Волонтёры — это здорово и даже важно для вашей благотворительности. Но если с волонтером что-то пойдет не так, это может стать плохой новостью для вашей организации.
Например, что, если с волонтером во время службы вместе с вами произошел несчастный случай? Что, если волонтер нарушит закон или причинит вред кому-то другому? Ваша организация может нести ответственность.
Вот пять способов снизить вероятность возникновения проблем с волонтерами. Некоторые из них могут показаться обременительными, но найдите время, чтобы сделать их правильно и защитить как свою организацию, так и своих волонтеров.
Разработка политики и процедур волонтерской деятельности
Проконсультируйтесь с адвокатом или специалистом-волонтером, чтобы убедиться, что они достаточны. Политика должна прописывать обязанности волонтеров и решать такие проблемы, как дискриминация, притеснения и другое возможное незаконное поведение.
Явно запретив плохое поведение, ваша организация может быть защищена от ответственности. Обязательно предусмотрите также защиту волонтера от злоупотреблений со стороны организации и ее сотрудников.
Напишите должностные инструкции для всех волонтерских должностей
Будьте откровенны в отношении ожидания от волонтера и что он или она может и не может сделать. Опишите любой возможный риск для волонтера и попросите подписанное освобождение от ответственности. Тщательный и краткое описание вакансии может помочь защитить организацию от ответственности, если волонтер выйдет за рамки того, что ему или ей разрешено делать.
Вот что следует включить в должностные инструкции:
- твой цель некоммерческой организации
- необходимая подготовка для данной должности
- обязанности, ожидаемые от волонтера
- время, необходимое для выполнения задания
- место, где волонтер будет выполнять работу
Требуйте от каждого волонтера заполнения заявки
Большую часть времени, это платит требуется приложение. Однако иногда в групповых проектах, предполагающих «вызов скота» волонтеров, вы можете просто попросить волонтеров заполнить отказ, который освобождает организацию от ответственности.
Сложность заявки будет зависеть от должности. Если волонтер работает с уязвимыми людьми, такими как дети или пожилые люди, планка должна быть выше. Для выполнения черных задач с небольшим риском для кого-либо подойдет более короткое приложение. Будьте осторожны, чтобы иметь разные приложения для разных задач. Нет смысла отговаривать некоторых волонтеров длинной формой, если в этом нет необходимости.
Вот некоторые вещи, которые следует включить в заявку, где это уместно:
- Личная информация, такая как адрес, номер телефона, адрес электронной почты, контактное лицо в случае болезни или несчастного случая, водительские права, подтверждение личного страхования и т. д.
- Квалификация, если она необходима для работы, например, специальные навыки или уровень образования.
- Рекомендации, которые могут подтвердить хороший характер или трудовую этику заявителя. Рекомендации могут быть от члена сообщества, другой некоммерческой организации, в которой заявитель вызвался добровольцем, или от работодателя.
- Письменное разрешение на проверку анкетных данных, которое необходимо, если волонтеры будут работать с детьми или другими группами риска.
- Отказ от конфиденциальности, чтобы вы могли собрать необходимую информацию и поделиться ею надлежащим образом.
Проведите надлежащий скрининг
Будьте осторожны здесь. Проверка особенно важна для волонтеров, которые могут контактировать с уязвимыми людьми или которым приходится водить машину во время волонтерской работы или выполнять другие виды опасной работы.
Однако, согласно одному исследованию, 31 процент некоммерческих организаций не проводят проверку волонтеров. Некоммерческие организации часто думают, что могут сами контролировать своих волонтеров, и пренебрегают надлежащей проверкой анкетных данных. Но это может привести к ответственности организации. Рассматривайте проверку как часть ваших процедур безопасности и управления рисками.
Проверка всегда должна проводиться уважительно и максимально защищать конфиденциальность добровольцев. Прежде чем продолжить, получите письменное согласие на скрининг. Кроме того, время от времени проводите проверку в качестве меры предосторожности.
Проверка может быть такой же простой, как личное собеседование, или включать в себя:
- проверка криминального прошлого
- водительские права и водительские права
- подтверждение страховки
- проверка состояния здоровья или запрос подтверждения определенных прививок
- проверка учетных данных, таких как сертификат преподавателя или оценка специальных навыков
Обеспечить отличное обучение и управление
Никогда не отпускайте волонтера просто так, не адекватная подготовка. Добровольцы ценят обучение, поэтому они знают, что и когда делать. Тренируйтесь в группах или один на один. Разработайте письменные материалы, которые волонтер сможет взять с собой, и обучите их конкретным задачам. Назначьте волонтера сотруднику для надзора.
Обучение может включать в себя:
- кодекс поведения вашей организации
- как действовать, представляя организацию
- как выявить злоупотребления и сообщить о них
- как сохранить конфиденциальность организации и людей, которым она служит
- чего конкретно вы ожидаете от волонтера
- как сообщить о любых проблемах
- кто главный и как с ним связаться
Наконец, будьте готовы уволить волонтера, если он нарушает какие-либо правила, с ним трудно ладить, он ненадежен или каким-либо образом оскорбляет. Разработайте письменную процедуру для сотрудников, если им придется отпустить волонтера.
Всегда сообщайте волонтеру, почему вы его отпускаете, а затем документально оформляйте увольнение, как если бы вы это делали с оплачиваемым сотрудником. Наличие процедуры, ее соблюдение и запись действий помогут вам, если волонтер решит подать жалобу вашему высшему руководству или иным образом попытается отомстить вам.
Не забудьте разработать для своих сотрудников правила обращения с волонтерами. Опишите, что такое домогательство и как его избежать. Установите процедуру подачи жалоб, которую волонтеры смогут использовать для сообщения о любых злоупотреблениях.
Добровольцы хотят творить добро и ценят, когда организация готова работать с ними. Они хотят наличия хорошей политики, а также надлежащего обучения и управления. Удержание волонтеров требует не только благодарность с вашей стороны, но и организованный подход, защищающий как волонтеров, так и вашу некоммерческую организацию.
