В современном «проводном» мире поддержание порядка в электронных документах может оказаться довольно сложной задачей.
В дополнение к хранение документов локально на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах все больше и больше компаний используют облако для базовых бизнес-приложений и хранения файлов.
Еще больше усложняет проблему хранения необходимость многих предприятий обмениваться документами между сотрудниками. В офисе это обычно достигается с помощью файлового сервера или сетевого устройства хранения данных (NAS).
Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и предоставлять к ним общий доступ, назначив разрешения на доступ.
Результатом всего этого может стать кошмар управления файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.
Организация – ключ к электронному управлению файлами
Где бы ни хранились документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель электронного управления файлами — гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете это спустя годы после его создания.
Большинство деловых людей в тот или иной момент оказывались в затруднительном положении, имея клиент звонка и не имея возможности быстро найти соответствующий счет-фактуру или другие важные документы клиента. Не менее раздражает возня вокруг конец года пытаясь найти документы, относящиеся к счетам компании для бухгалтер или, что еще хуже, налоговик.
Правильная организация цифровых документов особенно важна в общей среде, если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человек.
Потенциальная потеря данных из-за недовольных увольняющихся сотрудников — еще одна причина защитите свои бизнес-данные.
Эти советы по управлению файлами помогут вам сохранить доступ к вашим файлам:
1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов
При установке прикладных программ используйте расположение файлов по умолчанию. В Windows по соглашению файлы прикладных программ располагаются в каталоге (буква диска:)->Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и ненужна.
2. Одно место для всех документов
Поместите все документы в одну «корневую» папку. Для одного пользователя в среде Windows местоположением по умолчанию является папка «Мои документы».
В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте одну корневую папку (например, называемую «Общие документы») и сохраните все документы в подпапках внутри корневой папки. Наличие единого места для всех электронных документов упрощает поиск и создание резервных копий и архивов.
3. Создание папок в логической иерархии
Это, так сказать, ящики картотечного шкафа вашего компьютера. Используйте простой язык для обозначения папок; вы не захотите в будущем просматривать этот список папок и задаваться вопросом, что означает «TFK» или какое-либо другое интересное сокращение, которое вы придумали.
4. Вложение папок в папки
При необходимости создайте другие папки внутри этих основных папок. Например, папка «Счета-фактуры» может содержать папки «2018», «2017» и «2016». Папка, названная в честь клиент может включать папки «данные клиента» и «переписка». Цель состоит в том, чтобы каждый файл находился в папке, а не в списке кучи бесхозных файлов.
Не создавайте сложные, многоуровневые структуры папок. По возможности используйте вместо этого описательные имена файлов.
5. Следуйте соглашениям об именах файлов
Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов и папок, поэтому избегайте этого, если ваша компьютерная среда смешанная. Вместо этого используйте символы подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal.doc.) Другие символы, такие как /? < > \: * | «^ также запрещены в именах файлов и папок в Windows.
Используйте описательные имена файлов для облегчения идентификации и поиска, но не переусердствуйте: имена файлов/путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.
В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте общепринятые сокращения, например Jan (январь) или Corp (корпорация).
6. Быть конкретной
Дайте электронным файлам логичные, конкретные имена и, если возможно, включите в имена файлов даты. Целью присвоения имен файлам является возможность определить, о чем файл, без необходимости открывать его и просматривать. Поэтому, если документ представляет собой письмо клиенту, напоминающее ему о просрочке платежа, назовите его примерно так: «overdue_20180115»; а не что-то вроде «письма». Как узнать, кому адресовано письмо, не открывая его?
Если вы обмениваетесь файлами через электронная почта или портативных устройствах, возможно, вы захотите, чтобы имя файла включало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.
Например, если ваш документ находится в папке «Мои документы\Счета\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc» и файл доступен для общего доступа или отправлен по электронной почте. получатель увидит только файл Doe_John_20170416.doc и, возможно, не сможет определить, что этот файл является счетом клиента, не открывая его. это.
7. Файл по ходу дела
Лучшее время для файл документ — это момент, когда вы впервые его создаете. Поэтому возьмите за привычку использовать диалоговое окно «Сохранить как», чтобы сохранить документ, а также дать ему имя, в первую очередь помещая его в нужное место.
8. Заказывайте файлы для вашего удобства
Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, переместите их в начало списка файлов, переименовав их с помощью! или AA в начале имени файла.
9. Регулярно удаляйте свои файлы
Иногда то, что старо, очевидно, как в примере с папкой «Счета-фактуры» выше. Если это не так, наведите порядок в папках, очистив старые файлы.
Делать нет удаляйте файлы, связанные с бизнесом, если вы не абсолютно уверены, что этот файл вам больше никогда не понадобится. Вместо этого в основной коллекции папок в корневой папке создайте папку под названием «Старый» или «Неактивный» и перемещайте в нее старые файлы, когда вы с ними сталкиваетесь.
10. Регулярно создавайте резервные копии ваших файлов
Копируете ли вы файлы на другой диск или на ленту, важно настроить и следовать регулярный резервный режим.
Хорошее управление файлами упрощает поиск того, что вы хотите
Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами вашего бизнеса. Правильный план управления документами должен включать все аспекты обработки документов, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.
Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью перехода непосредственно к папке или файлу. Если вы будете последовательно следовать этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где оно должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Хорошие методы управления файлами сэкономят время и деньги вашего бизнеса.
