Существует множество причин, по которым компании начинают поиск нового программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP).
ERP против. QuickBooks и другое бухгалтерское программное обеспечение
Многие компании перерастают свой начальный уровень бухгалтерское программное обеспечение пакеты, такие как QuickBooks или Peachtree. Другие обнаруживают, что их существующее программное обеспечение не интегрируется с другими программными системами сторонних производителей, что приводит к необходимости проделывать больше работы. Какой бы ни была причина, первый вопрос, который вы, скорее всего, зададите при покупке новой ERP-системы: «Сколько она будет стоить?»
Скрытые затраты в цене программного обеспечения
Общая стоимость владения включает в себя различные затраты, а не только лицензионные сборы за программное обеспечение. В техническом документе ERP Panels указано, что внедрение ERP связано с четырьмя затратами:
- Лицензионные сборы на программное обеспечение
- Счета за обслуживание
- Аппаратное обеспечение
- Услуги по внедрению
Однако другие специалисты по внедрению предполагают, что эти затраты намного выше, чем те, которые указаны в официальном документе ERP. Компания IQMS, предлагающая программные системы ERP с 1989 года, в своем опыте внедрения ERP указала на множество других скрытых затрат, которые следует учитывать владельцам бизнеса. По данным IQMS, общие затраты на ERP владение включает в себя следующие скрытые затраты:
- Выполнение
- Обучение
- Разработка для настройки
- Редизайн процесса
- Обслуживание
- Обновления
- Поддерживать
IQMS рекомендует вам убедиться, что ваш поставщик программного обеспечения включил все эти расходы в свое предложение, и что у вас будет разумная оценка общих затрат, если они охотно «выложат их на стол», чтобы вы могли видеть.
Соответствующим образом планируйте стоимость внедрения
Общая стоимость реализации никогда не будет известна, пока вы не завершите свой проект, потому что ретроспективный подход – 20/20. Однако такой ретроспективный анализ принесет мало пользы при оценке вашего бюджета, подготовленного до завершения внедрения вашей новой ERP-системы. Хотя вы никогда не можете знать с какой-либо точностью, каковы будут ваши окончательные затраты, вы можете убедиться, что ваш бюджет, по крайней мере, разумен.
В деловом мире нет худшего чувства, чем превышение бюджета, а многие проекты выходят за рамки бюджета только потому, что они недофинансированы. Поэтому обязательно проведите несколько простых проверок, чтобы убедиться, что все расходы включены и что запланированные в бюджете затраты кажутся разумными.
Возникает вопрос: «Каковы разумные затраты?» Лучший совет исходит от Дж. Карлтон Коллинз, CPA, написавший: «Реальность такова, что стоимость внедрения среднего рынка для Высококлассная система бухгалтерского программного обеспечения обычно варьируется от 1:1 до 2:1 по сравнению со стоимостью программное обеспечение."
Это простое эмпирическое правило поможет вам рассчитать общие затраты. Общий перерасход средств обычно намного превышает расходы на адекватное планирование, подготовку и тестирование.
Вы должны рассчитывать на то, что на этом этапе планирования и подготовки вы потратите от 20 до 25 процентов своих затрат, и Коллинз указывает, что только 10 процентов затрат уходит на фактическое внедрение программного обеспечения, при этом львиная доля затрат на внедрение ERP приходится на обучение. расходы.
Является ли ERP лучшим вариантом для вашей компании?
Вывод: вам необходимо учитывать, что ваши общие затраты на внедрение ERP включают все затраты и что эти сметы расходов разумны, если вы хотите получить точную картину того, сколько вы потратите на свой новый система.
Вам также следует выделить достаточные ресурсы на планирование, подготовку, тестирование и обучение, потому что, если вы этого не сделаете, потратите деньги в этих областях, то вы, скорее всего, в конечном итоге заплатите за свою ERP-систему больше, чем ожидалось. выполнение.
