпоративные процессы, чтобы сделать их подходящими для использования в среде проекта.
5 основных направлений управления проектами
Когда вы начнете вникать в это, вы поймете, что управление проектами пронизывает все элементы управления проектами. Тем не менее, есть несколько ключевых областей, где управление особенно важно.
- Методологии и процессы: они помогают вам выполнять работу надежно и устойчиво.
- Управление знаниями: это имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы организация извлекала уроки из опыта проекта. Управление знаниями необходимо, если вы хотите перестать совершать одни и те же ошибки несколько раз.
- Зрелость управления проектами: по мере того, как ваше организационное управление проектами будет становиться все более зрелым благодаря опыту, будет расти и ваша способность успешно выполнять поставленные задачи.
- Участие высшего уровня. Приверженность управлению проектом начинается с самого верха. Если у вас есть поддержка со стороны руководства, это будет распространяться на все уровни бизнеса, и подход к управлению будет более устойчивым.
- Культура поддержки: культура поддержки, а не обвинений, обеспечит менеджерам проектов правильную среду для процветания. Культура поддержки, возглавляемая офисом управления проектами или директором проекта, поможет менеджерам проектов достичь своих целей и целей проекта.
Что делать, если нет корпоративного стандарта
Многие менеджеры проектов в небольших организациях обнаруживают, что работают над проектами в благоприятной среде, где существует поддержка концепции управления проектами, но не хватает формальных организационных структур, из которых можно было бы получать информацию. выключенный.
В этой ситуации, которая характерна не только для небольших организаций, вам придется разрабатывать модель управления проектом с нуля. Если нет подхода к управлению проектом, который вы можете взять с полки и подогнать под свой проект, вам придется создать свой собственный.
Это не так сложно, как может показаться. Начните с настройки основ:
- Создайте документ «Роли и обязанности».
- Убедитесь, что у вас есть спонсор проекта.
- Убедитесь, что у вас есть проектный совет или руководящая группа, и организуйте регулярные встречи, для которых вы записываете и распределяете протоколы.
- Настройте процесс управления рисками.
- Настройте процесс управления изменениями.
- Внесите точки в свой график проекта, где вы проверяете жизнеспособность проекта по сравнению с первоначальные цели бизнес-кейса (конец каждого этапа фазы является естественной точкой для их постановки). чеки).
