Процесс покупки для оплаты, также известный как процесс P2P, связывает закупки и всю цепочку поставок. процессы внутри компании через процесс поступления товаров и, наконец, к платежу, выданному продавец.
В последние годы компании внимательно изучили свои процессы покупки для оплаты, чтобы:
- Сократить общую цепочку поставок и затраты на хранение запасов
- Освободите необходимые деньги
- Улучшить операционную производительность
- Принимайте более эффективные финансовые решения
В дополнение к сокращению общей цепочки поставок и затрат на запасы, улучшение процесса «от покупки до оплаты» может добавить наглядности, которая позволит управление возможность лучше общаться с поставщиком относительно того, где товары находятся в процессе доставки, и оплаты продавец.
Элементы процесса «от покупки до оплаты»
Процесс P2P состоит из множества элементов, каждый из которых важен в общем процессе. Процесс начинается с поиска товаров и заканчивается оплатой выбранному поставщику.
Снабжение
Процесс P2P начинается с того, что отдел исследований и разработок или производственный отдел просит отдел закупок найти поставщика для специального товара или услуги. Отдел исследований и разработок мог составить спецификацию, в рамках которой поставщик должен работать.
В некоторых случаях товар может быть стандартным товаром на складе, который необходим для производственного процесса, и отделу закупок может потребоваться только найти товар самого высокого качества по лучшей цене. В зависимости от требуемого товара или услуги отдел закупок может выпустить запрос коммерческого предложения (RFQ) или может выбрать подходящих поставщиков на основе предыдущих отношений.
Контракты
Когда покупка отдел выбрал подходящего поставщика или поставщиков, будет процесс заключения контракта, в котором поставщики и отдел закупок будут договариваться о договор в зависимости от цены, условий оплаты и сроков поставки.
Покупка
После подписания контрактов между компанией и поставщиком заказы на покупку могут быть сформированы и отправлены поставщику. Чтобы сократить время доставки товаров, компания может отправить заказ на покупку в электронном виде, а не по факсу.
При отправке электронного заказа на поставку информация может быть введена непосредственно в компьютерную систему поставщика. Чтобы обеспечить видимость, поставщик должен предоставить компании информацию о ходе работы, такую как обновленные даты доставки и документы, такие как предварительное уведомление об отгрузке (ASN).
Получение товара
Следующим шагом после отгрузки товаров от поставщика является доставка этих товаров на клиент. Предметы будут проверены, чтобы убедиться, что количество совпадает с заказом на поставку, а также проверены предметы на предмет повреждений и качества.
Если есть какие-либо проблемы с полученными товарами, клиент сообщит об этом продавцу, чтобы товар можно было вернуть или организовать скидку.
Выставление счетов
Поставщик может выставить счет покупателю в любое время после отгрузки товара. Используя решение для электронного выставления счетов, можно упростить процесс P2P, чтобы информация вводилась в систему кредиторской задолженности клиента.
Когда товары получены, сопоставлены со счетом-фактурой и заказом на покупку, может начаться обработка счета-фактуры.
Обработка счетов
В процессе P2P обработка счетов-фактур должна производиться таким образом, чтобы были получены любые скидки, предлагаемые поставщиком. В согласованном контракте поставщик может предлагать скидки при оплате, произведенной покупателем до наступления срока платежа.
Например, продавец может предложить пятипроцентную скидку для платежей, сделанных менее чем через десять дней после получения товаров.
Аналитика
В рамках процесса P2P компания должна иметь полную жизнеспособность в отношении своих расходов на закупки. Постоянный мониторинг расходов позволит выявить области, которые могут вызывать беспокойство, такие как повышение цен поставщиками или мошеннические расходы.
Процесс P2P, который включает лучшие практики, может сэкономить деньги компаний. Он должен включать ограничения на то, что можно приобрести вне стандартного процесса P2P.
Разрешение нестандартных покупок увеличивает количество случаев ненужных затрат, а контроль за такими покупками может привести к растрате ресурсов, которые можно было бы сэкономить, если бы использовался правильный процесс P2P.
