Сверхурочные не только считаются одними из крупнейших текущих расходов для большинства компаний, но и правильное или неправильное управление. Сверхурочная работа может означать разницу между дорогостоящими судебными исками, низким моральным духом и уязвимостью к изменениям в правилах сверхурочной работы.
В последние годы трудных экономических времен многие сотрудники стремились проявить себя как трудолюбивые работники. которые не жалуются на то, что им приходится работать немного больше времени, не обязательно включая часть или все это в свои табели учета рабочего времени.
Многие работодатели молчаливо или даже явно поддерживают такую позицию. Эшли Динсдейл, покупатель Macy’s, который работает более 50 часов в неделю, говорит: «Увольнения произошли в офисе моего предыдущего работодателя. Теперь я прихожу пораньше и рассылаю электронные письма, чтобы они знали, что я здесь».
Думайте проактивно
Хотя сверхурочная работа часто сопряжена с расходами и ловушками, это не обязательно так. Упреждающее управление сверхурочной работой ваших сотрудников, избегание сюрпризов и подготовка к будущему могут сократить ваши расходы, защитить вашу компанию от судебных исков и улучшить моральный дух во всей компании.
Следующие четыре совета экспертов могут пролить свет на некоторые проблемы, связанные со сверхурочной работой, и помочь вам избежать серьезных ошибок и неожиданностей, когда дело доходит до решения любых потенциальных проблем.
1. Отслеживайте время сотрудников. По данным Бюро статистики труда, средний американский рабочий работает чуть более четырех часов сверхурочной работы в неделю. Это 208 часов в год. Оценка средняя заработная плата 21 доллар в час При полуторной оплате общая сумма составляет 6552 доллара на сотрудника в год. При штате в 20 человек только расходы на сверхурочную работу составляют 131 040 долларов.
Что вы можете сделать, чтобы избежать сюрпризов, когда дело доходит до сверхурочной работы? Одним из крупнейших доступных ресурсов является мобильное отслеживание времени это включает в себя оповещения для информирования сотрудников и менеджеров о превышении пороговых значений сверхурочной работы. Отслеживание рабочего времени сотрудников также позволяет менеджерам и владельцам бизнеса видеть и устранять закономерности в масштабах всей компании, а также на уровне отдельных сотрудников, когда речь идет о сверхурочной работе. Работает ли один сотрудник сверхурочно каждую неделю?
Происходит ли сверхурочная работа из-за нехватки персонала, большой загруженности проектами или из-за того, что у сотрудника есть дополнительное время и он хочет дополнительной оплаты? Имея общую картину затраченного времени и того, как оно распределяется по различным проектам, менеджеры могут принимать обоснованные решения относительно ресурсов и сверхурочной работы.
Не уклоняйтесь от учета рабочего времени только для сотрудников с почасовой оплатой. Точное знание того, сколько часов каждый вкладывает в работу, имеет решающее значение для принятия разумного выбора и реагирования на возможные предстоящие изменения в федеральном регулировании сверхурочной работы.
Учет рабочего времени также позволяет избежать округления расписания, которое обычно происходит достаточно невинно, но обычно идет в пользу сотрудника. Американская ассоциация расчета заработной платы оценивает 10 минут округления в смену на одного сотрудника. Убедитесь, что выбранная вами система поможет вам Соответствие DCAA и DOL, чтобы защитить себя с помощью легкодоступных записей в случае государственных проверок или трудовых споров.
2. Внимательно посмотрите на классификацию сотрудников. Вы должны знать, что если ваш сотрудник получает зарплату, но зарабатывает менее 23 660 долларов в год, вы все равно обязаны платить сверхурочные, и что этот порог находится на грани резкого повышения. Не говоря уже о том, чтобы классифицировать сотрудника как освобожденного от уплаты налогов с зарплатой ниже 23 660 долларов в год или в должность, которая не соответствует критериям освобождения от уплаты налогов просто для того, чтобы избежать необходимости платить сверхурочную работу, не является разумной стратегия. Значительная часть трудовых исков, число которых растет с 2004 года, связано с неправильная классификация и возмещение задолженности по выплатам за сверхурочную работу за сверхурочные часы, отработанные без оплаты.
Для целей осуждения для суда не имеет значения, умышленно или невинно вы искажаете класс сотрудников; Ваша задача как работодателя — обеспечить, чтобы классификация была правильной для ваших сотрудников и не допускала манипулирования в попытке сократить расходы. Штрафы за неверную классификацию включают в себя просрочку платежей за сверхурочную работу на срок до двух лет, а если считается, что вы намеренно неверно классифицировали сотрудника, вам придется вернуть долг в размере трех лет платить.
Чтобы убедиться, что ваши классификации соответствуют действительности, регулярно оценивайте обязанности своих сотрудников и их отношения к компании, а также консультируйтесь с адвокатом в «серых зонах». Плата за судебные издержки может оказаться немного болезненной, но это крошечная щепотка по сравнению с потенциальными последствиями.
3. Сообщите ожидания. Один из лучших способов справиться со сверхурочной работой — улучшить общение по этому вопросу. Разъясните сотрудникам ожидания, подробно обучайте менеджеров и сотрудников этим ожиданиям и пресекайте в зародыше любую привычку сотрудников не записывать сверхурочную работу «по доброте сердца».
Может существовать много негласных правил относительно того, когда учитывать работу для почасовых сотрудников, чем для менеджеров или Владельцы бизнеса понимают, что работа без оплаты по-прежнему является основанием для судебного иска, даже если разрешение получено. молчаливый. И какими бы добрыми ни были сердца ваших сотрудников, работа без оплаты в конечном итоге подрывает моральный дух и прозрачность внутри компании.
Особенно важно прояснить ваши ожидания в отношении технологий. Проверка электронной почты и ожидание ответа сотрудников в нерабочее время может показаться достаточно безобидным, но минуты складываются. Многие компании ожидают, что сотрудники будут доступны для общения по электронной почте в нерабочее время, но в суде это было подтверждено как работа. Вы можете быть шокированы, узнав, сколько «часов» на самом деле тратят ваши сотрудники. нерабочее время только на этой задаче.
Кэтрин С. ДжованниПрезидент компании Triangle Concierge говорит: «Все пытаются втиснуть 36 часов в 24-часовой день. В итоге технологии не помогают, потому что вы можете взять свой офис с собой. Поэтому мы постоянно работаем». Уточните свои ожидания в отношении электронной почты, а затем убедитесь, что все, как менеджеры, так и сотрудники, должны соблюдать установленные вами стандарты.
4. Сделайте упор на перекрестное обучение. В некоторых компаниях расходы на сверхурочную работу у некоторых людей быстро растут просто потому, что никто другой не может выполнять их работу. Не только увеличивается сверхурочная работа, но и возникают узкие места, и пропускная способность некоторых сотрудников оказывается максимальной, а у других — недостаточной.
Уделяйте особое внимание перекрестному обучению максимально распределить нагрузку и дать возможность различным сотрудникам участвовать в проектах по мере увеличения рабочей нагрузки или возникновения чрезвычайных ситуаций. Эффективное перекрестное обучение также может улучшить моральный дух, давая возможность большему количеству сотрудников участвовать в ключевых проектах и облегчая часть бремени, возлагаемого на других сотрудников.
Перекрестное обучение также может позволить вам быть более гибким в планировании. Слишком часто компании вынуждены нанимать людей со специальными знаниями за счет значительных сверхурочных часов. Несмотря на то, что невозможно или идеально проводить перекрестное обучение всем обязанностям или наборам навыков, определение обязанностей, которые могут легко усваивается несколькими сотрудниками, может значительно сократить сверхурочную работу, одновременно повышая производительность и эффективность.
Юридический иск
Сотрудники, беспокоящиеся о своей работе или производительности, могут захотеть регистрировать часы без взимания платы за это время. Однако бизнесу не следует рассматривать такое поведение как что-то хорошее. Закрытие глаз или поощрение такого поведения на стороне клиента может иметь катастрофические финансовые последствия. последствия могут возникнуть позже, если те же самые сотрудники решат подать в суд за неправильную классификацию или отработанное время. без оплаты.
По данным Национальной ассоциации юристов по трудоустройству, с 2004 года количество трудовых споров и споров о заработной плате выросло на 77%, и не случайно, что в 2004 году Министерство труда в последний раз пересматривало Закон о справедливых трудовых стандартах. Учитывая продолжающееся обсуждение изменений в правилах сверхурочной работы, владельцы бизнеса могут ожидать новых волн трудовых споров и споров о заработной плате.
Только в 2014 году Министерство труда обязало предприятия по всей стране выплатить почти 241 миллион долларов задолженности по заработной плате из-за неправильной классификации сотрудников в попытке избежать оплата сверхурочной работы, требование или поощрение сотрудников работать более 40 часов в неделю без оплаты или поощрение сотрудников отвечать на электронную почту, текстовые сообщения и телефонные звонки в нерабочее время. без оплаты. От Сотрудники EMS в Чарльстоне к медицинские работники в Санта-Барбаре и менеджеры магазинов спорттоваров, новые иски продолжают появляться ежедневно.
Об Эми Бэйли
Эми курирует все финансы, человеческие ресурсы и строительные операции в компании. Листы. Она гордый вандал из Айдахо, проработавшая восемь лет в сфере бухгалтерского учета в Coopers & Lybrand и более 20 лет. как с государственными, так и с частными быстрорастущими технологическими компаниями, такими как Extended Systems, ProClarity, Microsoft и Сильвербэк. У нее двое детей, она живет с мужем и английским мастифом по кличке Скаут.
