Выражение благодарности донору завершает одну транзакцию, но создает мост к будущей поддержке и более глубокому взаимодействию. Сделайте это хорошо, и вы на пути к будущему успеху в сборе средств.
Вот десять советов, как правильно составить благодарственное письмо.
Получите это по почте быстро
Сорок восемь часов — идеальный срок для благодарственного письма. Если это невозможно, нацельтесь не более чем на неделю. Вы хотите, чтобы донор помнил, что он сделал пожертвование, чтобы ваша благодарность подкрепляла его действие и вознаграждала его за пожертвование.
Быстрое получение письма заставит жертвователя запомнить имя вашей благотворительной организации, убедит его в том, что вы получили пожертвование, и произведет на него впечатление вашей эффективностью и заботой.
Даже онлайн-доноры должны получать благодарственное письмо по почте, но это дорого, и многие некоммерческие организации переходят в онлайн, насколько это возможно. В этом случае убедитесь, что ваш онлайн-донор не только что получил квитанцию по электронной почте. Найдите время, чтобы персонализировать письмо с благодарностью по электронной почте и превратить его в нечто запоминающееся.
Ознакомьтесь с лучшими практиками для благодарственные письма на почту. В заполненных почтовых ящиках ваше благодарственное письмо может остаться незамеченным, поэтому обратите внимание на его Сюжетная линия и убедитесь, что в строке "от" четко указана ваша организация.
Есть много препятствий, чтобы поблагодарить донора по электронной почте, о которых вы можете забыть. Он должен оставаться внеПапка для спама, привлечь внимание жертвователя и побудить его или ее открыть сообщение. Не позволяйте легкости и относительно низкой стоимости электронной почты скрывать от вас ее недостатки.
Сделайте это лично
Персонализируйте свое благодарственное письмо с именем жертвователя (дважды проверьте написание и никогда не называйте мисс мистером) и напишите непосредственно этому человеку. Имена имеют силу.
То, что работает для письма о сборе средств, также работает и для благодарственного письма. Например, используйте личные местоимения, такие как «ты», «мы» и «я».
Включите информацию о доноре, например, как долго он был донором или что вам понравилось видеть его на последнем мероприятии. Возможно, даритель получил награду или получил продвижение по службе. Не стесняйтесь добавить что-то об этом в свое письмо.
Хорошая система записи доноров станет вашим лучшим другом, когда дело доходит до такого уровня персонализации. Большинство систем, даже недорогих, имеют возможность собирать текущую информацию о ваших донорах.
Когда последний раз давали? Они вызвались добровольцами? Когда в последний раз донор контактировал с вашей организацией и каков был характер этого взаимодействия?
Если это первый донор, отправьте приветственный пакет и предложите донору подписаться на информационные бюллетени и объявления.
Если вы благодарите давнего спонсора, подумайте о рукописная записка а не официальное письмо, или еще один творческий способ сказать спасибо.
Скоординируйте это с темами кампании
Скоординируйте благодарность с призывом или кампанией, которая привела к пожертвованию.
Набросайте шаблон благодарственного письма, когда будете писать материалы для сбора средств. Думайте об этом как о части пакета вашей кампании. Если пожертвование является ответом на какой-то другой стимул — возможно, на организованное вами событие — свяжите письмо с этим событием.
Если вернуться к призыву, имя вашей организации закрепится в сознании жертвователя. Это также успокаивает донора.
Если пожертвование является ответом на конкретное обращение по электронной почте, разработайте целевую страницу после пожертвования на своем веб-сайте специально для этих доноров.
Дженерик вышел. Обязательным условием является конкретизация того, что донор увидел, что заставило его или ее пожертвовать. Например, если жертвователь сделал пожертвование для помощи пострадавшим от землетрясения, убедитесь, что ваша благодарность относится к этой ситуации.
Используйте истории, чтобы связать доноров с результатами
Помогите донорам визуализировать, как были потрачены их деньги. Лучший способ сделать это — рассказать историю о конкретном человеке, которому помогло пожертвование. История не должна быть очень длинной. Всего несколько предложений и использование имени человека может быть достаточно, чтобы вызвать сочувствие у донора.
Сделайте своего донора героем этих историй. Он или она сделали эту историю возможной. Держите список историй о хороших делах, которые совершает ваша благотворительность. затем создайте копии, используя эти истории, и поместите их в свои благодарственные письма по мере необходимости.
Частое изменение историй сохранит ваши письма свежими и облегчит отправку большого количества писем без необходимости делать каждое из них совершенно новым.
Даже если вы обслуживаете людей, находящихся в деликатной ситуации, и вам необходимо защитить их личность, есть способы рассказать их истории, не ставя под угрозу их конфиденциальность.
Попросите реального человека подписать ваши письма
Избегайте цифровых подписей, если только вы не отправляете тысячи писем за раз. Даже в этом случае резервные письма, которые отправляются жертвователям со значительными пожертвованиями, должны быть подписаны вашим исполнительным директором, президентом совета директоров или председателем по сбору средств на добровольных началах. Используйте для этих писем настоящие марки первого класса.
Добавить личную рукописную заметку
При необходимости попросите исполнительного директора или председателя правления добавить к письму личное примечание. Постоянные доноры, которые могут знать вашего ED или членов правления, находят это особенно приятным.
Упоминание недавнего мероприятия, которое посетил даритель, напомнит дарителю о приятном опыте и добавит достоверности заметке. Подумайте о том, чтобы устроить вечеринку для написания заметок с добровольцами, которые могут делать заметки на письмах или прикреплять стикеры к рукописным сообщениям.
Включить конверт для ответа
Я не рекомендую просить еще одно пожертвование в благодарственном письме. Честно говоря, это отталкивает людей больше, чем вы думаете. Однако простое вложение конверта с ответом может напомнить донору, что будущие пожертвования приветствуются.
Многие жертвователи сохраняют эти конверты и используют их для подарка позже... или даже сразу. Эндрю Олсен из Fundraising Fundamentals с энтузиазмом относится к включению ответные конверты в благодарственных письмах. Он обнаружил, что благотворительные организации, которые используют эту тактику для новых доноров, имеют «коэффициент конверсии вторых подарков, который где-то на 8-12% выше, чем у тех организаций, которые их не включают».
Используйте письмо в качестве налоговой квитанции
Ваша благодарность донора также может быть квитанцией. Вы должны предоставлять квитанцию ежегодно для целей налогообложения, если даритель дает $250 или больше, и вы можете включить это раскрытие информации с этим письмом.
Благодарственные письма сегодня обычно включают в себя надлежащее раскрытие информации каждый раз, когда жертвователь дает, будь то онлайн, чеком или через ежемесячная подача.
Хорошей практикой также является предоставление сводки пожертвований за год в начале следующего года, как раз в то время, когда жертвователи обычно готовят свои налоговые декларации. Просто помните, что квитанция — это не благодарность. Квитанция должна составлять второстепенную часть письма.
Пригласите больше участников
Всегда приятно включить приглашение посетить ваше агентство и увидеть вашу работу из первых рук.
В современном мире, где вы можете собирать пожертвования от людей со всего мира, вовлеченность может быть достигнута через социальные сети. Поощряйте вашего донора следить за вашей организацией в Facebook и Twitter или в любых других социальных сетях, в которых вы участвуете.
Поскольку в отправленном письме нет гиперссылок, укажите адрес своего веб-сайта, а затем убедитесь, что кнопки социальных сетей легко найти.
Включите явное приглашение посетить веб-сайт и нажмите на эти кнопки и подпишитесь на рассылку новостей по электронной почте или другие сообщения. Иконки социальных сетей являются одними из самых важных элементов на веб-сайте вашей благотворительной организации.
Добавьте постскриптум и укажите контактную информацию
Мы все скиммеры. Вот почему большинство из нас читает верхнюю часть письма, а затем переходит к постскриптуму. Тогда мы можем вернуться и прочитать остальную часть письма. Маркетологи прямой почтовой рассылки знать все о P.S. и всегда включать его. Иногда их больше одного.
В постскриптуме благодарственного письма вы можете снова сослаться на предоставленную вами историю («Майкл и Джейн в безопасности и счастливы благодаря вам») или указать важную контактную информацию.
Доноры должны иметь имя, номер телефона и адрес электронной почты кого-либо в организации, к которому они могут обращаться с вопросами. Обслуживание клиентов так же важно для некоммерческих организаций, как и для бизнеса, поэтому донору будет легко найти реального человека, если у него возникнет проблема.
