Ошибки при сборе средств, которых следует избегать

Мероприятия по сбору средств всех видов, от гала-концертов до потных марафонов и шумных аукционов, были важной частью сбора средств для большинства благотворительных организаций на протяжении десятилетий.

Почему эта форма сбора средств так популярна? Некоторым благотворительным организациям специальные мероприятия приносят довольно много денег. Для других мероприятия по сбору средств достигают таких целей, как построение отношений, привлечение новых сторонников или создание большей рекламы в своих сообществах.

Хотя в 2020 году мероприятия по сбору средств по всему миру были либо отложены, либо отменены, многие благотворительные организации узнали как поддерживать их, переключаясь на виртуальные события или изобретая новые типы событий, которые соответствуют цифровым мир. Эти мероприятия включали в себя виртуальные концерты, виртуальные игры и даже виртуальную легкую атлетику.

Но специальные мероприятия требуют тщательного планирования и, что, пожалуй, важнее всего, требуют избегать типичных ошибок. например, потратить на мероприятие больше, чем оно принесет, думая, что мероприятие можно провести быстро, и плохой следовать за. Вот несколько ошибок, которых следует избегать.

Ошибки планирования мероприятий, которых следует избегать

Слишком долгое ожидание начала планирования

Легко думать, что мы можем организовать мероприятие в последнюю минуту, но это может дорого обойтись. Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени вы должны уделить его планированию.

Нет цели? Определите один, прежде чем идти дальше. Ваша цель — собрать много денег, построить отношения или сделать рекламу? Ваша цель может включать в себя все это, но решите, что будет иметь приоритет, а затем планируйте соответственно.

Ваша денежная цель и цель будут определять, насколько заранее вы должны начать планирование, особенно если это новое событие. Например, тихий аукцион или гала-концерт могут занять много времени, чтобы спланировать и разработать стратегию. Neon, поставщик программного обеспечения для мероприятий, предлагает вам выделить два месяца на планирование для каждых 100 гостей.

Спортивное мероприятие, такое как забег, может первоначально занять год или больше просто потому, что в таком мероприятии много движущихся частей. событие, от настройки онлайн-регистрации, формирования одноранговой кампании по сбору средств до получения прибыльного спонсорства для событие.

Конечно, небольшие мероприятия можно организовать довольно быстро, в зависимости от вашей цели и количества участников, на которое вы рассчитываете.

Однако подойдите к особому событию реалистично. Скорее всего, это займет больше времени, чем вы думаете, особенно если это совершенно новое событие. Повторные события, естественно, занимают меньше времени. Но 6-12 месяцев — идеальный срок для планирования вашего первого.

Создание нереального бюджета

При составлении бюджета нужно учитывать две вещи: будет ли мероприятие приносить деньги или тратить деньги. Если ваше мероприятие небольшое и ваша цель — построение отношений, может быть неплохо не зарабатывать деньги. Но планирование большого мероприятия без расчетов может быть ошибкой.

Подумайте о возврате инвестиций (ROI) вашего мероприятия. Если ваша цель состоит в том, чтобы собрать больше, чем вы тратите, убедитесь, что вы можете достичь этого. При составлении бюджета мероприятия включите все аспекты, от стоимости места проведения до развлечений и времени, которое потратит на это ваш персонал.

Кроме того, подумайте, есть ли у вас силы добровольца, чтобы провести мероприятие. Эти затраты должны быть оценены в максимально возможной степени и включены в ваш бюджет.

Определите, соответствуют ли доходы от мероприятия инфляции. Пожертвования растут или уменьшаются? Не бойтесь бросить мероприятие по сбору средств, если оно начинает трещать по швам. Иногда новая идея порождает новую энергию и интерес.

Не выбирая тему

Тема — это просто объединяющая идея. Он объединяет все ваши усилия под одной крышей. Темы могут быть веселыми, вдохновляющими или целеустремленными. Забрасывайте широкую сеть, думая о теме. Попробуйте выйти за рамки очевидного, например, «Ночь в казино» или «Танец со звездами».

Рассмотрите все возможности дизайна для вашей темы. Будет ли это хорошо работать для маркетинга и рекламы? Как это будет выглядеть в программе, которую вы печатаете, на вывесках, которые вы создаете в пресс-релизах и других рекламных материалах?

Лучшие темы одновременно захватывающие и заставляющие задуматься. Помните, что тема, которую вы выбираете, посылает вашим посетителям подсознательное сообщение, поэтому выбирайте ее с умом.

Вот несколько актуальных тем для разжигания вашего воображения:

• Разоблачение будущего: 26-й ежегодный благотворительный вечер Hob Nob Foundation, организованный Фондом Святого Франциска, собрал более 300 000 долларов, которые пошли на программу общественных грантов и другие услуги больницы. Это было виртуальное мероприятие, включающее в себя аукцион и профессиональное развлечение.
• Пройти милю в ее туфлях: в рамках этой инновационной акции мужчинам предлагалось пройти милю в женских туфлях на высоких каблуках, чтобы собрать средства на борьбу с домашним насилием. Мероприятие проходило по всей стране с участием многих небольших местных организаций.
• Уморить голодом вампира. Сдавать кровь: Это мероприятие было организовано несколько лет назад Американским Красным Крестом, но школы, университеты и даже компании до сих пор используют эту идею и тему на Хэллоуин.

Слабое привлечение спонсоров

Не у всех мероприятий по сбору средств есть спонсоры, но у более крупных обычно они есть. Спонсорство особенно важно для крупных спортивных мероприятий, но оно также может быть уместным для гала-концертов, музейных выставок, мероприятий с участием нескольких штатов или сбора средств. Спонсоры могут помочь обеспечить рекламу, профинансировать место проведения и предоставить сложную техническую помощь.

Спонсорство – это партнерство. Компании получают огромное количество доброй воли, спонсируя некоммерческие мероприятия. По данным The Edelman Trust Barometer 2020, в современном мире потребители ставят этику компаний выше компетентности. Благотворительные организации должны воспользоваться этой потребностью для предприятий, чтобы показать, насколько они социально ответственны.

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы найти спонсоров, которые описаны ниже:

• Проверьте, какие связи у вас уже могут быть с бизнесом. Подумайте о компаниях, которыми вы уже пользуетесь, например, о ваших поставщиках. Спросите членов совета директоров, какие у них есть связи. Поищите ассоциации, которые у вас могут быть, такие как Торговая палата или бизнес-клубы, такие как Rotary Club или Kiwanis.
• Составьте список компаний поблизости, которые могут быть заинтересованы в вашем мероприятии. Это могут быть только местные предприятия или филиалы национальных предприятий. Свяжитесь с этими предприятиями через их маркетинговые или благотворительные офисы.
• Как только вы найдете контакт в компании, изучите ее цели, аудиторию и маркетинговые планы. Есть ли соответствие вашей миссии, вашей аудитории, вашей деятельности?
• Когда вы найдете бизнес с целями и аудиторией, которые соответствуют вашим, подготовьте предложение о спонсорстве. Подумайте о партнерстве с точки зрения бизнеса и смоделируйте свое предложение с учетом интересов этого бизнеса.

Не сегментировать вашу базу данных

Возможно, вы привыкли использовать исследования потенциальных клиентов для своих крупных кампаний по сбору средств, но это также работает и с мероприятиями по сбору средств, особенно если это событие с высокой ставкой.

Ваши собственные сотрудники могут проводить исследования потенциальных клиентов, или вы можете нанять консультанта или компанию по поиску потенциальных клиентов. Помните, что собственный капитал — это только часть того, что заставляет донора жертвовать. Их предыдущие связи с вашим делом и участие, вероятно, имеют большее значение.

То, что вы обнаружите, может помочь вам разработать более мудрую схему рассадки или повлиять на то, как вы обращаетесь к конкретным посетителям. Помимо отправки приглашения, член вашего правления может сделать телефонный звонок, чтобы побудить потенциального клиента принять участие.

Ошибки, которых следует избегать во время мероприятия

Слишком длинное мероприятие

Еще одна ошибка, которую совершают многие некоммерческие организации при организации мероприятия по сбору средств, — продолжительность мероприятий дольше, чем необходимо.

Лучше отправить гостей домой немного раньше, чем просить их высидеть длинную программу или комплекс мероприятий.

Участники мероприятия по сбору средств не хотят оставаться в плену вечно. У них есть жизнь, дети и работа, и они не хотят проводить шесть часов на вашем мероприятии, каким бы замечательным оно ни было.

Один из способов держать событие под контролем — взять пример с театра. Рассмотрите сценарий всего дела. Если у вас есть спикеры, скажите им, сколько у них есть времени, и даже предложите написать для них несколько ремарок.

Сценарий каждой детали события с момента начала сегмента до момента его окончания. Дайте сценарий каждому сотруднику, работающему над мероприятием, и каждому волонтеру. Подчеркните важность соблюдения временных рамок как можно точнее.

Держите свои мероприятия по сбору средств короткими, приятными и по существу. Вы всегда хотите, чтобы ваши гости желали большего.

Отказ от запроса пожертвования от участников

Если вы никогда не просите своих сторонников о пожертвованиях и никогда не говорите конкретно о своих потребностях, как вы можете ожидать, что они помогут вам?

Лучший способ исправить это несоответствие — начать действовать прямо сейчас. Расскажите своим посетителям все о своих высоких целях и стремлениях. Пусть они в планировании ваших предстоящих инициатив.

Скорее всего, их интересуют проекты, которыми вы планируете заняться. Более того, они хотят знать, как они могут помочь, и получить возможность участвовать в той хорошей работе, которой вы занимаетесь.

Поначалу может показаться неестественным прямо просить денег, но ваши жертвователи скорее узнают правду, чем останутся в неведении о том, как они могут реально помочь вашему делу.

Делайте прямые запросы к участникам вашего мероприятия. Вы можете быть удивлены тем, насколько позитивны их ответы.

Не координируется на всех платформах

Все в сборе средств теперь многоканальное, даже личные мероприятия. Вы можете продавать билеты онлайн, проводить онлайн-аукционы, предоставлять возможности онлайн-пожертвований во время мероприятия или использовать сложную систему взаимного сбора средств.

Ваша организация может справиться с небольшим мероприятием с несколькими цифровыми компонентами, но для более крупного мероприятия может потребоваться помощь извне.

Многие некоммерческие организации используют услуги по планированию мероприятий, чтобы помочь им организовывать и продвигать свои мероприятия, особенно когда есть много движущихся частей. Многие сервисы работают в этом пространстве.

Пара фирм, на которые стоит обратить внимание, — это Dirigo Design and Development и Sir Isaac. платформы могут помочь с цифровыми компонентами любого специального мероприятия по сбору средств, такими как CauseVox, Classy и Ивентбрайт.

Ошибки после мероприятия, которых следует избегать

Не благодарите своих доноров немедленно

Одна из самых больших ошибок, которую совершают многие сборщики средств, — это не поблагодарить участников мероприятия и жертвователей. Или, если они это сделают, они могут не поблагодарить своих доноров должным образом. Например, если жертвователь жертвует 10 долларов после мероприятия по сбору средств, вполне допустимо отправить ему электронное письмо с благодарностью.

Однако, если крупный спонсор дает вашей некоммерческой организации 5000 долларов, электронного письма недостаточно. Хорошо продуманное благодарственное письмо в порядке вещей. Кроме того, лучше всего будет сделать официальный телефонный звонок от члена правления, чтобы подтвердить их щедрый вклад.

Чтобы обеспечить наилучший возможный опыт управления, важно рассматривать каждого из ваших доноров как личностей. Также важно признать, что признание ваших доноров — это то, что заставляет их возвращаться в вашу организацию. В исследовании Donor Voice было обнаружено, что быстрая и эффективная благодарность донору является одним из семи ключевых факторов приверженности донора.

На практике это означает, что вам, вероятно, следует сначала отправить общую благодарность по электронной почте, а затем перейти к более персонализированным способам, таким как телефонные звонки и благодарственные письма по почте.

Обязательно благодарите своих доноров заблаговременно, часто и способом, который соответствует их участию в вашей организации.

Не запрашивать обратную связь

Просьба об обратной связи — это всего лишь важная часть укрепления отношений с клиентами. Мы получаем опросы везде, где совершаем покупки или занимаемся бизнесом, или даже когда просим помощи с онлайн-услугой. Таким образом, никто из участников вашего мероприятия не будет против получить от вас опрос, в котором вы спросите, понравилось ли им мероприятие и есть ли у них какие-либо предложения, как сделать его лучше в следующий раз.

Электронный опрос – лучший вариант. Даже ваши старшие посетители, вероятно, смогут принять участие. Есть приложения для проведения опросов, которые хорошо работают, они просты и недороги. SurveyMonkey является наиболее известным. Но если вы используете поставщика событий для своей работы, скорее всего, у вас будет встроенная система опросов. В любом случае подведение итогов и осмысление ответов должно быть легким.

Отправьте опрос быстро, по возможности в течение 24 часов, и рассмотрите возможность поощрения за его прохождение. Также сделайте опрос коротким. Eventbrite предлагает не более 10 вопросов с несколькими вариантами ответов.