При первом открытии бизнеса вы, возможно, захотите сохранить квитанции, чтобы вычесть деловые расходы по подоходному налогу и многое другое. Требуется более совершенная система, когда пришло время вести бухгалтерский учет, а не складывать все деловые квитанции в ящик стола. Конечно, обнаружение неорганизованной массы квитанций может создать массу проблем.
Организация деловых квитанций может помочь владельцам бизнеса следить за ходом своего бизнеса, а также готовить их к финансовой отчетности. Это также помогает определить источники доходов, отслеживать расходы и готовить статьи для налоговых деклараций.
Лучшая система
С годами важно выработать хорошее файловая система для квитанций. Например, это может включать в себя файловую систему, которая упрощает ввод данных и позволяет вам получить конкретную квитанцию, если вам нужно найти конкретную квитанцию по дате или категории.
Одним из примеров организации деловых квитанций является хранение ряда папок с пометками по месяцам и годам, например «Квитанции за ноябрь 2017 года». Две самые актуальные папки с файлами могут находиться наверху вашего стола, так что, когда вы собираете квитанции по различным раундам, их можно легко поместить в нужную ежемесячную папку.
Затем, когда вы вводите ежемесячные данные, вы можете взять соответствующую ежемесячную папку с файлами и рассортировать деловые поступления по стопкам в соответствии с их классификацией подоходного налога. Например, вы можете скрепить вместе все квитанции по программному обеспечению, все квитанции о расходах на еду и развлечения вместе, а также все квитанции о расходах, связанных с автомобилем. Когда вы закончите вводить данные, вы можете положить папку с квитанциями за месяц в соответствующее место в ящике одного из ваших картотечных шкафов.
Если вы деловой человек с большим количеством квитанций о расходах, легко изменить ту же систему, описанную выше, вместе с более частыми записями.
Делайте копии или цифровые изображения
Если вы пытаетесь перейти на «безбумажный офис», как и большая часть современного мира в наши дни, вы можете сканировать квитанции о расходах и хранить их вместе с другой цифровой учетной информацией. Некоторые из новых облачных программных приложений для бухгалтерского учета имеют мобильные приложения, которые позволяют вам сделать снимок квитанции о расходах на мобильном телефоне и записать ее на лету.
Для тех, кто ведет бизнес в Канаде, бумажные копии или цифровые изображения квитанций о расходах в целом приемлемы для Канадского налогового агентства (CRA), при условии, что они разборчивы. В противном случае CRA может потребовать предоставить оригиналы бумажных документов во время аудита или обычного запроса документации. Таким образом, оригиналы всегда следует хранить в течение установленного срока, который в среднем составляет шесть лет.
Облегчить налоговое бремя
Вознаграждением за то, что вы потратили время на организацию квитанций о расходах до того, как вы их подали, является подача декларации о подоходном налоге вашего бизнеса. Во-первых, у вас будут все ваши квитанции, которые будут служить доказательством ваших вычетов подоходного налога, связанных с бизнесом. С другой стороны, если вы уже отсортировали свои поступления по категориям деловых расходов, это означает, что все ваши соответствующие квитанции по каждой категории готовы к суммированию и сделают заполнение декларации по подоходному налогу быстрым и удобным. легкий.
Примечание. Если в Канаде вы являетесь индивидуальным предпринимателем или партнерством, ваши деловые расходы вводятся в форму T2125, которая является частью вашей декларации по подоходному налогу с населения T1. Если вы ведете свой бизнес как корпорация в Канаде, вы заявите о своих деловых расходах в своей декларации по корпоративному подоходному налогу Т2.
Когда подается подоходный налог
Поскольку сейчас так много деклараций о подоходном налоге подаются онлайн, больше нет необходимости отправлять квитанции о расходах при подаче декларации о подоходном налоге. Вместо этого поместите все соответствующие квитанции за налоговый год в одну папку с пометкой по году, например «Налоговые квитанции за 2019 год», и добавьте эту папку в свою картотеку, цифровую или физическую.
Если у вас когда-либо возникнет спор с Канадским налоговым агентством, IRS или вы подвергнетесь проверке, ваши квитанции станут решающим доказательством.
