9 навыков фасилитирования совещаний для менеджеров

Встречи могут быть либо возможностью поделиться идеями, обсудить проблемы и определить планы действий, либо они могут закончиться непродуктивной тратой времени. К сожалению, менеджеры часто являются основными участниками к дисфункции процесса. Вам нужны навыки для правильного проведения совещаний.

Укрепление ваших навыков фасилитатора совещаний

По определению, облегчение означает «упростить или упростить; помогите вперед». Чтобы менеджер содействовал совещанию (вместо того, чтобы проводить его), он должен быть готов отказаться от своей власти и быть открытым для различных результатов и подходов.

Где менеджеры ошибаются при проведении совещаний

Многие менеджеры думают, что знают, как «провести» совещание. Они устанавливают повестку дня, все говорят и принимают все решения. Хотя это может показаться менеджерам легким и эффективным, часто это пустая трата времени людей и не используется творческий потенциал команды.

На самом деле это имеет противоположный эффект, поскольку сотрудники, как правило, уходят в себя, подчиняясь менеджеру, который хочет взять на себя ответственность.

Эти идеи для менеджеров всех уровней укрепят их навыки ведения собраний в поддержку повышения их продуктивности.

Навыки, необходимые менеджерам для организации совещаний

Правильный фасилитация встречи включает в себя получение всех на собрании участвуют в выявлении и решении проблем. Команды почти всегда будут разрабатывать лучшие, более креативные решения, чем любой менеджер в одиночку. Команды также более склонны поддерживать реализацию решений, которые они помогли создать. Вы можете разбить эти навыки фасилитатора на три разные категории:

1. Планирование встречи
2. Проведение встречи
3. Решение проблем со встречами

Как спланировать встречу

Прежде чем начать любую встречу вам нужна повестка дня. Для совместной встречи пригласите участников встречи, чтобы они рассказали вам, какие проблемы нужно решить команде или какие изменения нужно внести команде. Убедитесь, что темы позволяют групповое участие. Содействие встрече отличается от представления информации на встрече.

1. Включить групповое участие

Убедитесь, что у вас достаточно времени для группового участия и что вы не пытаетесь решить слишком много проблем за короткий период времени. Однако слишком много времени также может привести к бесконечному циклу «ну, а как насчет…». Убедитесь, что ваша повестка дня соответствует времени, отведенному для встречи. Необходимые навыки включают в себя эти.

• Навыки группового фасилитации
• Планирование встречи
• Решение проблем
• Принятие решений
• Развитие повестки дня

2. Убедитесь, что вы обеспечиваете надлежащую логистику

Тщательно выбирайте место и время встречи. Если вы попытаетесь втиснуть 15 человек в конференц-зал с шестью стульями, собрание обернется катастрофой. Когда люди чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга, не слышат или голодны, результаты встречи ухудшаются.

Узнайте, как использовать логистику как способ поощрения активного участия и устранения барьеров. Все это нужно планировать заранее. Отправка кого-то посреди собрания, чтобы заказать бутерброды, делает ваше собрание менее эффективным. Планирование логистики включает в себя эти навыки.

• Логистическое планирование и опыт
• Принятие решений
• Вдумчивое рассмотрение потребностей других

3. Запись протокола встречи

Последняя важная часть планирования встречи протокол встречи. Кто их возьмет? Кто будет их раздавать? Если у вас нет назначенного административного лица, подумайте о том, чтобы сделать это самостоятельно или распределить обязанности между членами команды. Если на прошлой неделе Джейн вела протоколы, то на этой неделе очередь Джона. Если вы используете доску или флип-чарт для сбора идей, дайте человеку, пишущему достаточно времени, чтобы документировать их правильно.

• Навыки ведения заметок
• Актуальность документации 
• Понимание разнообразия и инклюзивности

Как провести собрание

С вашей тщательной повесткой дня, хорошим расположением и подходящими закусками вы готовы к встрече. Чтобы ваша встреча стала отличной рабочей встречей (а не просто информационной свалкой), вам необходимо продемонстрировать соответствующие навыки фасилитации.

Для этого вам нужно сосредоточиться на этих трех компонентах фасилитации встреч.

1. Задавать вопросы

Хорошие вопросы стимулируют серьезную дискуссию. Статья, "70 потрясающих коучинговых вопросов с использованием модели GROW," предлагает несколько выдающихся подсказок для дискуссий.

•  Задавайте вопросы, чтобы получить дополнительную информацию
• Задавайте вопросы, чтобы узнать о разных точках зрения
• Задавайте вопросы, чтобы отметить области согласия и несогласия
• Задавайте вопросы, чтобы подтвердить, что вы действительно слышите, какой вклад вносят члены команды.
• Задавайте вопросы, чтобы убедиться, что вы делитесь смыслом с членами команды

2. Продемонстрируйте активное слушание

Активное слушание позволяет действительно и глубоко знаю что ты и человек вы слушаете, чтобы поделиться смыслом и пришли к вдумчивому пониманию позиций друг друга. Когда вы перефразируете, проверяете понимание и задаете уточняющие вопросы, это побуждает к большему участию и поддерживает обсуждение.

• Делайте кивки головой и другие соответствующие жесты, чтобы показать понимание
• Повторите то, что вы услышали, другой стороне, чтобы вы знали, что разделяете смысл
• Задавайте вопросы, чтобы прояснить все, в чем вы не уверены
• Задавайте дополнительные вопросы, чтобы еще больше расширить свое понимание
• Используйте такие слова, как «ах-ха», «да, я понимаю» и тому подобное, чтобы указать на понимание

3. Проведите правильный мозговой штурм

Большинство людей думают, что они уже уметь мозговой штурм. Однако обычно это не так. Слишком часто эффективность мозгового штурма снижается из-за плохого управления процессом, сильного социального или политического давления и плохих навыков фасилитации. Многие люди никогда не испытывали по-настоящему силу хорошо организованного сеанса мозгового штурма.

• Практикуйте эффективные навыки фасилитации
• Управление представлением идей участниками
• Убедитесь, что все участники имеют равные возможности для выступления
• Управляйте конкурирующими разговорами и людьми, которые переговариваются друг с другом
• Разработайте эффективный способ сузить варианты выбора до управляемого числа
• Решайте любые возникающие конфликты

Как решать проблемы на встрече

Второй тип встреч требует различных навыков фасилитатора. Вам не нужно было бы встречаться, если бы все уже согласились с решением. Вы собираетесь вместе, чтобы делиться информацией и вырабатывать ответы, а это значит, что вам нужно будет объединять людей. Вот навыки, которые вам понадобятся.

1. Навыки достижения консенсуса

Консенсус не означает, что все должны согласиться с решением. Это означает, что у всех была возможность поделиться своими взглядами (возможно, путем мозгового штурма) и предложить идеи. После этого ключом к консенсусу является то, что все члены команды соглашаются поддерживать направление, даже если оно не было их первоначальным выбором.

• Надлежащая фасилитация встречи проведет группу от обмена идеями к разработка эффективного решения.
• Достижение консенсуса занимает больше времени, но, как правило, вызывает более сильную поддержку со стороны группы в целом. Однако помните, что консенсус не является конечной целью.
• Эффективное решение проблемы под рукой является наиболее важным вопросом.

2. Навыки разрешения конфликтов

Всякий раз, когда есть комната, полная людей, вовлеченных в решение проблемы, конфликт неизбежен. На самом деле конфликт по поводу задачи или проблемы рассматривается группой исследователей как часть процесса эффективного принятия решений. Менеджер должен научиться использовать силу конфликта положительным образом.

• Управляйте обсуждением, чтобы выслушать все точки зрения
• Проведите дискуссию, чтобы выявить области согласия и несогласия
• Используйте навыки фасилитатора, чтобы некоторые участники чувствовали себя услышанными

3. Навыки невербального общения

Хотя исследователи спорят о точных процентах, большинство согласится с тем, что более 50% общения осуществляется невербально.

• Менеджер должен уметь читать тон и язык тела группы, чтобы оценить уровень их вовлеченности, откровенности и приверженности.
• Ваше понимание невербального общения может помочь увидеть, когда есть истинное согласие, а не устное согласие, просто чтобы закончить встречу.
• Будьте осведомлены о языке тела как о способе испытать общий голос общения человека или команды.