Балансирование бюджета мероприятия — одна из основных задач, с которыми сталкиваются организаторы мероприятия, и корень большинства финансовых проблем можно проследить еще на начальных этапах обсуждения. Всегда лучше начинать планирование мероприятия с учетом количества доступных финансовых ресурсов, а не наоборот. Потратив всего несколько минут на составление бюджета, вы не только сэкономите деньги или более эффективно их распределите, но и сэкономите много времени за счет исключения дорогостоящих переменных.
Опишите расходы на планирование мероприятий
Расходы могут поступать из самых разных источников, если подумать обо всех компонентах, участвующих в реализации функции. Наиболее очевидными из них являются расходы на питание и аренду помещений, но дальше список только растет. Дело в том, что игнорирование даже одной категории расходов может иметь катастрофические последствия для ваших расходов на человека.
Задавайте вопросы своим клиентам
Как планировщик мероприятийВаша роль — оказывать экспертную помощь как в координации, так и в финансовом управлении мероприятием. Имейте в виду, что ваши клиенты мечтают о совершенстве, и это может легко затуманить их суждения о том, что возможно с финансовой точки зрения. Пришло время преодолеть разрыв между бюджетом и ожиданиями с самого начала. Часто это так же просто, как спросить правильный
Создайте базовый бюджет мероприятия
Когда у вас есть видение мероприятия и оценка того, сколько денег вам придется потратить, наконец, пришло время структурировать бюджет. Важным шагом здесь является сообщение вашим клиентам, что бюджеты мероприятий — это «рабочие проекты», которые могут измениться по мере поступления более подробной информации. Помните, что очень немногие клиенты имеют опыт расходов и сборов, связанных с колебаниями посещаемости, поэтому лучше всего создать буферную зону в 10%, чтобы избежать нехватки средств.
Рассчитать комиссию за организатора мероприятий
Конечно, вам нужно включить свой плата за планирование в бюджет, и для некоторых это может быть щекотливой темой. У организаторов мероприятий есть несколько способов взимать плату за свои услуги: от прямых сборов до процентных комиссий. В конце концов, все дело в поиске средства, по которому обе стороны могут прийти к согласию. Убедитесь, что структура вашего вознаграждения зафиксирована в контракте, и включите ее в качестве расходов во все проекты бюджета.
Урезать расходы на мероприятия
Редко вы будете работать над мероприятием с неограниченным бюджетом. Скорее всего, вы достигнете точки в процессе планирования, когда необходимо будет принять решение о сокращении затрат. Именно здесь опытный организатор мероприятий может действительно помочь своим клиентам. Цель — определить, какие варианты производят наибольшее впечатление на гостей. Например, стоит ли тратить меньше на центральные блюда, чтобы сохранить изысканный десерт? В некоторых случаях планировщик может просмотреть расходы и пересмотреть или сократить те области, которые гости никогда не заметят.
Контролируйте расходы на аудио и видео
Световое и звуковое оборудование оказывает большое влияние на презентацию вашего мероприятия, но оно также имеет большое влияние на бюджет. Если вы учтете другие расходы на AV-оборудование, такие как проекторы, доступ в Интернет и видеоуслуги, эта категория быстро станет одной из самых больших в вашем бюджете.
Найдите недорогие варианты маркетинга в Интернете
Маркетинг — это еще одна статья расходов, которая может вырасти в геометрической прогрессии, если вы не получите результатов сразу. Загвоздка, конечно, в том, что если вы не будете эффективно продвигать рынок, посетителей не хватит, чтобы покрыть расходы на мероприятие. Вот почему имеет смысл использовать как можно больше бесплатных или недорогих вариантов, чтобы распространить информацию о предстоящем событии.
