Как планировщик мероприятий, соблюдение бюджета вашего клиента является ключевым моментом. А для этого вам нужен подробный бюджет мероприятия, согласованный вами и вашим клиентом. Если вы новичок в планировка события или опытный профессионал, поддерживающий бюджет мероприятия поможет вам оставаться организованным и готовым к любому запросу клиента, одновременно помогая вам избежать превышения бюджета.
Важные аспекты бюджета мероприятия
Для простого мероприятия, такого как семинар или званый ужин, может оказаться полезным Excel или другие программы для работы с электронными таблицами. Перечислите следующие четыре категории вверху: статья, прогнозируемые расходы, фактические расходы, подробности. После этого вы просто заполняете электронную таблицу и управляете ею, как и любой другой частью вашего бизнеса.
- Отслеживайте стоимость аренды сайта. Планируя само мероприятие и встречаясь с менеджером по продажам вашего объекта, отслеживайте все прогнозируемые расходы на аренду помещения для мероприятия и мероприятий, уборку номеров, обработку багажа и сопутствующие расходы.
- Оцените расходы на питание. Сюда входят все расходы на еду и напитки, включая чаевые и вознаграждения, которые могут составлять до 30 процентов. Бюджеты общественного питания могут увеличиваться или сокращаться, поэтому разумно управлять ими, поскольку они могут стать отличным источником экономии.
- Стоимость перевозки документов. Сюда входят трансферы, автобусы, трансферы на мероприятия и любые связанные с этим расходы. Не забудьте страховку, топливо, дорожные сборы или прицепы, если они необходимы.
- Добавьте расходы на декор. Большинство мероприятий включают расходы на декор, например, центральные элементы, цветы, аренду палатки и т. д. Здесь вы указываете эти затраты.
- Документируйте расходы на развлечения и оборудование. Общие расходы в этой категории включают аудио/видео оборудование, но это также хорошее место для перечисления гонораров выступающим или если вы нанимаете артистов.
- Суммируйте расходы на печать. Несколько мелких расходов на самом деле объединяются в более крупную статью расходов. К ним относятся приглашения, бейджи, буклеты с программами, вывески мероприятий и баннеры.
- Создайте позицию для подарков. Один из распространенных советов на мероприятиях — никогда не позволять гостю уйти с пустыми руками. Итак, какой бы подарок или подарки вы ни преподнесли, отслеживайте стоимость каждого из них отдельно; вы будете поражены тем, сколько могут стоить эти предметы.
- Определить расходы на деятельность. Если ваше мероприятие включает в себя такие мероприятия, как игра в гольф, теннис, спа, рафтинг, езда на велосипеде или другие виды деятельности, вам необходимо указать стоимость этих сборов отдельно. Рассмотрите возможность суммировать общую стоимость в электронной таблице и приложить разбивку.
- Укажите прочие расходы. Если расходы не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий, укажите их здесь как статью прочих расходов.
- Присвойте себе категорию резервного фонда. В зависимости от размера или сложности мероприятия вы можете выделить здесь до 20 % бюджета мероприятия. Несмотря на лучшее планирование, расходы могут превысить запланированные планы, а расходы вы никогда не учитываете. Это убережет вас от превышения бюджета каждый раз.
- Подведите итоги предполагаемых расходов. По мере того, как вы строите программу мероприятия, у вас будет хороший прогноз общих расходов. Это информация, которой вы поделитесь с клиентом мероприятия, чтобы убедиться, что он знает бюджет мероприятия и чтобы в дальнейшем не было никаких сюрпризов.
- Суммируйте фактические расходы. Это происходит после завершения мероприятия. Подведите итоги счетов по 10 вышеуказанным категориям и задокументируйте фактический бюджет. Если крайне благоприятно, определите экономию в реальном бюджете по сравнению с фактическим бюджетом. прогнозируемый бюджет, демонстрирующий ценность, которую вы привнесли в эту роль.
