Ошибки бухгалтерского учета время от времени случаются, но многих распространенных ошибок в бухгалтерском учете можно избежать при правильном планировании и подготовке. Все мы знаем, что на исправление ошибки обычно уходит больше времени, чем на то, чтобы сделать ее правильно с первого раза. Интересно, что дешевле выявить и исправить ошибки на ранних этапах проекта, чем ждать исправления проблемы позже.
Если вы относитесь к своему бизнесу как к долгосрочному проекту, то вам следует проявлять инициативу, узнавая о типичных ошибках, которые допускают другие, и исправлять их на раннем этапе, что не только сэкономит время, деньги и головную боль вашей компании, но и даст вам конкурентное преимущество на рынке за счет более оптимизированных операций и лучшего обслуживания клиентов. удовлетворение. Ниже приведены распространенные ошибки бухгалтерского учета, которые каждый CPA видел у владельцев малого бизнеса.
Несоблюдение процедур бухгалтерского учета
Даже владельцам малого бизнеса, индивидуальным предпринимателям и фрилансерам следует создать официальные, документированные и подробные процедуры управления бухгалтерскими и учетными процедурами, а также выполнения других рутинных операций. задания.
Полезным шагом является разработка стандартизированных форм и контрольных списков, которые необходимо заполнять, чтобы обеспечить последовательность и точность. Например, вы захотите задокументировать процесс создания новых поставщиков.
Вам понадобится продавца имя, адрес, номер телефона и идентификационный номер работодателя (EIN), а также другие документы, такие как страховые сертификаты, рекомендательные письма или подписанные контракты. Затем вам нужно будет ввести эту информацию в вашу бухгалтерскую программу, чтобы вы могли обрабатывать платежи.
Вам понадобится время, необходимое для рассмотрения информации, которую вам необходимо получить от ваших поставщиков, разработки стандартизированную форму или контрольный список, чтобы убедиться, что вы получили эту информацию, а затем иметь письменную политику, согласно которой ваши сотрудники может следовать.
Работа без бюджета
Создайте бюджет, чтобы у вас была база для оценки операционных результатов вашего бизнеса. Бюджеты не только полезны для ограничения перерасходов, но и могут использоваться для установления реалистичных, письменных финансовых целей. Бюджеты всегда должны быть основаны на реальности, но вы, безусловно, можете использовать свой бюджет для установления разумных финансовых целей, будь то увеличение доходов или сокращение операционных расходов.
Допущение ошибок при вводе данных
Время от времени возникают ошибки при вводе данных. Хотя вы не можете предотвратить все ошибки ввода данных, у вас может быть политика своевременного выполнения различных сверок, чтобы гарантировать, что ввод данных быстро обнаруживается и может быть исправлен.
Например, вы захотите проводить ежемесячные выверки банковских счетов, а также выверку дебиторской и кредиторской задолженности. Вы также можете проверить отклонения бюджета от фактических, чтобы выявить возможные ошибки в классификации доходов или расходов или выполнить периодические отчеты о поступлениях клиентов или платежах поставщиков, чтобы гарантировать, что все поступления и выплаты отображаются разумный.
Необычные транзакции следует проверять, чтобы гарантировать отсутствие ошибок при вводе данных и точность транзакций.
Невозможно выполнить резервное копирование бухгалтерского программного обеспечения
Вам необходимо регулярно создавать резервные копии бухгалтерского программного обеспечения и других данных вашего бизнеса. Многие программы бухгалтерского учета для малого бизнеса имеют функцию, позволяющую настроить автоматическое резервное копирование вашей бухгалтерской программы.
Используй это. Вам также следует уделить время перепроверке файлов резервных копий, вплоть до использования файла резервной копии, чтобы проверить, сможете ли вы с ним вести свой бизнес в обычном режиме.
Иногда файлы повреждаются; иногда вы не создаете резервную копию всех необходимых вам данных. Быстрая проверка может выявить проблемы с процессом резервного копирования, чтобы вы могли убедиться, что у вас есть все необходимое для продолжения работы вашего бизнеса, если возникнет такая необходимость.
Делать слишком много самому
Аутсорсинг административных задач, которые не добавляют ценности вашей компании, может быть преимуществом.
Например, налоговый бухгалтер, скорее всего, лучше разбирается в налоговом законодательстве, чем вы, поэтому аутсорсинг Налоговое планирование и подготовка к вашему бухгалтеру позволят вам снизить налоговые обязательства, повысить соблюдение налоговых требований и оставить у вас больше времени, которое можно посвятить деятельности, приносящей доход.
Многие владельцы малого бизнеса не хотят делегировать ответственность другим способным специалистам, а отдают бухгалтерский учет на аутсорсинг. юридические, ИТ- и другие административные функции могут уменьшить количество ошибок и повысить прибыльность, если вы используете вновь обретенное время. мудро.
Неспособность правильно классифицировать доходы и расходы
Метод бухгалтерского учета «обувной коробки», вероятно, не является хорошим выбором для малых предприятий, совершающих более нескольких транзакций в год. Все деньги, поступающие и исходящие из вашего бизнеса, должны быть отнесены к соответствующей категории.
Владельцы бизнеса, которые следят за своими бухгалтерскими отчетами, не допускают ошибок. Они будут знать, кому был выставлен счет, на какую сумму и заплатил ли клиент.
Вы также обнаружите, что подготовка налоговой декларации на конец года будет намного проще, чем попытка заново собрать записи, необходимые для подготовки налоговой декларации вашего бизнеса, непосредственно перед ее сроком.
